Журнал регистрации листков нетрудоспособности

Как ведется в организации?

Учетные книги ведутся для упорядочивания документации, основная задача журнала — придание юридической силы бумагам. Сводная книга ведется определенный период времени, затем закрывается.

Формируют журнал по учету листков нетрудоспособности на предприятии с большой численностью персонала. Его ведение не является обязательным моментом для компаний, как правило, он формируется, оправдывая в конечном итоге свое составление.

Журнал регистрации больничных листов: образец

Унифицированной формы журнала учета больничных листов нет. Следовательно, каждый работодатель может самостоятельно разработать форму такого журнала. Но за основу можно взять предложенный нами образец журнала регистрации больничных листов.

Кстати, если вы нажмете на название формы под картинкой, то вы сможете образец журнала регистрации больничных листов скачать в формате Word.

Что это за документ?

Журнал регистрации выдачи больничных листов – это систематизированный документ, фиксирующий все сведения о бюллетене сотрудника в организации, где трудится работник.

Он является хорошим помощником в следующих ситуациях:

  • составление документа об учете рабочего времени;
  • начисление заработной платы сотрудника;
  • суммирование оплачиваемых дней по нетрудоспособности;
  • контроль сроков предоставления сотрудником больничного листа;
  • проверка из ФСС, поиск листов нетрудоспособности;
  • подсчет отпускных;
  • анализ на предприятии, уровень заболеваемости, оценка сложившейся ситуации;
  • решение спорных случаев в результате потери больничного листа.

Руководитель проводит анализ заболеваемости на предприятии, определяет мероприятия по профилактике улучшения охраны труда.

При нарушении больничного режима или предоставлении больничного листа с задержкой директор может строгими мерами усилить дисциплинарную ответственность.

,

, , , , . , , , (, , , ) . . , , , , , . . . . . . . ” ” , , ,, , , , , , , , ,

Сколько хранить

Отдельный вопрос – в течение какого периода предприятию нельзя расставаться с журналом регистрации больничных листов. При условии, что компания работает с данным регистром, беречь его придется в течение пяти лет. Как ни странно, этот срок устанавливает приказ Минкультуры 2010-го года № 558.

Обязателен ли?

Законом не предусмотрено ведение журнала учета больничных листов у юридических лиц и ИП. Это решает каждый руководитель предприятия самостоятельно, прописывая во внутренних локальных актах.

Но для удобства и для порядка документооборота журнал учета бюллетеней — необходимый регистр в компании.

Нужно ли вести журнал регистрации больничных листов

Документ не является обязательным для работодателя. Однако целесообразность ведения подтверждается следующими выполняемыми им практическими задачами:

  • он помогает отследить достижение лимита оплачиваемых дней нетрудоспособности в определенных законом случаях;
  • по нему очень просто отследить соблюдение работником срока предоставления данного документа (в течение полугода со дня его закрытия);
  • при регистрации документа его будет проще отыскать в архиве при запросе листа нетрудоспособности Фондом социального страхования;
  • при использовании такого документа работник кадровой службы сможет подсчитать, на сколько дней необходимо продлить ежегодный оплачиваемый отпуск работнику, заболевшему в период отдыха.

Таким образом, при правильной организации учета и хранения кадровое делопроизводство значительно упрощается.

Форма и бланк

Журнал регистрации больничных листов каждый работодатель может заполнять в удобном для него виде, унифицированная форма законодательно не установлена. В каждой организации может быть, таким образом, разработана собственная форма. За основу можно взять предложенный журнал регистрации больничных листов (образец), скачать его можно по ссылке ниже.

На что рекомендуем обратить внимание при подготовке журнала регистрации:

  • при оформлении титульной страницы (или шапки) нужно использовать идентифицирующие организацию данные: полное фирменное наименование с указанием формы собственности и организационно-правовой формы, ИНН и КПП, адрес, наименование документа; также следует указать даты начала ведения и окончания в целях удобства поиска информации по бланку;
titul.png
  • в табличной части следует в первой графе указать данные о работнике: фамилию, имя, отчество, подразделение и(или) должность, во второй — табельный номер;
  • далее следуют столбцы о самом листке нетрудоспособности: номер, дата выдачи, дата предоставления работодателю, место выдачи;
  • и, наконец, последние графы должны быть предназначены для информации о причине нетрудоспособности, ее периоде, продолжительности, общем количестве дней. Желательно оставить отдельный столбец для примечаний.
lev-storona.png
prav-storona.png

Работодатель может внести и дополнительные графы в случае необходимости. Журнал рекомендуется хранить в надежном месте и страницы в нем нумеровать. По окончании ведения его следует прошить, поставить на прошивке подпись и печать с указанием количества листов. Таков общий порядок хранения и учета кадровой документации. Однако если руководитель не видит в нем необходимости, придерживаться его не обязательно.

Обязанность по ведению данного учетного бланка не установлена законодательно, следовательно, ответственность за отсутствие журнала не предусмотрена. Но стоит учесть, что если руководитель примет решение о его ведении, соответствующие документы должны храниться не менее 5 лет на предприятии, об этом говорится в Приказе Минкультуры России от 25.08.2010 № 558.

Образец журнала регистрации больничных листов

Окончила Уральскую государственную юридическую академию в 2001 году. Работала в государственных органах и коммерческих организациях, веду частную практику.

Все статьи автора

Является ли больничный бланком строгой отчетности

Под термином «документ строгой отчетности» может пониматься:

1. Документ, выдаваемый одним субъектом правоотношений другому «под отчет», когда утеря передаваемого документа недопустима и может сопровождаться санкциями. В данном случае — больничные передаются в медучреждения как документы строгой отчетности (пп. 6, 16 Инструкции по приказу № 29).

2. Документ, применяющийся в рамках денежных расчетов (как правило, юридических лиц с физическими) как аналог чека ККТ.

Порядок учета расчетных документов регламентируется большим количеством общеотраслевых нормативных актов. Основной — Закон «О применении ККТ» от 22.05.2003 № 54-ФЗ.

В свою очередь, порядок применения больничного как документа строгой отчетности пока что никак не регламентирован на уровне общеотраслевых норм. Однако приказ № 29 детально регламентирует учет листков нетрудоспособности медучреждениями.

Таким образом, листок нетрудоспособности в контексте документов строгой отчетности, применяемых фирмой-работодателем, правомерно рассматривать только на уровне локальных нормативных актов хозяйствующего субъекта.

Узнать больше о применении, в свою очередь, расчетных БСО вы можете в статье «Что относится к бланкам строгой отчетности (требования)?».

Журнал учета больничных листов: образец заполнения

Стандартной утвержденной государством формы данного регистра нет. Поэтому каждая компания, подстраиваясь под свои особенности, может сделать собственный вариант журнала учета больничных листов. Образец скачать можно и на нашем сайте.
obrazec_zhurnala

В качестве основного ориентира можете воспользоваться нашей версией журнала регистрации больничных листов. Образец скачать можно здесь: скачать образец журнала.

Также см. «Заполняем реестр больничных листов для возмещения ФСС по образцу».

Журнал учета листков нетрудоспособности

Формирование журнала учета листков нетрудоспособности обычно происходит в организациях с большим количеством наемного персонала. Несмотря на то, что этот документ не является обязательным, многие предприятия его все-таки заводят, т.к. в конечном итоге его наличие всегда оправдано.

Образец заполнения журнала регистрации листов

Работник ООО «Урожай» Смирнов Андрей Валентинович предоставил в отдел кадров предприятия больничный лист по уходу за ребенком. Документ за номером 012 338 546 700 выдан МУП ГП № 23. Период заболевания составил с 1 по 10 февраля 2017 года. На предприятии производятся операции:

  1. Прием листка нетрудоспособности у работника.
  2. Внесение данных о документе в журнал учета.
  3. Передача документа в бухгалтерию для расчета и осуществления выплаты.

Фрагмент книги учета:

№ п/п № документа Учреждение Дата начала Дата

окончания

Дата предъявления Работник
17 012 338 546 700 МУП ГП № 23 01.02.17 10.02.17 11.02.17

Смирнов

Андрей Валентинович

Продолжение фрагмента:

Должность Табельный

номер

Категория

работы

Код

причины

Ответственное лицо Примечание
слесарь 054 Основная 09/39 Афанасьева

При расчете листка нетрудоспособности работник бухгалтерии должен обращать внимание на кодировку. В отношении ряда категорий нетрудоспособности предусмотрен лимит оплачиваемых дней. Так, по уходу за ребенком до 7 лет максимальное число оплачиваемых дней составляет не более 60 в год. В случае превышения лимита период не оплачивается, больничный лист является подтверждением уважительной причины отсутствия на работе.

А если больничный в электронном виде?

По электронным больничным пособия по временной нетрудоспособности и по беременности и родам рассчитывайте так же, как по бумажным.

Оплачивайте электронные больничные в обычные сроки. Назначить пособие нужно в течение 10 календарных дней с даты, когда в личном кабинете на cabinets.fss.ru появился электронный листок. Далее выдайте пособие в ближайший день для выплаты зарплаты.

Заполняйте свою часть электронного больничного в учетной бухгалтерской программе работодателя либо в личном кабинете страхователя на cabinets.fss.ru. Чтобы войти в личный кабинет, введите логин и пароль от сайта госуслуг. Система попросит подтверждение для доступа к электронной подписи и попросит выбрать сертификат электронной подписи, если сертификатов несколько.

В личном кабинете страхователя вы увидите список всех электронных больничных сотрудников. Журнал учета таких больничных вести просто нет никакого смысла. Они все уже учтены в системе ФСС.

Срок и место хранения

Документы предприятияКак и любые типовые документы, по законодательству все журналы учета должны храниться на предприятии 5 лет.

Документы, подтверждающие выплату страховых взносов по болезни или беременности, обязаны быть под ответственностью работодателя в течение 6 лет. То есть журнал учета больничных листов хранится всё это время на предприятии, чаще всего, в отделе кадров.

Не нашли ответа на свой вопрос? Звоните на телефон горячей линии 8 (800) 350-34-85. Это бесплатно.

Юрист. Практика в сфере недвижимости, тудового права, семейного права, защите прав потребителей

Ответственность за отсутствие

При отсутствии на предприятии журнала регистрации бюллетеней ответственность не наступает, так как этот журнал не утвержден законом, он предназначен для удобства работы в организации и разрабатывается самостоятельно работодателем.

Инспектор из ФСС не имеет законодательного права требовать журнал для проверки.

Важность ведения журнала регистрации по листам нетрудоспособности заключается в снижении бумажной работы в отделе кадров и бухгалтерии, в возможности избежать большого количества ошибок при исчислении пособий и других выплат в целях улучшения работы кадрового отдела предприятия.

Внимание!

  • В связи с частыми изменениями в законодательстве информация порой устаревает быстрее, чем мы успеваем ее обновлять на сайте.
  • Все случаи очень индивидуальны и зависят от множества факторов. Базовая информация не гарантирует решение именно Ваших проблем.

Поэтому для вас круглосуточно работают БЕСПЛАТНЫЕ эксперты-консультанты!

  1. Задайте вопрос через форму (внизу), либо через онлайн-чат
  2. Позвоните на горячую линию:
    • 8 (800) 700 95 53

ЗАЯВКИ И ЗВОНКИ ПРИНИМАЮТСЯ КРУГЛОСУТОЧНО и БЕЗ ВЫХОДНЫХ ДНЕЙ.

Порядок хранения журнала регистрации больничных листов

Документооборот и ответственное лицо должны быть закреплены в учетной политике предприятия. Срок хранения журнала устанавливается руководителем из расчета внутренних потребностей. Целесообразным является установление срока хранения журнала учета равным периоду хранения листков нетрудоспособности.

Согласно требований законодательства о страховых взносах и пп. 6 п. 3.4 ст. 23 НК РФ срок хранения листков нетрудоспособности составляет не менее 6 лет. Период исчисляется с года, следующего за оплатой пособия по временной нетрудоспособности.

Хранение журнала необходимо осуществлять одновременно с листками нетрудоспособности. Документы, подтверждающие нетрудоспособность, не являются для предприятий бланками строгой отчетности, требующих соблюдения особого порядка хранения.

Рейтинг
( 1 оценка, среднее 5 из 5 )
Загрузка ...