Уведомление сотрудников о начале отпуска

Порядок ухода сотрудника в отпуск

В период предоставления отпуска работник освобождается от выполнения каких-либо трудовых обязанностей, при этом за ним сохраняется заработная плата. Период в 28 дней положен всем гражданам (не входящим в льготную категорию), официально трудоустроенным на предприятиях, независимо от их формы собственности и статуса. Делается это ежегодно, по согласованной схеме.

Сотрудник в отпускеВ отпуск уходят даже работники, которые трудятся:

  • По совместительству;
  • Неполный день;
  • Дистанционно;
  • Со свободным графиком.

Ознакомление с графиком отпусков осуществляется отделом кадров под роспись в самом начале рабочего года. Подписывая документ, каждый соглашается с таким порядком и обязан соблюсти установленные сроки. Вопрос ухода на отдых регулируется законодательно. Основные положения прописаны в ТК РФ, Федеральных законах, письмах Роструда (№1693-6-1 от 30.07.2014 г). Существуют определенные правила предоставления отпуска:

  • Отдыхать гражданин должен каждый год не меньше 28 дней, а если он входит в льготную категорию, то 30 и больше.
  • Отказываться от отпуска в пользу денежной компенсации не допускается больше одного раза, на второй год потребуется выйти в обязательном порядке, в некоторых случаях даже принудительно.
  • График отпусков формируется в декабре, поэтому если есть желание получить период в конкретный промежуток времени, об этом лучше сообщить отделу кадров на стадии составления плана.
  • За три дня до начала отдыха работнику выплачивается положенная компенсация.
  • Если человек заболел, то период отпуска переносится или продлевается, если это произошло после выхода.

Важно знать! Внесение изменений в график отпусков допустимо, так как в первую очередь учитываются интересы сотрудников и производственная необходимость компании. Корректировки неизбежны в фирмах, где трудоустроены льготные категории граждан, имеющих право уходить на отдых в любое время по своему усмотрению.

Немного об отпусках

Официально трудоустраиваясь, то есть заключая с работодателем трудовой договор, работник приобретает все гарантированные ему законом обязанности и права.

Право на отпуск возникает у сотрудника спустя полгода после начала трудовой деятельности в организации. При этом за работником:

  • сохраняется его рабочее место;
  • сохраняется его средний заработок.

В соответствии со ст. 115 Трудового кодекса длительность основного ежегодного отпуска определена в 28 календарных дней. Некоторым категориям работников положено более продолжительное время отдыха. Как правило, это обусловлено:

  • наличием тяжелых условий труда;
  • нахождением рабочего места в местах с суровыми климатическими условиями (Крайний Север и приравненные к нему местности);
  • при ненормированной продолжительности рабочего дня и т.п.

Длительность дополнительного отпуска для каждой категории работников регламентируется соответствующими статьями Трудового кодекса РФ.

Кроме того, работнику предоставляются и другие виды отпусков:

  1. по беременности и родам;
  2. отпуск для прохождения сессии (аттестации) в среднем и высшем учебном заведении;
  3. неоплачиваемые отпуска.

Подготовка приказа о графике отпусков

Каждый работник имеет право на оплачиваемый отпуск один раз в году. Эта норма прописана в трудовом законодательстве. При этом обязательства по его предоставлению наложены на работодателя.

Часто работники не идут в отпуск, а работодатели отмалчиваются. Хотя в законе прописано, что непредоставление отпуска не может производиться в течение двух лет подряд.

Действенным способом отправления сотрудников в отпуск является составление графика. На основании документа происходит информирование работников о количестве отпускных дней, порядке их использования. Приказ о графике отпусков должен быть составлен своевременно в соответствии с определенными требованиями.

В каких случаях требуется уведомление

Составление уведомления происходит только в тех случаях, когда речь идет о предоставлении запланированного ранее отпуска, который был включен в предварительно утвержденный график.

Но в отношении уведомления существует одна особенность – его возможно подготовить только в тех случаях, когда речь идет об отпуске с конкретно установленными датами. Если таковых нет в графике, а указан только месяц, отпуск будет предоставляться по индивидуальному

заявлению

, что означает отсутствие необходимости в составлении уведомления.

Это же правило действует и в отношении тех отпусков, которые в график включены не были вообще, например, по причине составления такого графика до момента трудоустройства работника или выхода его из декрета.

Что делать, если работник не хочет ставить подпись о получении уведомления

Вручая уведомление, представителю работодателя нужно заручится подписью того, для кого оно предназначено. Но бывает так, что в силу различных обстоятельств работник отказывается ставить свою подпись под извещающим документом.

В этом случае нужно обязательно в присутствии свидетелей составить соответствующий акт, с указанием пояснений протестующего сотрудника (если их нет, значит так и написать «отказался ставить подпись без объяснения причин»).

Последствия невручения уведомления

Работодатель по трудовому законодательству обязан вручить документ, который уведомляет работника о предстоящем очередном отдыхе. Сотрудник же обязан закрепить подписью один экземпляр, что будет соответствовать о его уведомлении.

Если сотрудник не получил такой документ, то он может самостоятельно перевести дату отдыха на любое удобное время. Для этого работнику потребуется написать соответствующее заявление на имя главы организации. В нём необходимо указать, что он не был предупреждён об очередном отпуске и о его начале. Кроме этого, отсутствие уведомления может послужить серьёзным поводом для начала разбирательств со стороны трудовой инспекции. Именно поэтому пренебрегать данным документом и вручением его сотруднику не стоит.

Как составить приказ о графике отпусков

Для составления графика используется форма Т-7. Но работодатель имеет возможность на самостоятельное, по личному усмотрению, введение бланка графика

Важно, чтобы он содержал основные графы документа

Выделяют шесть обязательных к заполнению граф:

  1. В первом разделе прописывается структурное подразделение, в котором трудится работник.
  2. Вторая графа отражает данные о специалисте. К ним относят должность согласно штатному расписанию.
  3. Третья графа содержит фамилию, имя и отчество.
  4. В четвертом разделе указывается табельный номер.
  5. Пятый столбец необходим для указания количества дней отпуска (календарных), на которые может претендовать сотрудник. Отдельно указывается дробление отпуска (при желании работника и разрешении работодателя).
  6. Шестая графа содержит дату начала отпуска сотрудника.

После составления документа производится его заверение у руководства учреждения. Далее сотрудники знакомятся с подписанным документом.

Дополнительно могут быть введены графы с указанием фактической даты выхода работника, наслоения отпусков за два года друг на друга. Если в один период работник уходит в отпуск за предшествующий период, то ставится пометка в графике.

Для того, чтобы понять возможность ухода в отпуск за два года, стоит рассмотреть пример. Сотрудник принят на работу 25 июля 2018 года. Первый рабочий год у него заканчивается 7 июля 2018 года, а второй – 7 июля 2018 года. Если он возьмет отпуск в мае 2018 года (за первый год) и в ноябре 2018 года (за второй год), он может отгулять два отпуска.

Уведомление сотрудников о начале отпускаОтражаем информацию об отпуске в личной карточке

Если сотрудник заранее уходил в отпуск, то в графике отмечается отсутствие календарных дней на предстоящий период.

Для утверждения приказа о графике отпусков можно воспользоваться двумя способами. В первом случае руководитель лично подписывает документ, а во втором – издается приказ организации.

Первый способ предусматривает проставление визы начальника в верхнем правом углу документа. Второй вариант – создание приказа с утверждением графика отпусков, который будет являться приложением.

Образец 2021 года

uvedomlenie-predostavlenii-otpuska-95305.jpg

Важно помнить, что каждый работодатель должен придерживаться законам Российской Федерации и своевременно уведомлять своих сотрудников о предстоящем отпуске — не позже, чем за 14 дней до его начала. Иначе сотрудник сможет самостоятельно на законных правах выбрать дату положенного отдыха или же обратиться с жалобой в трудовую инспекцию.

Уведомляем работника

Форма уведомления об отпуске законодательством не определена, то есть каждый работодатель может составлять его с учетом требований к кадровым документам, установленным инструкцией по кадровому делопроизводству в конкретной организации.

Главное, чтобы уведомление четко отвечало на вопросы о том, кому оно адресовано и о чем оно сообщает. Структура его примерно следующая:

  1. «шапка», то есть сведения об организации, ее наименование, адрес, если необходимо, телефон;
  2. название, дата составления и регистрационный номер (если по правилам делопроизводства конкретной организации такие документы регистрируются);
  3. должность, фамилия, имя и отчество адресата уведомления;
  4. начальные и конечные даты отпуска;
  5. общее количество дней отпуска;
  6. подпись сотрудника, составившего уведомление;
  7. подпись самого сотрудника и дата ознакомления.

Дзен! Дзен! Дзен! На нашем Яндекс Дзен канале ещё больше особенных юридических материалов в удобном и красивом формате. Подпишитесь прямо сейчас →

Передача документа

Передать документ необходимо в обязательном порядке. Сделать это можно несколькими способами:

  1. на рабочем месте лично в руки;
  2. заказным письмом по средствам Почты России;
  3. через доверенное лицо.

В любом случае работодатель должен иметь после вручения свой экземпляр уведомления и подписью работника.

Если сотрудник не стал подписывать документ

Нередко бывает, что работник не согласен с датой выхода в отпуск. Поэтому отказывается подписывать уведомление. В таком случае лицо, направленное на передачу документа, должно позаботиться о наличии в этот момент двух свидетелей. В их присутствии необходимо составить акт об отказе подписи работника в документе, уведомляющем о начале положенного отпуска. В акте должны быть прописаны причины отказа сотрудника подписывать документ.

Нужно ли уведомление о начале отпуска

Данное уведомление требуется в силу диспозиции статьи 119-ой Трудового кодекса. Наименование предстоящего отпуска для заполнения уведомления не имеет значения — оплачиваемый организацией, или самостоятельно. Более того, сотрудник не сможет законно отправиться на отдых, будучи не проинформированным об его начале. Поэтому, сразу после получения оформленного заявления, генеральный директор прослеживает о своевременном информировании работника о таких данных.

Императивная надобность такого документа — соблюдение интересов условного работника. Не получив такие данные, и отправившись в отпуск, он, по сути, поступит не законно. За нарушение, сотрудник может подвергнуться серьезным санкциям. Речь будет идти о фактически несогласованном прогуле. А это одно из оснований, описанных в 81 статье ТК РФ.

За какой срок работник должен получить уведомление о начале отпуска?

В статьей 124 ТК РФ указывается на две недели. Очередной ежегодный отпуск по факту может составлять любой срок, но об его начале работник предупреждается за указанный срок наперед. На практике допускается информировать о начале примерно за неделю, что не является каким-либо нарушением. Трудовые диспозиции в этом случае имеют рекомендательный характер, который можно соблюдать частично.

Некоторые организации вообще не ведут график, поэтому с предоставлением законного отдыха у них возникают проблемы. Работник должен закончить ранее начатые дела, и свободно отправиться отдыхать на положенное время. Именно для этого требуется информировать о начале отпускного периода.

Работодатель не предупредил работника о времени начала отпуска и не издал приказ о предоставлении отпуска:

Трудовой кодекс РФ прямо не указывает, что делать, если работодатель не предупредил работника о времени начала отпуска и не издал приказ о предоставлении отпуска, а работник по-прежнему хочет пойти в отпуск в соответствии с графиком отпусков.

Учитывая, что график отпусков обязателен для работника и работодателя, работнику следует обратиться к работодателю с заявлением. Писать его лучше в 2 экземплярах. В нем нужно указать, что в зафиксированные в графике отпусков даты работник будет в отпуске. Один экземпляр следует передать руководителю организации или другому представителю работодателя. На другом экземпляре получить отметку о получении заявления работодателем и хранить его у себя.

Сделав это, работник может идти в отпуск в указанные в графике отпусков даты, даже если приказ о предоставлении отпуска не издан.

Кроме того, работник вправе обратиться в Государственную инспекцию труда с жалобой на действия работодателя:

  1. неоплату отпуска в установленный срок;
  2. отсутствие извещения об отпуске;
  3. отказ предоставить отпуск в соответствии с графиком отпусков.

Спасибо, что дочитали статью до конца! Все статьи на канале AnArta Law авторские и основаны на действующем законодательстве России. Подписывайтесь на канал, оценивайте статью!

Задавайте свои вопросы о трудовых и социальных правах в комментариях! Будем рады ответить на них.

Уведомление об отпуске: как составить, за сколько времени направляется и как ознакомить

Каждый работник, кто отработал в компании отрезок не меньше 6 месяцев, наделен право получить время отдыха. Для определения очередности ухода в отпуск всех работников компании разрабатывается специальный документ – график отпусков. Администрации нужно произвести уведомление об отпуске за 2 недели до его приближения.

Рейтинг
( 1 оценка, среднее 5 из 5 )
Загрузка ...