Заполнение трудовой книжки: основные правила

Содержание
  1. Когда открывается
  2. Какими нормативными актами регулируется заполнение трудовой книжки
  3. Как указывать наименование организации-работодателя
  4. Вы видите 20% этой статьи.  Выберите свой вариант доступа
  5. Рекомендовано для вас
  6. Записи в бумажную и электронную трудовые книжки: переименование организации
  7. Записи в бумажную и электронную трудовые книжки: перевод на другую работу у того же работодателя
  8. Сотрудник при приеме на работу представил подложные документы
  9. Уволенный «по статье» работник восстановлен. Какие записи надо сделать в его трудовой книжке
  10. Три дня в офисе, два – дистанционно: допустим ли смешанный способ организации труда?
  11. Электронные трудовые книжки: вносим изменения в ЛНА
  12. Как без проблем сдать отчет по форме СЗВ-ТД
  13. Работники сохранили бумажные трудовые книжки – нужно ли отправлять отчет СЗВ-ТД
  14. Законодательство
  15. Общие правила записи в трудовых книжках
  16. Шаг 1. Принимаем от работника необходимый пакет документов
  17. Как заполнить титульный лист
  18. Кто заполняет трудовую книжку, ведёт и хранит
  19. Шаг 2. Знакомим работника с внутренними документами компании под роспись
  20. Кто в ответе за грамотность оформления
  21. Изменение титульного листа
  22. Как заполнить трудовую книжку в 2021 году
  23. Правила заполнения трудовой книжки (2020)
  24. Порядок заполнения вкладыша
  25. Дата внесения данных
  26. Образцы заполнения записей в трудовой книжке
  27. Образец записи в трудовой книжке при приеме на работу
  28. Запись о переводе
  29. Вносим запись о поощрении и награждении
  30. Как заверить копию
  31. Заполнение трудкнижки при приеме на работу: прочие нюансы
  32. Дубликат трудовой книжки
  33. Статьи по теме:

Когда открывается

Каждая трудовая книжка имеет собственный номер, выдается работнику на всю жизнь и не подлежит замене за исключением некоторых случаев. Если у недавно принятого на работу сотрудника этот документ отсутствует, необходимо открыть ему новый. В случае если таковой был, но по каким-либо причинам не может быть предоставлен, данная информация отражается в акте, который заверяется подписями: лица, выдающего новую трудовую книжку, работника и свидетеля.

Документ заводится на сотрудника, проработавшего в компании не менее шести дней, и должен быть оформлен в течение недели со дня его трудоустройства. Данная процедура производится в присутствии работника, из чьей заработной платы впоследствии удерживается стоимость бланка.

Трудовая книжка, образец заполнения при приеме на работу:

Заполнение трудовой книжки: основные правила

Какими нормативными актами регулируется заполнение трудовой книжки

Заполнение трудовой книжки регламентируется следующими законодательными актами:

  1. Постановлением Правительства РФ № 225 о правилах ведения и хранения трудовых книжек.
  2. Постановлением Министерства Труда России № 69 о требованиях, предъявляемых к заполнению документов, фиксирующих сферы деятельности граждан.
  3. Трудовым Кодексом: статья 66 – о трудовой книжке, ее особенностях; статьи 192 и 193 об ответственности за несоблюдение порядка по ведению трудовой книжки; статья 83 о расторжении трудового договора по независящим от обеих сторон обстоятельствам.
  4. Письмом Роструда № 656-6-0 об ответственности за хранение трудовых книжек.
  5. Кодексом РФ об Административных Правонарушениях (КоАП РФ): статья 5.27 – о последствиях за неисполнение требований законодательства относительно порядка ведения, учета и хранения трудовых книжек.

Трудовая книжка выдается руководителем, он назначает специалиста, отвечающего за хранение и заполнение ТК. Трудовой договор и приказ о назначении должны содержать должностную инструкцию. В случае нарушения законодательства ответственность ложится на работодателя.

Иногда работники просят на некоторое время выдать им трудовую книжку (например, чтобы предоставить ее в ПФР). Специалисты отдела кадров и руководители предприятий должны помнить, что в случае потери документа, ответственность целиком и полностью ложится «на их плечи».

Возможные варианты наказания:

  • кадровик за нарушение статей 192 и 193 ТК РФ оплачивает штраф в размере 1000–5000 рублей;
  • согласно статье 5.27 КоАП РФ на руководителя налагается взыскание от 30 до 50 тысяч рублей или приостанавливается деятельность предприятия на три месяца.

От штрафных санкций не освобождает даже имеющаяся расписка сотрудника об обязательном возврате документа.

Чтобы избежать весьма серьезных и нежелательных взысканий, кадровик может:

  • лично предъявить трудовую книжку в нужные инстанции;
  • предоставить сотруднику нотариально заверенную копию.

Как указывать наименование организации-работодателя

При оформлении приема на работу в графе 3 раздела «Сведения о работе» бумажной трудовой книжки в виде заголовка указываются полное и сокращенное (при его наличии, пишется в скобках после полного) наименования организации. Для этой записи номер в графе 1 и дата в графе 2 не указываются.

Обратите внимание: внесение только сокращенного наименования организации без полного является ошибкой! Равно как и отсутствие наименования организации-работодателя вовсе.

Можно ли не вписывать название компании вручную, а ставить перед записью о приеме на работу штамп, который включает полное и сокращенное наименования организации? Роструд полагает, что использование штампа с названием юридического лица при ведении трудовой книжки не является нарушением, если на нем указаны полное и сокращенное (при его наличии) наименования организации. При этом штамп приравнивается к записи в трудовой книжке (письмо от 19.08.2015 № 1922-6-1). Образец проставления штампа с наименованием организации в трудовой книжке работника см. в Примере 1.

Пример 1. Запись о приеме на работу (вахтовым методом) в бумажной трудовой книжке с использованием штампа с названием организации-работодателя

Заполнение трудовой книжки: основные правила

Мнение эксперта

quote.svg
Наталья Свистунова, главный редактор журнала «Кадровая служба и управление персоналом предприятия»

Наталья Свистунова, главный редактор журнала «Кадровая служба и управление персоналом предприятия»

Данные о работодателе указываются в каждом отчете по форме СЗВ-ТД (Пример 2). Как и в бумажной трудовой книжке, необходимо написать наименование организации в соответствии с учредительными документами (п. 2.1.2 Порядка заполнения СЗВ-ТД). Официальное уточнение, надо ли указывать и полное, и сокращенное наименование (при его наличии), не сделано. Полагаем, достаточно будет полного названия организации. Интересно, что в примерах заполнения СЗВ-ТД, которые представлены на сайте ПФР, наименование организационно-правовой формы указано в сокращенном виде: ООО «Прометей».

Отличие от бумажной трудовой состоит в том, что в СЗВ-ТД указываются также следующие данные о работодателе:

  • регистрационный номер в ПФР (номер, присвоенный работодателю при регистрации в качестве страхователя по обязательному пенсионному страхованию. Он состоит из 12 цифр по формату ХХХ-ХХХ-ХХХХХХ);
  • ИНН и КПП.

Если работодатель – ​индивидуальный предприниматель, адвокат, нотариус, занимающийся частной практикой, глава крестьянского (фермерского) хозяйства, то фамилия, имя, отчество (при наличии) указываются полностью, без сокращений в соответствии с документом, удостоверяющим личность. Заполнить нужно будет и остальные данные (регистрационный номер и ИНН) (Пример 3).

Вы видите 20% этой статьи. Выберите свой вариант доступа

i0.png

Купить эту статью
за 300 руб.

i3.png

Подписаться на
журнал сейчас

i1.png

Получать бесплатные
статьи на e-mail

29a792b0c9474cd03af1caf414939b7b.jpg

Читайте все накопления сайта по своему профилю, начиная с 2010 г.
Для этого оформите комплексную подписку на выбранный журнал на полугодие или год, тогда:

  • его свежий номер будет ежемесячно приходить к вам по почте в печатном виде;
  • все публикации на сайте этого направления начиная с 2010 г. будут доступны в течение действия комплексной подписки.

А удобный поиск и другая навигация на сайте помогут вам быстро находить ответы на свои рабочие вопросы. Повышайте свой профессионализм, статус и зарплату с нашей помощью!

Рекомендовано для вас

Записи в бумажную и электронную трудовые книжки: переименование организации

Продолжаем цикл статей о внесении записей в трудовую книжку. На этот раз расскажем, как заполнять бумажную трудовую книжку в случае переименования организации. На конкретных примерах рассмотрим ситуации обычного изменения наименования компании, ее реорганизации, смены собственника имущества, изменения подведомственности / подчиненности и пр. Разъясним, как подается СЗВ-ТД в этих случаях (с образцом заполненной формы).

12527_f32106aafdbe8b1825e9db98d49d062d.png

Смольянинова Мария

главный редактор издательства ООО «Бизнес-Арсенал»

34410_95dbb9755d56e4310385e890fe98d15c.png

Наталья Свистунова

главный редактор журналов «Кадровая служба и управление персоналом предприятия» и «Юридический справочник руководителя»

Записи в бумажную и электронную трудовые книжки: перевод на другую работу у того же работодателя

За время работы по найму в отношении работника могут производиться разные кадровые мероприятия: переводы на другую работу, переименования должности и структурного подразделения. Он может пройти повышение квалификации, получить вторую профессию и быть награжден за успехи в работе. Да и сам работодатель может претерпеть изменения, начиная от переименования и заканчивая реорганизацией. Как понять, какие записи надо обязательно вносить в бумажные трудовые книжки, а от каких лучше отказаться? Все ли из привычных нам записей имеют аналоги в подаваемых работодателем сведениях о трудовой деятельности в электронном виде? С помощью первой статьи из цикла вы проверите ранее внесенные в трудовые книжки работников записи и убедитесь, все ли правильно делаете в связи с переходом в этом году на электронный формат сведений о трудовой деятельности. Поймете, в чем разница между записями о переводах на другую должность и в иное структурное подразделение (как внутреннее, так и обособленное); когда запись о фактически измененном подразделении можно не вносить; нужно ли дублировать в записи о переводе название структурного подразделения, если оно не меняется, а меняется только должность; как отразить трансформацию временного перевода в постоянный и пр.

12527_f32106aafdbe8b1825e9db98d49d062d.png

Смольянинова Мария

главный редактор издательства ООО «Бизнес-Арсенал»

Сотрудник при приеме на работу представил подложные документы

В качестве одного из оснований расторжения трудового договора по инициативе работодателя ТК РФ (п. 11 ч. 1 ст. 81) называет представление работником подложных документов при заключении трудового договора. На практике увольнение по этому основанию вызывает множество затруднений и проблем. Например, считается ли такое увольнение дисциплинарным взысканием и нужно ли соблюдать процедуру, установленную ст. 193 ТК РФ? Кто уполномочен определить, подложный документ или нет? Дадим ответы на эти и другие вопросы, возникающие чаще всего у кадровиков. Поясним, за представление каких документов можно уволить и как понять, что документ поддельный, каким образом оформить расторжение трудового договора. Приведем актуальную судебную практику и разъяснения госорганов.

12505_6cf82bb9f1cd5740eacef6ed99a47a0d.png

Россол Сергей

корпоративный консультант МКА «Калинин, Трач и партнеры»

Уволенный «по статье» работник восстановлен. Какие записи надо сделать в его трудовой книжке

Сотрудник уволен «по статье» за подделку справок. Сегодня он через суд восстановился. Что писать в трудовой книжке?

66074_fec14dff6585e3ddc4b25af4023e3c25.png

Иванова София

руководитель юридического отдела компании МКПЦ

Три дня в офисе, два – дистанционно: допустим ли смешанный способ организации труда?

Вопрос о возможности применения дистанционно-офисного, или, иными словами, комбинированного, способа организации труда назревал уже давно. Многие работодатели размышляли о том, можно ли работникам трудиться, например, 3 дня в офисе, а 2 дня удаленно (дистанционно) или 4 часа в день в офисе, а 4 удаленно и иным подобным образом. Пандемия новой коронавирусной инфекции и связанные с ней ограничительные меры властей увеличили количество работодателей, интересующихся этим вопросом. Выясним, как это регулируется действующим трудовым законодательством, какие планы у Правительства РФ по модернизации существующих норм, что думают о таком спорном вопросе Роструд и Минтруд России. А также расскажем, как снизить риски при переводе сотрудников на смешанный режим работы уже сейчас, пока нововведения в ТК РФ не приняты.

12523_539b3844cc62f1a812f01a199dbe28ca.png

Яковлев Николай

юрист практики трудового права юридической фирмы «WatersOAG»

Электронные трудовые книжки: вносим изменения в ЛНА

С введением электронных трудовых книжек круг должностных обязанностей кадровиков, по сути, расширился, ведь далеко не каждый работник откажется от бумажной формы трудовой книжки. Ответим на два наиболее часто встречающихся вопроса: требуется ли вносить изменения в должностные инструкции в части новых обязанностей кадровых работников, а также в Положения о кадровой службе и/или иные ЛНА? Приведем образцы документов, которые понадобится составить на практике, если придется вносить изменения и/или дополнения в трудовые договоры, ЛНА, включая должностные инструкции. Узнаете, когда можно обойтись без подобных корректировок.

12509_85c8414e0232c8f23db25beb495a91c4.png

Слесарев Сергей

частнопрактикующий юрист, эксперт Экспертного центра «Общественная Дума»

Как без проблем сдать отчет по форме СЗВ-ТД

С 2020 г. некоторые работодатели должны ежемесячно сдавать новый отчет – ​СЗВ-ТД. Форма и порядок ее заполнения утверждены постановлением Правления Пенсионного фонда РФ от 25.12.2019 № 730п. Форма СЗВ-ТД является обязательной и дополнила персонифицированные отчеты по работникам после введения электронных трудовых книжек. Кто должен заполнить и сдать данную форму? Как заполнять в первый раз по новому работнику и в последующем регулярно? Куда сдавать? Какие есть нюансы при заполнении на сотрудников, которые работают по совместительству и дистанционно? Все эти и другие вопросы в статье, которая поможет работодателю правильно и вовремя сдать отчет по новой форме.

81347d0bdc195e4bf20bc9b4dbe472e1.png

Котова Екатерина

специалист по кадровому, налоговому и бухгалтерскому учету

Работники сохранили бумажные трудовые книжки – нужно ли отправлять отчет СЗВ-ТД

Нужно ли отправлять отчет по форме СЗВ-ТД, если работники сохранили бумажную трудовую книжку? Если да, то в какие сроки и какие данные указывать в СЗВ-ТД?

81347d0bdc195e4bf20bc9b4dbe472e1.png

Шушакова Екатерина

главный бухгалтер издательства «Бизнес-Арсенал»

Развитие

idea.svg

Уважение – ключик, который открывает солидные двери

Заполнение трудовой книжки: основные правила

Законодательство

В октябре 2003 года Минтруд вынес Постановление №69, утвердившее инструкцию, которой обязаны подчиняться все специалисты‑кадровики. Инструкция подробным образом описывает каждый этап заполнения трудовых книжек.

документы организации

А о том, как ведутся книжки, кто уполномочен их заполнять и хранить, установлено нормами Постановления №225.

По норме последнего Постановления книжки ведутся на каждого сотрудника, устроенного на работу при условиях:

  1. если претендент нигде ещё не работал, оформляется новая книжка;
  2. совместителю книжка заполняется на основной работе, там же делается запись о совместительстве по заявлению сотрудника.

Первичная книжка выдаётся бесплатно.

Общие правила записи в трудовых книжках

Трудовые книжки должны заполняться по правилам, установленным постановлением Правительства РФ от 16 апреля 2003 года № 225 и инструкцией, утвержденной постановлением Минтруда № 69 от 10 октября 2003 года. Общие правила таковы:

  1. На титульном листе недопустимо производить каких-либо исправлений. Если допущена ошибка, то вносить правки в запись нельзя. Такой бланк трудовой книжки считается испорченным и подлежит уничтожению.
  2. Даты следует указывать в цифровом формате, например, 01.03.2019. Применение словесно-цифрового формата является не совсем корректным способом заполнения, но на практике работодателей за это не наказывают.
  3. Запись должна производиться аккуратно, шариковый, перьевой либо гелевой ручкой.
  4. В трудовой книжке нельзя указывать каких-либо сокращений. Например, нельзя писать «пр.» вместо «приказ» и так далее.
  5. Все записи в ТК должны нумероваться в пределах соответствующего раздела.

Возникает вопрос: нужно ли нумеровать записи, сделанные в связи с переименованием работодателя? Здесь есть небольшое противоречие: инструкция № 69 требует, чтобы такие записи не нумеровались, а в постановлении № 225 сказано, что должны быть пронумерованы все записи. В юридической практике в таком случае применяется правило из того нормативного акта, который имеет большую юридическую силу. В данном случае это постановление № 225. То есть получается, что нумеровать записи о переименовании работодателя все-таки более правильно. То же самое относится к записям об общем стаже при выдаче дубликата трудовой книжки. Однако опять же на практике допустим как вариант с нумерацией спорных записей, так и без нее. Проверяющие органы за это никаких санкций не накладывают.

Кадровиков часто интересует и другой вопрос — может ли организация ставить штамп со своим наименованием в трудовой книжке вместо того, чтобы писать его от руки? Если исходить четко из требований нормативных актов, то применение штампы не совсем корректно. Но на практике это допускается, то есть ПФР принимает такие трудовые книжки у работников без каких-либо вопросов. Важный момент — если вы используете штамп, то ставьте его аккуратно и строго в пределах отведенной графы и строки.

Контур.Фокус

Шаг 1. Принимаем от работника необходимый пакет документов

Согласно Трудовому кодексу (статья 65 ТК РФ), лицо, поступающее на работу, предъявляет работодателю необходимые для заключения трудового договора документы:

  • паспорт или иной документ, удостоверяющий личность;
  • трудовую книжку – кроме случаев, когда трудовой договор заключается впервые или работник поступает на работу на условиях совместительства;
  • документ, подтверждающий регистрацию в системе индивидуального (персонифицированного) учета, в том числе в форме электронного документа;
  • документы воинского учета для военнообязанных и лиц, подлежащих призыву на военную службу;
  • документ об образовании, квалификации или наличии специальных знаний – при поступлении на работу, требующую специальных знаний или специальной подготовки.

Список исчерпывающий, и других документов не требуется.

Как заполнить титульный лист

Евгения Конюхова, ведущий эксперт-консультант по трудовому законодательству и кадровому делопроизводству, на вебинаре «Трудовые книжки: стандарты ведения, исправления, записи при увольнении» объясняет, какие правила действуют при заполнении титульного листа трудовых книжек: 

Кто заполняет трудовую книжку, ведёт и хранит

Обозначим главный тезис — вся ответственность за то, как будет храниться, вестись и заполняться трудовая книжка работника лежит на работодателе.

Другое дело, то, что личным приказом или поручением руководитель может назначить ответственного внутри своей фирмы. То дать конкретному работнику полномочия и делегировать свои обязанности.

Тот же сотрудник, назначенный руководителем и получит полномочия, получает право подписывать документ.

Получается ответственность лежит и на начальнике, и на назначенном им работнике.

Примечание: приказ о назначении ответственного лица также будет объектом внимания во время проверки со стороны государственных органов.

Шаг 2. Знакомим работника с внутренними документами компании под роспись

При приеме на работу – до подписания трудового договора – работодатель обязан под роспись ознакомить сотрудника с правилами внутреннего трудового распорядка, иными локальными нормативными актами, непосредственно связанными с трудовой деятельностью работника, коллективным договором. Об этом говорит статья 68 ТК РФ.

На деле составление документов о приеме и ознакомление с внутренними нормативными актами производится практически одновременно. Зафиксировать факт ознакомления можно двумя способами.

Первый. На последнем листе трудового договора печатается пункт: «С внутренними документами (перечисляете ваши внутренние документы) ознакомлен, с условиями работы согласен». И подпись работника.

Второй вариант. Составляете лист ознакомления работника и перечисляете все документы. Принимаемый работник ставит подпись напротив каждого пункта.

Некоторые сотрудники отдела кадров подстраховываются и делают оба варианта одновременно. Это не будет ошибкой.

Кто в ответе за грамотность оформления

Согласно ст. 66 ТК РФ трудовая книжка имеет установленную форму, обязательную для всех работающих граждан, и является основным документом о рабочей деятельности. После заведения бланка первая запись в трудовой книжке делается в организации, куда человек устроился на работу.

Ошибки в записях, которые вносятся в этот бланк, помешают трудоустройству работника и оформлению пенсии. Исправить неточности должен будет работодатель, который их допустил, либо текущий работодатель на основании документов от организации, которая эти ошибки сделала. Важно вносить сведения в документ в соответствии с установленными правилами и не допускать грамматических ошибок.

За ведение и сохранность документа отвечает работодатель, он обязан завести его при первом трудоустройстве. Руководитель вправе сам заниматься заполнением либо возложить эти полномочия приказом на специалиста кадровой службы или иного работника.

Изменение титульного листа

Данные на титульном листе нужно скорректировать, если изменились какие-то сведения о работнике (например, человек сменил фамилию, получил образование и т.п.). Делается это следующим образом.

Если речь идет о персональных данных (ФИО, дата рождения), то прежняя запись аккуратно зачеркивается одной чертой, а над ней (или рядом) вписываются новые сведения. Одновременно на внутренней стороне обложки указываются реквизиты документа, на основании которого внесены изменения. Запись на обложке заверяется подписью работодателя или лица, уполномоченного на ведение книжек, а также печатью организации (предпринимателя) или кадровой службы при наличии такой печати.

Информация об образовании, профессии или специальности корректируется иначе. Если соответствующее поле не было заполнено, то нужно просто внести данные на основании представленного сотрудником документа. Если же «образовательные» графы уже были заполнены, то новые сведения их дополняют, а не заменяют. Это значит, что работодатель дописывает данные о новом образовании, профессии или специальности, не зачеркивая при этом ранее указанные.

СПРАВКА. Исправление ошибок, допущенных при заполнении титульного листа, происходит в ином порядке (см. ниже главку «Как исправить ошибку в трудовой книжке»).

Как заполнить трудовую книжку в 2021 году

Правила ведения ТК остаются постоянными много лет. С подробной инструкцией по заполнению бланка трудовой книжки вы можете ознакомиться на этой странице.

Правила заполнения трудовой книжки (2020)

Порядок внесения информации в этот раздел:

  1. В графу «Сведения о работе» вписываются данные о предприятии-работодателе (без сокращений).
  2. В первой графе «№» записи присваивается порядковый номер.
  3. Во второй графе «Дата» (ДД.ММ.ГГГГ) указывается дата (в соответствии с приказом или фактическим допуском к работе).
  4. В третью графу вносятся данные о приеме на работу с указанием должности (как в трудовом договоре).
  5. В четвертом разделе указываются реквизиты приказа или иного нормативного акта о приеме на работу.

Когда приходит время, люди уходят из организации по разным причинам. Сведения о прекращении рабочих отношений заносятся сюда же следующей записью. Образец, как правильно заполнить трудовую книжку в этом случае, смотрите ниже.

Порядок заполнения вкладыша

При заполнении всех чистых страниц в ТК последующие данные вносятся на бланке вкладыша, который дополнительно оплачивается работником:

  • Вкладыш заполняется работодателем.
  • Проставляется дата на титульнике.
  • Добавляются актуальные сведения, касающиеся трудящегося.
  • Запись заверяется личной подписью заполнившего ее лица и печатью.

Законодательство не устанавливает предельно допустимое количество вкладышей для одной трудовой книги.

Обычно бланк вшивается под обложку в конце заполненной книги.

Следует помнить, что:

  • недопустимо повреждение самой обложки;
  • недопустимо исправление ошибок, все записи должны оформляться по правилам ведения ТК;
  • без самой трудовой книги вкладыш не имеет никакой юридической силы;
  • при внесении изменений в формуляр, они заносятся на все страницы, включая вклеенные бланки.

Дата внесения данных

Проставляется на штампе в верхней части вкладыша. Так же ее можно проставить без штампа. Строго место проставления даты в документе не оговорено.

вкладыш

Образцы заполнения записей в трудовой книжке

В таблице ниже представлены образцы заполнения трудовой книжки:

Образец записи в трудовой книжке при приеме на работу

Трудовая книжка - образец заполнения

Логотип Малый бизнес.ру

Остались вопросы?

На этом сайте вы можете бесплатно задать свой вопрос нашему специалисту в разделе

вопросов и ответов

.

Запись о переводе

Переводом считается смена должности, структурного подразделения или направление работника в другую местность вместе с работодателем.

Важное правило: в трудовой книжке отражаются только постоянные переводы. Если работник переводится временно, запись не делается.

Порядок записи при переводе такой:

  1. В графе 1 указывается номер записи.
  2. В графе 2 — число, месяц и год перевода.
  3. В графе 3 указывается, куда и кем сотрудник переведен.
  4. В графе 4 — ссылка на приказ также, как при приеме на работу.

Временный перевод может стать постоянным — условия этого прописаны в статье 72.2 Трудового кодекса. Это бывает, когда срок временного перевода окончился, но прежняя работа сотруднику не предоставлена, а он этого не потребовал и продолжает работать дальше. В этом случаем считается, что условие о временном характере перевода больше не действует. Перевод считается постоянным с даты перевода (то есть задним числом), а значит, его нужно отразить в трудовой книжке.

Как правильно оформить такой перевод? Опять же, правила не регулируют этот вопрос. Но Роструд в частных разъяснения предлагает такую схему:

  1. С работником заключается дополнительное соглашение, в котором указывается, что ранее осуществленный времени перевод является постоянным.
  2. Издается приказ о том, что временный характер перевода отменяется.
  3. В трудовой книжке делается запись о переводе с указанием в качестве основания обоих приказов: первичного, которым сотрудник был временно переведен, а также приказа из пункта 2.

Остается невыясненным один момент, пояснить который проще на примере. Допустим, работник с 1 марта 2018 года получил временный перевод, а 1 марта 2019 года он был признан постоянным. Какой датой делать запись в трудовой книжке? Тут возможны два варианта:

  1. Сделать запись датой признания перевода постоянным, то есть от 01.03.2019. Тогда в графе 3 нужно будет указать: «01.03.2018 переведен…» далее куда и кем.
  2. Сделать запись датой перевода, то есть от 01.03.2018. В этом случае нужно просто указывать, куда и кем сотрудник переведен.

Вне зависимости от того, какой выбирается вариант, в графе 4 должна идти ссылка на оба приказа.

Оформление ТК при переводеПример записи при временном переводе, ставшим постоянным

В раздел «Сведения о работе» также вносятся записи:

  • о военной службе — пример оформления на изображении ниже: Рис
  • о совместительстве — по желанию работника на основании его заявления;
  • о курсах повышения квалификации и профессиональной переподготовке. Обычно такие записи делаются, если работник принес в отдел кадров подтверждающие документы.

В следующей части расскажем о том, как в трудовых книжках делать записи об увольнении и исправлять ошибки.

Отчетность по СЗВ-ТД до 15 февраля

До 15 февраля 2021 года нужно сдать СЗВ-ТД по работникам, на которых отчёты за 2020 год не подавались. Как сдать СЗВ-ТД и пример заполнения формы СЗВ-ТД.

Read more

Какие листы в РСВ не нужно заполнять

Порядок заполнения расчёта по страховым взносам, начиная с отчётности за первый квартал 2021 года.

Read more

Уведомление о переходе на УСН

Госдума продлила срок подачи уведомления о переходе на УСН с ЕНВД до 31 марта 2021 года.

Read more

Контур.Экстерн

Вносим запись о поощрении и награждении

В носятся в трудовую книжку и записи о профессиональных заслугах сотрудника, наградах и поощрениях за хороший труд (сведения о взысканиях не заносятся). Все новые данные вписываются на основании приказа работодателя. Алгоритм записей тот же, что и в случае приема на работу, образец и правила заполнения трудовой книжки — выше.

Как заверить копию

Копия трудовой книжки выдается работнику на основании его письменного заявления. Сделать это нужно в течение трех рабочих дней после поступления заявления (ст. 62 ТК РФ).

Копия оформляется следующим образом. Осуществляется светокопирование всех заполненных страниц трудовой книжки, начиная с внутренней стороны обложки. При этом на каждой странице копии делается надпись (или проставляется штамп) о верности копии («Копия верна» или «Верно»). Эта надпись заверяется подписью работодателя или уполномоченного им лица с указанием ФИО, должности и даты.

На копии той страницы, где содержится последняя запись трудовой книжки, сразу после этой строчки вносится фраза «Работает по настоящее время». Эта запись также заверяется подписью работодателя или уполномоченного им лица с указанием ФИО, должности и даты.

Бухгалтерия Бесплатно вести табель учета рабочего времени в бухгалтерском веб‑сервисе

Заполнение трудкнижки при приеме на работу: прочие нюансы

Изучим, какие еще нюансы характерны для процедуры заполнения трудкнижки кадровиком при оформлении сотрудника на работу.

Эксперты рекомендуют обращать внимание на:

  • желательность указания полного наименования ИП, если работодатель имеет соответствующий правовой статус (то есть в первом поле графы 3 пишем «Индивидуальный предприниматель Иванов Петр Сергеевич»);
  • недопустимость каких-либо сокращений при записи текста на страницах трудкнижки;
  • необходимость вписывать сведения только в чистые поля трудкнижки (на них не должно быть каких-либо надписей или следов печати предыдущего работодателя).

Дубликат трудовой книжки

Он является официальным документом, который полностью заменяет первоначальную трудовую книжку. Дубликат — это оригинал документа, а не копия. Он оформляется в случае утраты трудовой книжки. Также его можно сделать, если первоначальная книжка физически не утрачена, но пришла в негодность (истрепалась, порвана, обгорела, залита жидкостью и т.п.).

Во всех этих случаях необходимо заполнить новый бланк трудовой книжки. При этом на титульном листе в верхнем правом углу делается запись (или проставляется штамп) «Дубликат». После этого указываются сведения о работнике на основании документов, действующих на дату заполнения дубликата. Порядок внесения этих сведений и подписания титульного листа такой же, как и при оформлении трудовой книжки человеку, впервые поступающему на работу.

Раздел «Сведения о работе» заполняется следующим образом.

В графу 3 без всякого заголовка, а также без присвоения номера и указания даты вносится запись об общем стаже сотрудника по состоянию на дату поступления на работу к действующему работодателю. То есть указывается общее количество лет, месяцев и дней, отработанных на всех предыдущих местах работы. Например: «Общий стаж работы 8 лет, 4 месяца 12 дней». Стаж подсчитывается на основании подтверждающих документов или трудовой книжки, если она не утрачена.

Далее вносятся конкретные записи о работе — от старых к свежим. Здесь действуют те же правила, что и при внесении записей о работе в исходный вариант книжки: в графе 1 ведется последовательная нумерация, в графы 2 и 3 переносятся данные из соответствующих документов, а в графе 4 приводится информация о документах, на основании которых внесены записи.

После этого нужно сделать запись о текущей работе у того работодателя, который выдает дубликат. В итоге этот документ обретает ту же силу, что и первоначальная трудовая книжка, и его можно использовать в кадровом делопроизводстве.

Следование перечисленным выше требованиям позволит правильно заполнить трудовую книжку в 2020 году, составить ее копию или дубликат. А значит, в случае проверки работодателю не грозит штраф по части 1 статьи 5.27 КоАП РФ. За нарушения, допущенные при заполнении трудовой книжки, или за ее отсутствие санкции могут составить: для организации — 50 000 руб., для ИП — 5 000 руб. Кроме того, корректное ведение трудовых книжек позволит избежать конфликтов с работниками, в том числе судебных разбирательств.

Статьи по теме:

  • Как проходит процедура увольнения по собственному желанию
  • Как составить приказ об увольнении сотрудника
  • Как оформить увольнение сотрудника в порядке перевода на другую должность или в другую организацию
  • Как составить трудовой договор с дистанционным работником
  • Как происходит увольнение сотрудника во время отпуска по собственному желанию
  • Должен ли оплачиваться больничный после увольнения
  • Как уволить сотрудника без его желания: что говорит закон
  • В каких случаях день увольнения считается рабочим днем
  • Может ли работодатель уволить инвалида и как это сделать
  • Как произвести расчет при увольнении сотрудника по собственному желанию
  • Как правильно составить заявление на увольнение по собственному желанию
  • Как уволиться без отработки по собственному желанию в 2020 году
  • Как происходит увольнение на испытательном сроке
  • Как происходит увольнение по сокращению
  • Как оформить увольнение за прогул
  • В каком размере выплачивается компенсация за неиспользованный отпуск при увольнении
  • Как проходит увольнение по статье за пьянство: порядок процедуры
  • Как осуществляется увольнение по статье за невыполнение должностных обязанностей: подробная инструкция
  • Как происходит увольнение в выходной день: подробное описание
  • Каков срок хранения личных дел уволенных сотрудников
  • Как исправить недействительную запись в трудовой: образец внесения изменений
  • Как правильно оформить увольнение по соглашению сторон
  • Компенсация при увольнении: виды выплат при увольнении
  • Обходной лист при увольнении: нужен ли он при увольнении, образец заполнения
  • Как правильно уволиться с работы по собственному желанию: пошаговая инструкция
  • Не выплатили зарплату при увольнении: куда обращаться с жалобой
  • Могут ли уволить беременную женщину с работы: причины для увольнения по ТК РФ
  • Образец приказа об увольнении
  • Справки при увольнении работника в 2019 году: какие справки работник получает на руки
  • Отработка при увольнении: в каких случаях необходима, а в каких ее можно избежать
  • Расторжение трудового договора по инициативе работодателя: основания, как оформить
  • Отпуск с последующим увольнением: как правильно оформить
  • Работодатель не подписывает заявление на увольнение: что делать работнику
  • Принуждение к увольнению: как себя вести работнику, что грозит работодателю
  • Приказ об увольнении за прогул: образец и бланк
  • Расторжение трудового договора по инициативе работника
  • Причины увольнения с работы: основания расторжения трудового договора
  • Увольнение по собственному желанию во время больничного: порядок процедуры
  • Увольнение по собственному желанию: статья Трудового кодекса
  • Увольнение в связи со смертью работника: пошаговая инструкция по оформлению
  • Процедура увольнения по Трудовому кодексу
  • Увольнение главного бухгалтера
  • Увольнение по соглашению сторон с выплатой компенсации: как оформить и рассчитать размер выплаты
  • Увольнение матери одиночки: кто попадает под льготную категорию?
  • Увольнение сотрудника в связи с утратой доверия, статья ТК РФ
  • Увольнение беременной женщины по срочному трудовому договору: важные нюансы
  • Увольнение директора ООО по собственному желанию: оформление
  • Увольнение пенсионера: законно ли это и как оформить увольнение?
  • Увольнение по состоянию здоровья
  • Увольнение по статье: за что могут уволить с работы, порядок оформления
  • Удержание за неотработанные дни отпуска при увольнении: подробная инструкция
  • Увольнение совместителя: как уволить внешнего или внутреннего совместителя
  • Увольнение работника предпенсионного возраста
  • Увольнение по срочному трудовому договору
  • Увольнение при банкротстве предприятия: увольнение сотрудников при банкротстве организации
  • Увольнение с отработкой 2 недели: как считать дни
  • Незаконное увольнение: последствия для работодателя
  • Компенсация за неиспользованный отпуск без увольнения: когда предоставляется, порядок оформления
  • Как рассчитать среднедневной заработок при увольнении: формулы и основные правила расчета
  • Выходное пособие при увольнении: размер пособия и когда оно положено
  • Выдача трудовой книжки при увольнении по ТК РФ: когда выдается трудовая книжка
  • 77 статья Трудового кодекса при увольнении: основания для расторжения трудового договора
  • Значение 33 статьи Трудового Кодекса при увольнении: официальный текст, что изменилось
  • Характеристика с места работы в суд: как правильно написать, структура документа, образец
  • Уведомление о сокращении должности: образец, порядок составления документа
  • Можно ли уволить беременную на испытательном сроке
  • Увольнение материально-ответственного лица по собственному желанию
  • Увольнение в связи с ликвидацией предприятия: : выплаты, процедура, образец уведомления
  • Увольнение генерального директора: варианты
  • Отзыв заявления об увольнении по собственному желанию: пошаговая инструкция, образец приказа на отзыв
  • Испытательный срок: статьи 70, 71 ТК РФ
Рейтинг
( 1 оценка, среднее 5 из 5 )
Загрузка ...