Вопросы-ответы Утерян больничный лист: как поступить

Содержание
  1. Восстановление в случае утери листа работником
  2. Что такое дубликат больничного листа?
  3. Что делать, если утерян листок нетрудоспособности?
  4. Кто может потерять документ?
  5. Причины и последствия потери больничного листа
  6. Оформление больничного листа
  7. Допускаются ли внесение изменений  при заполнении листка нетрудоспособности?
  8. Как получить дубликат больничного листа по беременности и родам
  9. Зачем в роддом копия больничного листа?
  10. Оформление
  11. Порядок оформления дубликата
  12. Утеря больничного: последствия
  13. В каких случаях выдается дубликат листка нетрудоспособности
  14. Утеря по вине работодателя
  15. Полезное видео
  16. Что делать, если работодатель потерял больничный лист работника
  17. Работа с электронным бланком больничного листа
  18. Преимущества
  19. В каких случаях выдается дублирующий бланк
  20. Справка о выдаче дубликата листка нетрудоспособности
  21. Пример заявления на выдачу дубликата больничного листа
  22. Образцы документов</h2
  23. Расчёт компенсации по болезни
  24. Лимиты оплаты больничных 
  25. Видео — Как восстановить больничный лист при утере
  26. Вопросы и ответы
  27. Внешний вид дубликата и его отличия от оригинала

Восстановление в случае утери листа работником

В письме № 15-03-11/12/7761 от 17.07.2013 ФСС РФ указывает на возможность восстановления испорченного или утерянного больничного свидетельства. Согласно Приказу Минздрава от августа 2007 года, дубликат документа выдаётся лечащим врачом сотрудника или председателем медицинской комиссии. Повторное оформление возможно только в случае, если пособие не было выплачено.

Важно! Ранее дубликат листа оформлялся исключительно после предъявления справки, полученной по месту работы, подтверждающей отсутствие факта выплаты компенсации по страховому случаю. Последние изменения упростили процедуру, сделав этот пункт необязательным. Но несмотря на это, в медицинском учреждении могут спросить справку — запрета на истребование нет.

Что такое дубликат больничного листа?

Это такой же документ, как и первичный больничный. Он имеет такое же правовое значение. На его основании работодатель обязан оплатить своему работнику дни пропуска по болезни.

Его получают в следующих случаях:

  • некорректное заполнение врачом медицинского учреждения или ответственным работником;
  • утеря по вине руководства или самого работника.

Обратите внимание! Копия больничного листа может быть выдана при наличии форс-мажорных обстоятельств, возникших у работодателя. Если есть соответствующее заключение, то медучреждение должно выдать дубликат.

Что делать, если утерян листок нетрудоспособности?

Прежде чем определить порядок действий в случае утери больничного свидетельства, стоит обратиться к законодательству.

В 2009 году правительством Российской Федерации были внесены изменения в Федеральный закон №255-ФЗ. Они касались вопросов обязательного медицинского страхования, а именно социальных пособий, включая компенсации по временной нетрудоспособности, которые должны обеспечиваться Фондом социального страхования (ФСС).

Важно! Чтобы получить денежные выплаты в полном объеме, нужно предъявить правильно оформленный больничный лист, который подтвердит наличие страхового случая.

Листок нетрудоспособности представляет собой голубой бланк со светло-желтыми полями. Буквы должны располагаться в пределах ячеек, не выходить за края. Слова заносятся печатным устройством или письменно заглавными буквами. Для этого используют чернила только чёрного цвета.

Врач не должен допускать ошибок и исправлений, иначе больному придется оформлять дубликат.

Если такой документ потерян, то необходимо повторно обратиться к врачу за выпиской дубликата. Порядок действий зависит от виновного лица. Потерять больничный может как работник, не донеся его до места службы, так и работодатель, например, бухгалтер в процессе вычислений пособия.

Задача работника – донести листок до работодателя и передать в бухгалтерию, далее за его сохранность несет ответственность лицо, получившее бумагу.

Кто может потерять документ?

Больничный лист может потеряться на разных этапах оформления периода временной нетрудоспособности. Поэтому виновниками могут выступать следующие лица:

  • врач вносит в этот документ сведения при первом посещении пациента, после чего листок остается в медицинской организации до следующего осмотра, причем во время этого периода может потеряться документ;
  • сотрудник получает листок от врача после выписки, так как именно он передает документацию работнику бухгалтерии или отдела кадров компании, в которой он официально трудоустроен, но всегда существует вероятность, что он потеряет документацию;
  • сотрудники фирмы, ответственные за заполнение или хранение листков, могут нарушить разные правила, что приводит к потере документации.

В каждой ситуации восстановление обладает своими особенностями. Поэтому все участники процедуры должны знать, что делать, если утерян больничный лист. Создание дубликата данного документа является достаточно сложным процессом.

что делать если потерял больничный лист

Причины и последствия потери больничного листа

Больничный лист может быть утерян по одной из следующих причин:

  • по неосторожности работника;
  • по вине сотрудника предприятия;
  • по вине медучреждения.

Так как в настоящее время все документы медучреждений регистрируются в электронной базе данных, порча или потеря листка нетрудоспособности не приводит к потере права на компенсационные выплаты – работнику будет выдан дубликат, в котором ставится соответствующая отметка (п. 57 Приказа Минздрава №624).

Несмотря на возможность восстановления листка, его утрата может стать причиной ряда затруднений для работника, вышедшего с больничного. К таким затруднениям относятся необходимость повторного визита в поликлинику и задержка в получении выплат. Получить разрешение непосредственного начальника на пропуск рабочего времени для визита в медучреждение тоже может быть непросто, особенно если больничный утерян по вине работника.

Оформление больничного листа

Форму бюллетеня, которая действует сейчас, ввели ещё семь лет назад и с тех пор её не изменяли. Её заполняют представители учреждения здравоохранения, где лечился работник, и затем кадровая служба или бухгалтерия организации. Листы выдают не только государственные, но и частные клиники, у которых имеется лицензия на оказание медуслуг по экспертизе временной неработоспособности. Перед визитом в коммерческую больницу нужно уточнить, могут ли врачи там оформлять больничный.

Важно! Самому пациенту вписывать что-либо в бюллетень запрещено. Иначе бланк признают испорченным.

Особенности заполнения документа разъясняются в соответствующих письмах ФСС 2011 года –  № 14-03-11/15-8605 от 14 сентября,  № 14-03-18/15-12956 от 28 октября, № 14-03-11/15-16055 от 23 декабря. В частности, там описано, что документ заполняется только чёрными чернилами прописными буквами, которые не должны выходить или соприкасаться с границами ячейки. Заполнение происходит рукописным способом или путем набора на персональном компьютере в установленной специальной программы. При распечатке нужно поставить прочерки в каждом пустом поле. Печать ставится, так, чтобы она не закрывала внесенные сведения, а  сканер считал бы их без проблем.

В больничном есть три раздела для заполнения:

  • В первый информацию вносит доктор или работник регистратуры лечебного учреждения. Здесь указывают данные пациента, организацию, тип трудовой деятельности (основное/совместительство), даты приёма у доктора. Когда время закрыть листок ещё не настало, а места для вписывания дат приёма уже нет, то медработник выписывает ещё один бюллетень, что указывается в основном документе. В первой части также указывают коды заболевания (их значение есть на обратной стороне бланка) и первый день выхода на работу.
  • Во второй раздел данные вносят представители работодателя после закрытия бюллетеня. Это информация об организации, вид трудовой деятельности, ИНН и СНИЛС работника, трудовой стаж, дата возврата на работу, средний размер дневной зарплаты, размер начисленного пособия, которое складывается из двух частей – средств нанимателя и бюджета соцстраха. Документ подписывают руководитель и главный бухгалтер, при наличии ставится печать организации.
  • Третий раздел представляет собой отрывную часть, которую заполняет представитель медицинской организации. Она нужна для внутренней отчетности.
Памятка по заполнению листка нетрудоспособности

Памятка по заполнению листка нетрудоспособности

Допускаются ли внесение изменений  при заполнении листка нетрудоспособности?

Их разрешено вносить только работодателю при обнаружении ошибок, например, при указании неправильных реквизитов компании, погрешностях в рассчитанном стаже работника, неверных расчётах компенсации. Недостоверная информация вычеркивают, верную указывают на обратной стороне, затем делается запись «исправленному верить», ставится печать и подпись ответственных лиц. Когда обнаружены неверные данные в разделах, наполняемых лечебным заведением, то бюллетень всегда возвращают в поликлинику, чтобы аннулировать и выдать  дубликат. Иначе фонд иногда отказывает в возмещении затрат на выплату пособия, тогда вопрос решается в судебном порядке.

Как получить дубликат больничного листа по беременности и родам

Требуется обратиться непосредственно к наблюдавшему вас терапевту, у которого сохранена вся отчетная документация. В случае осложненных родов (ранних или патологических), многоплодной беременности — листок нетрудоспособности оформляется медицинской организацией, где были приняты роды. Соответственно, копию получать следует там.

Зачем в роддом копия больничного листа?

С целью правильного расчёта срока бюллетени, будущей матери требуется иметь при себе копию бюллетени. Это обосновано тем, что роды могут принять патологический характер, что потребует увеличить восстановительный период.

Вопросы-ответы Утерян больничный лист: как поступить

Оформление

Итак, мы разобрались при каких случаях и обстоятельствах может быть утерян больничный лист, как получить дубликат документа — следующий по важности вопрос. К дубликату предъявляются те же требования, что и к первоначальному.

Вопросы-ответы Утерян больничный лист: как поступить
Это заполнение конкретной ручкой, и в отведенных для записи местах. Но есть здесь одно отличие, что проставляются не все периоды продления листка нетрудоспособности, а лишь дата начала и окончания периода лечения.

Документ может быть заполнен как письменным шрифтом, так и напечатан на компьютере. После закрытия больничного листа, все пустые ячейки зачеркиваются, дабы избежать дополнительных подписей и продления дат. Также при выдаче дубликата проставляется V в графе дубликат

.

После чего он подписывается ответственным лицом, проставляется окончательная дата. Врачебная комиссия, проверяет отсутствие , подписывает его.

Возможно вас так же заинтересует статья , из которой вы узнаете дополнительную информацию о медицинских обозначениях в бланке строгой отчётности.

Порядок оформления дубликата

В этом случае нетрудно понять, что делать если потерял больничный лист. Достаточно обратиться в медицинское учреждение для его повторной выдачи.

  • На бланке документа обязательно должна быть надпись «Дубликат»
  • Разрешено использование особого штампа для маркировки повторно выданного акта.
  • В новом бланке указывается весь оплачиваемый период, даже если в утерянном или испорченном было несколько записей с несколькими сроками.
  • Дубликат оформляется по такой же форме и в таком же виде, что и первоначальный документ.
  • Датой выдачи считается время повторного оформления.

Утеря больничного: последствия

Факт утери документа не несёт правовых последствий. Но выплата пособия будет задержана ровно на такое количество дней, сколько времени потребуется на восстановление. Не играет роли, кто виноват в данном факте, необходимо обратиться в то медучреждение, в котором был изначально выдан первичный лист.

Пособие начисляется в течение 10 дней с той календарной даты, когда листок будет принесён в бухгалтерию. Выдача денежных средств производится в дни выплаты ближайшей зарплаты. Важно представлять себе, что делать, если потерян больничный лист, для того чтобы получить вовремя свою компенсацию за дни болезни.

В каких случаях выдается дубликат листка нетрудоспособности

Он оформляется в следующих ситуациях:

  1. утеря первичного документа работником;
  2. ошибка врача при заполнении бланка;
  3. при наличии исправлений в документе;
  4. бланк заполнен не по инструкции (п. 56 Порядка);
  5. больничный лист поврежден работником.

Ошибки, которые часто встречаются в оформлении больничных:

  • неверные ФИО;
  • неправильно указанная дата рождения;
  • неправильно указаны периоды болезни и т.д.

Внимание! Технические помарки не считаются ошибками, выписка другого больничного не требуется.

женщина-доктор пишет ручкой на листе бумаги

К таким недочетам относят:

  • выход отдельных символов за границы поля;
  • лишние пробелы;
  • прописные, а не заглавные буквы;

Максимальный период болезни по одному листку нетрудоспособности составляет 30 календарных дней. Если месяц истек, а человек продолжает болеть, по решению врачебной комиссии больничный продлевается и выписывается новый документ, который является продолжением предыдущего. В новом бланке в поле “Продолжение листка нетрудоспособности” указывается номер первого больничного.

При длительном лечении в продолжении второго листка может выписываться третий и далее.

Нужно ли менять все больничные листы при порче одного? Нет, оформление дубликата для продолжения листка нетрудоспособности не требуется – меняется только бланк, в котором была допущена ошибка.

Утеря по вине работодателя

Некоторые сотрудники интересуются вопросом, что делать если работодатель потерял больничный? В ситуациях, когда документ ещё не был учтён бухгалтером, работнику достаточно обратиться в медицинское учреждение. Выдача и оформление документа происходит по стандартным правилам.

Правила заполнения больничного листа работодателем

Если утеря работодателем произошла после предоставления документа, то на предприятии собирается соответствующая комиссия. Решается вопрос, по какой причине возникли сложившиеся обстоятельства. Причин бывает несколько:

  • халатность ответственного лица;
  • стихийные бедствия;
  • форс-мажорные ситуации.

Для справки: предприятие обязано хранить больничные, подтверждающие факт временной нетрудоспособности сотрудника, в течение 5 лет. Поэтому работник не обязан отвечать за некомпетентность ответственных лиц.

Согласно письму ФСС №15-03-11/12-7761 от 17.07.2013, если потерян больничный лист на предприятии, работник может получить компенсацию по нетрудоспособности, предоставив дубликат. Но только если документ ещё не был учтён бухгалтерией.

Если во время проверки предприятия ФСС обнаруживает отсутствие листов нетрудоспособности без уважительной причины, то расходы на больничные вычёркиваются. Потеря документов во время переезда и прочее проявление халатности не может стать убедительным обстоятельством для оправдания.

В письме также подчёркивают, что получить дубликат может только сотрудник, предъявив паспорт на своё имя. В противном случае, когда документ был учтён бухгалтерией и утерян предприятием, повторная выдача не осуществляется.

Полезное видео

Данное видео расскажет вам о том, как восстановить больничный лист, если он утерян или пришел в негодное состояние:

Что делать, если работодатель потерял больничный лист работника

Случаются ситуации, когда больничный лист утерян руководителем компании. В этом случае созывается специальная комиссия, уполномоченная в рассмотрении сложившейся ситуации.

В том случае, если лист, подтверждающий временную нетрудоспособность, утерян вследствие непредвиденных ситуаций, будь то пожар, затопление, землетрясение и пр., руководством организации составляется протокол. В нем подробно описывается причина утери больничного документа, а после он передается в медучреждение для получения копии листа.

Помимо форс-мажорных ситуаций, лист может быть:

  • утерян из-за невнимательности, халатности работников бухгалтерии, отдела кадров;
  • испорчен во время заполнения вследствие допуска ошибок (дополнительно читайте о том, ).

Утеря бланка сотрудника из-за халатности организации – это серьезное нарушение дисциплины. В этом случае медучреждение вправе отказать в предоставлении копии больничного листа. По этой причине страховые выплаты сотрудник не получит. Все убытки из-за своего халатного отношения к работе возместит сотрудник бухгалтерии или кадрового отдела, по чьей вине и произошла потеря.

Вопросы-ответы Утерян больничный лист: как поступить

Работа с электронным бланком больничного листа

В качестве эксперимента с 2014 года в ряде субъектов РФ стали выдаваться листы нетрудоспособности в электронном формате. Положительно зарекомендовавший себя проект с осени 2015 года распространился на многие регионы страны, а с июля 2017 года электронный документооборот планируется внедрить повсеместно в РФ.

После указанной даты бумажные носители в течение некоторого времени еще будут использоваться параллельно с электронными вариантами.

Цель использования электронного подтверждения нетрудоспособности гражданина прежняя – подтвердить для работодателя состояние здоровья работника для возможности компенсации недополученного заработка. Отличие только в том, что информация записывается не на бумаге, а в электронную базу данных с первого дня обращения пациента в клинику.

После закрытия больничного документа информация по каналам связи передается в отделения ФСС и по месту работы пациента.

Преимущества

К числу положительных сторон нововведения относится то обстоятельство, что отпадает необходимость беспокоиться о сохранности ценной бумаги. Сам работник не будет тратить время на получение бумажного экземпляра, с его стороны исключается вероятность случайной потери или порчи больничного.

Оформленный в медицинском учреждении и хранящийся в электронной базе бюллетень не может потеряться. По нему не возникнут ситуации для выдачи дубликата, так как доступ к электронной версии есть у лечащего врача, отделения ФСС и бухгалтерии работодателя.

Существуют преимущества и для работодателя – нет необходимости обслуживать реальный архив и хранить длительное время бумажные носители информации, отсутствует возможность случайной или специальной потери (порчи) документа.

Законом будут определены четкие сроки, в течение которых предприятие должно оплатить пособие сотруднику. Отслеживание исполнения нормативных требований становится доступно отделениям ФСС. Поэтому после введения новой формы взаимодействия сторон задержек по оплате больничных листов быть не должно.

Кстати! На начальном этапе выдача справок по нетрудоспособности в электронном формате предполагается по согласию гражданина. Оба варианта больничного (бумажный, цифровой) имеют равную юридическую силу и действительны для предъявления в любую организацию.

В каких случаях выдается дублирующий бланк

Необходимость в выдаче дубликата больничного листа возникает по двум причинам:

  • утеря: может произойти по вине как работника, так и работодателя;
  • некорректное оформление.

При этом потерять бланк могут как сами временно бывшие нетрудоспособными граждане, так и работодатель. При отсутствии бланка больничного бухгалтерия не может начислить деньги, а сотрудник, соответственно, потребовать оплаты. И в первом, и во втором случае гражданин имеет основания для получения дубликата.

Оформление, причины для выдачи и правила заполнения бланков регламентируются нормативными актами Министерства здравоохранения. Дубликат больничного листа имеет аналогичную с оригиналом силу, потому выдается в ограниченных случаях, так как лишь два вышеперечисленных обстоятельства считаются весомой причиной их выдачи.

Справка о выдаче дубликата листка нетрудоспособности

Некоторые пациенты, считают, что дубликат больничного сопровождается справкой. Закон не предусматривает выдачу справок при оформлении дубликата. Единственное исключение – длительная болезнь, в течение которой выдано несколько листков нетрудоспособности. Это связано с тем, что каждый бланк имеет собственный уникальный номер. При восстановлении документа изменится и номер больничного, который должен быть указан в продолжении.

мужчина пишет ручкой на бумаге

Также для многих работников важно знать, как быстро выдадут дубликат больничного листа? Чтобы не менять все бланки, выдается справка, подтверждающая факт замены документа. Об этом говорится в п.3 Письма ФСС от 28 октября 2011 г. № 14-03-18/15-12956:

“В случае, если за период временной нетрудоспособности работнику было выдано несколько листков нетрудоспособности и один из них был испорчен с испорченного листка снимается копия, в которой медицинская организация указывает № нового листка нетрудоспособности, выданного взамен старого, или медицинской организацией выдается справка, подтверждающая факт замены листка нетрудоспособности с указанием № заменяемого листка нетрудоспособности”.

Справка, содержащая в себе период болезни, может быть выдана работодателю, потерявшему больничный лист, в качестве замены дубликату.

Пример заявления на выдачу дубликата больничного листа

Оно может выглядеть так:

Пример заявления на выдачу дубликата больничного листа

Образцы документов</h2

Заполненный больничный лист

Расчёт компенсации по болезни

Для её выплаты обязательно возникновение страховой ситуации  – 1) болезни, травмы сотрудника, 2) забота о больном члене семьи, 3) карантинная изоляция работника, детей до 7 лет или недееспособных родных, 4) долечивание, 5) протезирование и др.

Пособия рассчитываются по правилам:

  1. Первые три дня при недуге или травмах оплачивает компания, остальное время – соцстрах, при иных причинах выплаты идут из бюджета ФСС с начала пребывания на бюллетене.
  2. Компенсация начисляется за весь промежуток нахождения на больничном. Исключения перечислены в статье 9 ФЗ от 29 декабря 2009 года № 255-ФЗ: они учитывают законное отстранение от работы, если в этот период зарплата не начислялась.
  3. Сколько лет страхового стажа, таково и пособие.
  4.  Чтобы узнать среднюю оплату дневной смены, сложите все выплаты за двухлетний период, на которые насчитывалась страховка с учетом трудовой деятельности у других страхователей, затем поделите полученное число на 730.
  5. Затем определить процент компенсации по количества застрахованных лет.
  6. Расчет детских больничных осуществляется так: 1)​ 10 дней оплачиваются по обычной схеме, с 11 –ого насчитывается только половина средней оплаты дня.

Таблица 2. Расчёт компенсаций

Время страхования Сумма компенсации
Полгода и меньше Зависит от размера минимального размера оплаты труда: с 1 мая 2018 это 11 163 рублей
менее 5 лет 60% среднедневной оплаты труда
от 5 до 8 лет 80% среднего заработка
8 лет и более 100% среднедневной оплаты труда

Пример. Виктор Иващенко находился на бюллетене 10 дней, его трудовая выработка 8 лет (компенсация полная). За 2016-ый он получил 720 тысяч рублей (при расчете больничного будет учитываться максимально возможный лимит заработка, – это 718 тысяч),  за 2017-ый – 730 тысяч.

Сумма зарплаты за 24 месяца: 1 миллион 448 тысяч.

Среднедневной заработок: 1 тысяча 938 рублей 56 копеек

Компенсация за 10 дней болезни: 19 тысяч 835 рублей 62 копейки.

Важно! При компенсации внешним совместителям используется тот же принцип, впрочем, есть нюанс: если человек за расчетное время сменил несколько работодателей, то ему нужно получить от всех справки по форме №4-н, оформив пособие у любого из действующих нанимателей на своё усмотрение.

Дотацию по болезни может получить и ИП, если вносит регулярные платежи в соцстрах. В ситуации, когда индивидуальный предприниматель официально трудоустроен где-то ещё, то он может рассчитывать на двойные компенсации – и в качестве ИП, и как застрахованный наёмный работник.

Лимиты оплаты больничных 

  1. Предельный размер дохода для расчёта среднедневной оплаты труда, максимальная величина не больше 2 017,81 рублей.
  2. С даты проставленной метки о несоблюдении больным порядка нахождения на больничном, средний заработок исчисляется на основании МРОТ.
  3. Забота о родственниках имеет свои пределы по компенсации.

Видео — Как восстановить больничный лист при утере

Таблица 3. Лимиты на оплату больничного

Член семьи Максимум дней пребывания на больничном Оплачиваемые дни в году
Ребенок до 7-ми лет Безлимитно 60/90, когда заболевание тяжелое
Ребенок от 7до 15 лет 15 45, но не более 15 в каждом случае
Несовершеннолетний инвалид Безлимитно 120
Несовершеннолетний ребенок, имеющий в анамнезе ВИЧ, онкологическое заболевание и др. болезни по списку №255-ФЗ статья 6, пункт 5, п.п.4,5 Безлимитно Безлимитно
Иной родственник 7 30

Эксперты советуют самостоятельно ознакомиться с нюансами начисления компенсаций, описанных в статье 7 №255-ФЗ. Разобравшись, можно получать от государственного фонда и компании максимум.  К примеру, стоит рассмотреть возможность оформления бюллетеня по очереди всем членам семьи: матери, отцу, бабушке или определить, у кого из членов семьи наиболее выгодный вариант оплаты листка нетрудоспособности.

Вопросы и ответы

  1. Если мы потеряли листок нетрудоспособности, то попросить работника обратиться в медицинскую организацию?

Ответ: Медицинская организация при утрате листка нетрудоспособности может предоставить справку, где будут отражены реквизиты утраченного больничного листа. Данный запрос может сделать организация самостоятельно.

  1. Мой работодатель потерял мой больничный лист и отправляет меня в больницу за дубликатом. Мне его выдадут?

Ответ: Нет, Вам дубликат листка нетрудоспособности предоставлен не будет, но медицинская организация предоставит справку, которая будет служить документом, на основании которого будет произведена уплата пособия по временной нетрудоспособности.

Внешний вид дубликата и его отличия от оригинала

Оформление дубликата больничного листа в 2020 году практически не отличается от оригинала. Как и оригинал, дубликат заполняется на том же специальном бланке. Медучреждение обязано корректно записать информацию о пациенте, причине, по которой он отсутствовал на рабочем месте и о своей организации.

Основное различие с оригинальным документом будет состоять в изменении место положении галочки на поле «подлинник/дубликат». Теперь она будет располагаться у второго пункта.

Также необходимо учитывать, что датировка выдачи больничного не останется прежней: она изменится на тот день, когда была выдана именно копия.

Рейтинг
( 1 оценка, среднее 5 из 5 )
Загрузка ...