Журнал ведения трудовых книжек: образец 2021 года

Для чего предназначен журнал регистрации трудовых книжек

По общему порядку, когда сотрудник приходит на работу, он отдает в отдел кадров свою трудовую книжку, куда работодатель вносит запись о приеме в штат. Если же специалист ранее нигде не работал, работодатель сам заводит для него трудовую книжку и, соответственно, заполняет ее.

Подробнее о том, как заполнить трудовую книжку, см. в статье «Инструкция по заполнению трудовых книжек».

Законодатель обязывает любого работодателя вести учет всех поступивших к нему книжек (п. 40 правил ведения книжек, утвержденных постановлением Правительства РФ от 16.04.2003 № 225).

ОБРАТИТЕ ВНИМАНИЕ! Учету подлежат не только заполненные трудовые книжки работающих сотрудников, но и новые бланки, предназначенные для выдачи трудовых книжек в будущем.

Для осуществления такого учета предусмотрен специальный внутренний журнал учета трудовых книжек, который официально именуется книгой учета трудовых книжек.

О том, возможна ли выдача книжки на руки не собирающемуся увольняться сотруднику, читайте в материале «Можно ли выдать трудовую книжку на руки сотруднику?».

С 2020 года начался переход на электронные трудовые книжки. Какую запись делать в журнале, если работник выбрал электронную трудовую и отказался от бумажного бланка? Ответ на этот вопрос есть в КонсультантПлюс. Изучите материал, получив пробный демо-доступ к системе К+.

Регистрация трудовых книжек

Постановление № 225 от 16 апреля 2003 г. обязывает все предприятия вести учет трудовых книжек. Подобные действия необходимы для систематизации информации о движении этих документов.

Обязательной регистрации подлежат трудовые книжки:

Процесс регистрации

Процесс регистрации

  • людей, устроившихся на работу
  • а также, только что открытые

Когда книжка заканчивается, к ней открывается дополнительный вкладыш. Он вклеивается в основной документ и подлежит отдельной регистрации. Данные вкладыша записываются в следующую строку журнала по порядку. Если человек пришел в организацию с уже имеющимся вкладышем, регистрируется только основной документ.

Информация, внесенная в журнал учета, предоставляет возможность контролировать движение книжек. По закону они выдаются назад человеку в день его увольнения. Об этом будет говорить дата и подпись получателя в журнале. Важно, чтобы она совпадала с днем увольнения.

Бланк книги учета трудовых книжек и вкладышей

Форма книги учета движения трудовых книжек и вкладышей в них (скачать бланк).

Кто и как заполняет

Все зависит от комплектации штата. Так, если есть отдел кадров, то учетом займется кадровик, при его отсутствии — бухгалтер. Если вменить обязанность некому, то сам руководитель. Если вы впервые столкнулись с подобным документом, то разобраться с заполнением вам поможет наша книга учета трудовых книжек, образец скачать вы сможете в конце статьи.

В заполнении вопросов на практике не возникает, так как графы предельно просты и понятны. Записи вносятся вручную разборчиво. При трудоустройстве необходимо соблюдать пятидневный срок заполнения книги учета. Самое главное — подпись работника при увольнении — это доказательство своевременного исполнения обязанности по выдаче документа.

Листы книги учета подлежат нумерации и заверению подписью руководителя, затем они должны быть прошнурованы и прошиты. Как прошить книгу движения трудовых книжек, расскажем чуть ниже.

Журнал учета движения и выдачи трудовых книжек: правила заполнения

В таком документе должны быть отражены все факты перемещения книжки каждого из специалистов.

Сегодня существует унифицированная форма журнала учета трудовых книжек, скачать которую вы можете на нашем сайте. Утверждена она постановлением Минтруда России от 10.10.2003 № 69. И этот же документ содержит инструкцию по оформлению трудовых книжек.

Форма журнала учета трудовых книжек

Скачать унифицированную форму журнала учета трудовых книжек

Типовой образец журнала движения трудовых книжек состоит из 13 граф, которые и следует заполнять работодателю при каждом случае перемещения любой книжки.

В 1 из граф проставляют хронологический номер регистрируемой книжки или вкладыша к ней.

ОБРАТИТЕ ВНИМАНИЕ! Как сами трудовые книжки, так и вкладыши к ним подлежат регистрации под отдельным порядковым номером.

Следующие 3 графы (2, 3 и 4) предназначены для отражения даты, когда книжка конкретного работника поступила к работодателю. Следовательно, здесь следует указывать дату приема этого работника на работу либо, если пришел человек без опыта и работодатель сам заводил ему трудовую книжку, дату оформления новой книжки.

ВАЖНО! Дату следует проставлять цифрами строго в формате XX.XX.XXXX. То есть если, к примеру, книжка была оформлена 29.11.20ХХ, то нужно указать 29.11.20ХХ. Никакие «29 ноября» или «29.11.ХХ» не допускаются (п. 1.1 инструкции № 69).

В следующую, графу 5 сотрудник отдела кадров должен внести Ф. И. О. работника полностью, а не только фамилию с инициалами.

Графа 6 предназначена для фиксации серии и номера вносимого документа (книжки или вкладыша к ней).

Далее в графе 7 необходимо отразить сведения о должности лица, являющегося хозяином трудовой книжки. При этом вносимая информация должна дословно повторять наименование его должности согласно штатному расписанию.

Структурное подразделение (отдел, департамент и др.), где трудится принятый работник, вносится в графу 8.

Графа 9 предназначена для отражения реквизитов документа, который закрепил поступление работника в штат фирмы (приказ о приеме).

В графе 10 ставит свою подпись сотрудник кадрового подразделения, который ведет учет движения книжек и получил книжку от конкретного физлица.

Если же работодатель оформил и выдал книжку работнику, не имеющему трудового стажа, то он должен заполнить графу 11, где прописать сумму, полученную от такого работника за оформление книжки. Аналогичная ситуация возникает при выдаче вкладышей к книжке.

Указанные выше записи ответственное лицо делает при каждом поступлении нового специалиста на работу.

Если же работник решил уволиться, то заполняются графы 12 и 13 книги учета трудовых книжек. В графе 12 кадровая служба прописывает дату, когда книжка была возвращена уволившемуся, а в 13 при получении расписывается непосредственно сам этот работник.

О том, что при увольнении нужно писать в трудовой книжке, см. в статье «Заполнение трудовой книжки при увольнении – образец».

Как быть, если вы пришли в организацию, в которой не велась книга учета движения трудовых книжек и вкладышей в них? Нужно ли ее заводить и восстанавливать все записи и как это сделать? Ответы на все эти вопросы есть в системе КонсультантПлюс. Получите бесплатный пробный доступ и переходите к Путеводителю по трудовой книжке.

Образец заполнения Книги учёта движения трудовых книжек. Срок и условия хранения

Книга обычно хранится в том отделе или подразделении предприятия, в чьи функции входит оформление на работу новых сотрудников или их увольнение.
Что касается срока хранения документа, то он довольно длительный и составляет 75 лет. После окончания Книги она сдается на хранение в архив предприятия или любой другой отдел, который выполняет функции хранения документов.

Требования к внешнему виду Книги

Все трудовые книжки регистрируются в специальном журнале. Он представлен в виде книги с большим количеством страничек. Журнал учета включает тринадцать колонок, которые необходимо заполнить ответственному лицу. Формат книги размером А4. Журнал имеет унифицированную форму. Приобрести его можно в специализированном магазине. Допускается самостоятельное изготовление книги, но при соблюдении специальных требований.

Журнал учета

Журнал учета

Журнал учета книжек является сквозным, то есть он может вестись много лет. По окончании года нет необходимости заводить новую книгу. Законом установлены основные правила заполнения этого документа:

  • Наличие твердой обложки, так как она используется не один год.
  • Все странички книги нумеруются и прошиваются одной прочной ниткой. Кончики выводятся с оборотной стороны книги, завязываются между собой и приклеиваются специальной наклейкой.
  • Наклейка содержит информацию обозначением числа пронумерованных и прошнурованных страничек, а также подписью руководителя.
  • Все журналы учета трудовых книжек подлежат опломбированию. Для этого на бумажной наклейке, скрепляющей между собой концы нитки, которой прошнурован журнал, наливается сургуч. Допускается применять номерные пломбы. Они одноразового использования и помогают обезопасить журнал от незаконного доступа. Без наличия пломбы журнал может быть признан недействительным.

Образец заполнения книги учета движения трудовых книжек и вкладышей

Ниже представлен образец заполнения книги учета движения трудовых книжек и вкладышей в них:

Cкачать образец

Книга учета трудовых книжек

Логотип Малый бизнес.ру

Пожалуйста, оцените или поделитесь статьей, если она была вам полезна:

Поделиться

Поделиться

Твитнуть

Подпишитесь на нашу рассылку

Никакого спама, только анонсы новых статей, интересных малому бизнесу. Мы пишем о регистрации, налогообложении и управлении частным бизнесом.

Похожие статьи

Приходно-расходная книга по учету бланков трудовой книжки и вкладыша
Страховой номер индивидуального лицевого счета (СНИЛС)
Положение об оплате труда работников в 2017 году
Гражданско-правовой договор с физическими лицами в 2021 году
Порядок увольнения сотрудников в 2017 году
Увольнение работника по собственному желанию в 2017 году
Заявление на увольнение по собственному желанию: образцы заполнения
Увольнение сотрудника при сокращении численности или штата
Увольнение работника за невыполнение трудовых обязанностей

Остались вопросы?

На этом сайте вы можете бесплатно задать свой вопрос нашему специалисту в разделе

вопросов и ответов

.

  • Открытие бизнеса
    • Незаконная деятельность
    • Выбор между ИП и ООО
    • Регистрация ИП
      • Что нужно, чтобы открыть ИП
      • Заявление по форме Р21001
      • Оплата госпошлины
      • Дополнительные материалы
      • Сколько стоит открыть ИП
      • Открытие ИП по временной регистрации
      • Как подобрать виды деятельности для ИП
      • Может ли иностранец открыть ИП в России
    • Регистрация ООО
      • Как открыть ООО в 2020
      • Как открыть ООО с одним учредителем
      • Наименование организации
      • Юридический адрес и место нахождения организации
        • Смена юридического адреса ООО
      • Документы для регистрации
        • Форма Р11001
        • Решение учредителя
        • Протокол собрания
        • Договор об учреждении
        • Устав ООО
        • Гарантийное письмо
        • Нотариальная доверенность
        • Учредительные документы
        • Типовой устав ООО
      • Оплата госпошлины
      • Нотариальное заверение
      • Отказ в регистрации
      • Уставный капитал
      • Может ли ИП быть учредителем ООО
      • Дополнительные материалы
    • Постановка на учет в фондах
      • Пенсионный фонд
    • Получение кодов статистики
      • Уведомление Росстат
    • Изготовление печати
    • Открытие расчетного счета
    • Получение лицензий
      • Продажа алкоголя
      • Охранная деятельность
      • Фармацевтика
      • Управление МКД
      • Деятельность такси
    • Товарный знак
      • Заявка на регистрацию
      • Передача прав
  • Ведение бизнеса
    • Внесение изменений ИП
      • Заявление Р24001
    • Внесение изменений ООО
      • Заявление Р13001
      • Заявление Р14001
      • Протокол собрания
      • Решение учредителя
      • Увеличение уставного капитала
    • Распределение дивидендов
    • Онлайн-кассы
    • Бланки БСО
      • Акт приемки БСО
      • Книга учета БСО
      • Образец заполнения
      • Акт списания БСО
    • ЕГАИС
    • Проверка контрагентов
    • Электронная подпись (ЭЦП)
  • Налоги и платежи
    • Налоги и платежи ИП
      • Фиксированные платежи
    • Налоги и платежи ООО
    • Налоги и платежи за работников
      • НДФЛ
      • Страховые взносы
    • Системы налогообложения
      • ОСНО (общая система)
        • Налог на прибыль
          • Авансовые платежи
        • Подоходный налог (НДФЛ)
        • НДС
          • Возмещение НДС
          • Может ли ИП работать с НДС
        • Налог на имущество
      • УСН (упрощенка)
        • Налоги ООО на УСН в 2021 году: таблица
        • Заявление о переходе на УСН
        • Выбор объекта УСН
        • Авансовые платежи (налог)
        • Минимальный налог
        • Упрощенка без работников
      • ЕНВД (вмененка)
        • Заявление ЕНВД-1
        • Заявление ЕНВД-2
        • Декларация ЕНВД за 1 квартал
      • ПСН (патент)
        • Заявление на патент
        • Образец патента
      • ЕСХН (сельхозналог)
        • Уведомление ЕСХН
      • Сравнение систем налогообложения
      • Выбор системы налогообложения для ИП
    • Торговый сбор
      • Уведомление ТС-1
      • Уведомление ТС-2
  • Отчетность
    • Отчетность ИП
    • Отчетность ООО
    • Отчетность за работников
      • Справка 2-НДФЛ
        • Образец заполнения
        • Коды доходов
        • Коды вычетов
      • Расчет 6-НДФЛ
        • Образец заполнения
      • Среднесписочная численность
        • Образец заполнения
      • Расчет по взносам в ФНС
        • Образец заполнения
      • Отчет СЗВ-СТАЖ (ПФР)
        • Образец заполнения
      • Отчет СЗВ-М (ПФР)
        • Образец заполнения
      • Расчет РСВ-1 (ПФР)
        • Образец заполнения
      • Расчет 4-ФСС (ФСС)
        • Образец заполнения
    • Налоговые декларации
      • Декларация УСН
        • Образец (доходы)
        • Образец (расходы)
        • Декларация УСН 6% для ИП без работников
        • Срок сдачи декларации ИП на УСН
        • Нулевая декларация по УСН «доходы»
      • Декларация ЕНВД
        • Образец для ИП
        • Образец для ООО
      • Декларация ЕСХН
        • Образец для ИП
        • Образец для ООО
      • Единая упрощенная
        • Образец для ИП
        • Образец для ООО
      • Декларация по налогу на прибыль
        • Образец заполнения
      • Декларация 3-НДФЛ
        • Образец заполнения
      • Декларация 4-НДФЛ
        • Образец заполнения
      • Декларация по НДС
        • Образец заполнения
      • Декларация по налогу на имущество
        • Образец заполнения
      • Расчет по налогу на имущество
        • Образец заполнения
    • КУДиР
    • Кассовая дисциплина
      • ПКО
      • РКО
      • Кассовая книга (форма КО-4)
      • Книга учета (форма КО-5)
      • Установление лимита
      • Отмена лимита
  • Кадры
    • Поиск кадров
    • Оформление кадров
      • Трудовой договор
        • Карточка сотрудника
        • Приказ о приеме на работу
        • Трудовая книжка
          • Образцы заполнения
          • Книга учета
          • Приходно-расходная книга
        • Коллективный договор
        • Внутренний распорядок
        • Должностная инструкция
        • Правила по охране труда
        • Лицевой счет сотрудника
        • СНИЛС
        • Положение об оплате труда
      • Гражданско-правовой договор
    • Увольнение кадров
      • По собственному желанию
        • Образцы заполнения
      • При сокращении штата
      • Неисполнение обязательств
      • При ликвидации ООО
      • Несоответствие должности
  • Закрытие бизнеса
    • Закрытие ИП
      • Заявление на закрытие ИП
      • Оплата госпошлины
    • Ликвидация ООО
      • Форма Р15001
      • Протокол о ликвидации
      • Решение о ликвидации
      • Промежуточный баланс
      • Утверждение промбаланса
      • Ликвидационный баланс
      • Утверждение ликвбаланса
      • Форма Р16001
  • Физическим лицам
    • Налоговая инспекция (ФНС)
      • Как получить ИНН
        • Заявление для ИНН
        • Образец свидетельства ИНН
      • Подоходный налог (НДФЛ)
        • Декларация 3-НДФЛ
      • Налоговые вычеты
        • Вычет за обучение
        • Вычет на лечение
        • Вычет на ребёнка
        • Имущественный вычет
      • Транспортный налог
      • Налог на имущество
      • Земельный налог
    • Нотариальная контора
      • Удостоверение сделок
      • Наследство и завещание
        • Наследование по закону
        • Наследование по завещанию
        • Закрытое завещание
        • Завещательное распоряжение
          • Бланк
        • Обязательная доля
        • Необходимые документы
      • Удостоверение доверенностей
      • Тарифы и документы
    • Банкротство физлиц
      • Заявление о банкротстве

Актуальные материалы

  • Какую систему налогообложения выбрать для ИП 0
  • Заявление о переходе на УСН (форма 26.2-1) в 2021 году 19
  • Регистрация ООО в 2021 году 30
  • Упрощенная система налогообложения (УСН, УСНО, упрощенка) 139
  • Ожидаемые изменения в режиме ПСН с 2021 года 0
  • Как заполнить заявление на снижение стоимости патента 0
Журнал ведения трудовых книжек: образец 2021 года
Журнал ведения трудовых книжек: образец 2021 года

Приобретение журнала учета трудовых книжек

Книга учета должна быть в наличии у каждой организации или компании, приобрести ее обязаны сотрудники кадровой службы по распоряжению руководителя учреждения. Унифицированную форму можно заказать в типографии или распечатать копии в неограниченном количестве экземпляров (тогда их нужно сшивать вручную и отдавать в переплет).

Купить же данный вид печатной продукции можно в магазинах офисных или канцелярских принадлежностей, на специализированных сайтах. Как правило, она отличается высоким качеством, что облегчает работу и обеспечивает длительную сохранность.  На интернет порталах можно заказать журналы с уже готовым опечатыванием и шнуровкой, пронумерованными страницами тонкой прозрачной обложкой из ПВХ. Стоимость одной единицы товара может варьировать в диапазоне от 50 до 110 рублей.

Если в журнале допущена ошибка

Процедура заполнения журнала учета трудовых книжек не отличается сложностью, но не исключает возможность описки или ошибки при внесении данных. Исправить неточность целесообразно одним из двух методов:

  • перечеркнуть неверную строку и, при наличии свободного места, написать правильные сведения. Тут же делается отметка о должности и фамилии работника, вносившего изменения, которая заверяется его подписью;
  • оставить ошибочную строчку, а под ней внести пометку, что предыдущая запись считается недействительной. Тут же прописывается верная информация.

Журнал учета трудовых формуляров ведется весь период существования юридического лица. Если все листы, присутствующие в книге, заполнены, необходимо оформить завершение журнала:

  • на первой (лицевой) странице указываются даты начала/окончания указанной книги, заверяются росписью ответственного лица;
  • полностью заполненный журнал подлежит передаче на архивное хранение, где он должен находиться 75 лет.

Если в кадровом делопроизводстве используется неунифицированная форма книги учета трудовых книжек/вкладышей, и ее содержание не приведено в соответствие нормативным требованиям, следует закончить используемый журнал и приступить к ведению нового регистра.

Где приобрести

Книга учета движения трудовых книжек, образец заполнения которой мы рассматриваем в статье, находится в свободной продаже. Приобрести ее может любой человек, имеющий такую потребность. Альтернативный вариант — заказать в типографии, но цена будет выше. Обратите внимание, что книга должна быть прошита и опломбирована. Делается это, чтобы избежать подмены листов и их изъятия. В качестве пломбы используется пленка или сургуч, а прошивка осуществляется любым удобным для специалиста способом.

Ответственность за ошибки или отсутствие книги

Если работодатель нарушит законодательство по вопросу ведения книги, например, не будет ее заполнять или же допустит ошибки в документе, к нему применяются меры административной ответственности в виде штрафов. Согласно ст. 5.27 КоАП РФ их размеры составляют:

  • 1 000 – 5 000 руб. для должностных лиц и ИП;
  • 30 000 – 50 000 руб. для компаний.

Совет! Если книга ранее не велась, при обнаружении данного факта нужно сразу же оформить документ по всем правилам во избежание штрафных санкций или с целью уменьшения их размера.

Остались вопросы? Закажите бесплатную консультацию наших специалистов!

#1С:Бухгалтерия #Электронная трудовая книжка #ЭТК

Заказать бесплатную консультацию эксперта!

Зачем нужна книга регистрации трудовых

Ж урналы, в которых отображаются данные сотрудников, в полном виде хранятся пятьдесят лет, в течение которых возможно восстановить или найти документ по записям о его движении (выдача, оформление).

Еще одна причина стандартизированного ведения документации – чтобы новый делопроизводитель смог легко разобраться в бумагах предшественника.

Порядок ведения книги учета трудовых – один из первых моментов, на который обратят внимание проверяющие и аудиторы.

При официальном заключении договора, если сотрудник проработал на предприятии более пяти дней и это место для него является основным, запись о его деятельности вносится в книжку. Передача работодателю для хранения личных документов человека, к которым относится трудовая, должна сопровождаться определенной процедурой.

Каждая организация или ИП должны вести и сохранять журнал регистрации трудовых. Эта обязанность работодателя закреплена законом — в сороковом пункте инструкции по оформлению, ведению и хранению документов (Постановление правительства РФ от 2003 года, за номером 225), а так же типовой инструкцией по делопроизводству № 536 от 8 ноября 2005 года.

В случае смены ответственного лица составляют акт приема-передачи журнала и фактического контроля наличия всех имеющихся на предприятии бланков книжек. После этого издается приказ, освобождающий от ответственности предыдущего сотрудника и налагающего ее на нового.

Видео по теме:

Поэтому для вас круглосуточно работают БЕСПЛАТНЫЕ эксперты-консультанты!

  1. Задайте вопрос через форму (внизу), либо через онлайн-чат
  2. Позвоните на горячую линию:
    • 8 (800) 700 95 53

ЗАЯВКИ И ЗВОНКИ ПРИНИМАЮТСЯ КРУГЛОСУТОЧНО и БЕЗ ВЫХОДНЫХ ДНЕЙ.

Рейтинг
( 1 оценка, среднее 5 из 5 )
Загрузка ...