Сроки хранения приказов по личному составу. Правила учета и хранения кадровых документов

Нормативная база

Хранение и оформление кадровых документов в РФ регламентируется такими нормативными актами:

  • Трудовой кодекс РФ;
  • приложение к Постановлению Госкомстата РФ от 05.01.2004 г. № 1;
  • закон о персональных данных от 27.07.2006 г. №152;
  • приказ Минкультуры РФ от 25.08.2010 г №558 (в ред. от 16.02.2016 г.);
  • закон об архивном деле от 22.10.2004 г. №125-ФЗ;
  • Указ Президента РФ от 04.04.2016 №151;
  • Кодекс об административных правонарушениях (КоАП РФ).

Сроки хранения документов организаций

Обратите внимание: для сроков, которые зависят от даты оформления документов, используется обозначение «50/75 лет». 50 календарных лет должен храниться документ, оформленный после 2003 года, 75 лет — оформленный до 2003 года. Срок хранения с отметкой «ЭПК» означает, что после его истечения документ может быть отобран на постоянное хранение.

Категория документации Вид документов Прежние сроки Новые сроки
Налоговый учет Счета-фактуры 4 года 5 лет
Налоговый учет Реестры сведений о доходах физических лиц, представляемых налоговыми агентами 75 лет 5 лет
Налоговый учет Книги учета доходов и расходов ИП и организаций, применяющих УСН Постоянно 5 лет
Налоговый учет Расчеты по страховым взносам за своих сотрудников При наличии лицевых счетов — 5 лет

При отсутствии лицевых счетов — 50 лет (если документы оформлены с 2003 года)/75 лет (если документы оформлены до 2003 года)

50/75 лет
Налоговый учет Карточки индивидуального учета сумм начисленных выплат и страховых взносов При наличии лицевых счетов — 5 лет

При отсутствии лицевых счетов — 50/75 лет

При наличии лицевых счетов — 6 лет

При отсутствии лицевых счетов — 50/75 лет

Бухгалтерский учет Документы (акты, справки, переписка) о присвоениях, недостачах и растратах 5 лет, для части этой документации — постоянно 10 лет после возмещения ущерба; в случае возбуждения уголовных дел хранятся до принятия решения по делу
Бухгалтерский учет Документы о выплатах заработной платы и других выплатах (расчетно-платежные ведомости, расчетные листы) При наличии лицевых счетов — 5 лет

При отсутствии лицевых счетов — 50/75 лет

При наличии лицевых счетов — 6 лет

При отсутствии лицевых счетов — 50/75 лет

Кадровый учет Приказы о дисциплинарных взысканиях и документы, послужившие основанием для их вынесения 5 лет 3 года
Кадровый учет Заявки о потребности в иностранных сотрудниках 5 лет 1 год
Кадровый учет Документы о состоянии и мерах по улучшению условий и охраны труда, техники безопасности Постоянно 5 лет
Кадровый учет Карточки учета, книги, журналы, базы данных отпусков 3 года 5 лет
Кадровый учет Документы учета аварий и несчастных случаев на производстве Постоянно 45 лет
Кадровый учет Графики отпусков 1 год 3 года

Сроки хранения документов

С нами все ваши документы под надёжной защитой

Передача данных между вашим компьютером и сервером онлайн-бухгалтерии шифруется по протоколу SSL уровня, как в крупнейших банках. Каждые 15 минут все данные копируются на дополнительные сервера.

Получить бесплатный доступ

Общий подход к хранению документов

Бизнесмены обязаны организовать систему хранения для всех видов документов: налоговых, бухгалтерских, кадровых и т.п.

Отвечает за документооборот руководитель компании, но он может делегировать эту обязанность другим работникам. Предприниматель за хранение документов отвечает лично.

Основные правила работы с бумажными документами отражены в законе от 22.10.2004 № 125-ФЗ «Об архивном деле в РФ». Сроки хранения документов определены приказом Росархива от 20.12.2019 № 236.

По разным видам документов установлены различные сроки хранения. Чтобы не запутаться, дату начала хранения документа удобно отсчитывать с 1 января года, следующего за годом его составления.

Например, для всей документации, созданной в 2019 году, срок хранения начнется не с даты создания каждой формы, а с 1 января 2020 года. В этом случае не нужно следить за каждой бумагой отдельно. Если необходимо освободить место в архиве, то можно уничтожать все документы, у которых истек срок хранения 31 декабря предыдущего года.

Зачем архивировать кадровые документы

Кадровая документация издается по поводу отношений работников и работодателей. Последствия этих отношений проявляются на протяжении длительного времени. Потеря или порча трудовой книжки, потеря других бумаг приводит к необходимости их восстановить. Например, важно хранение трудовых договоров по кадровому делопроизводству. С их помощью восстанавливаются сведения о средних заработках для расчета пенсий или размера пособий.

РЕКВИЗИТЫ ПРИКАЗА

В соответствии с ГОСТ Р 6.30-2003 «Унифицированные системы документации. Унифицированная система организационно-распорядительной документации. Требования к оформлению документов», вне зависимости от вида, в приказе должен быть набор обязательных реквизитов.

Сроки хранения приказов по личному составу. Правила учета и хранения кадровых документов

Отметка об ознакомлении с документом не является реквизитом по ГОСТу, но обязательно оформляется в приказах по личному составу. Работник ставит подпись в специально отведенном для этого поле:

Сроки хранения приказов по личному составу. Правила учета и хранения кадровых документов

Или оформляет отметку от руки:

Сроки хранения приказов по личному составу. Правила учета и хранения кадровых документов

Последний вариант оформления встречается чаще, поскольку считается доказательством ознакомления.

Если в организации действует система электронного документооборота, с приказами по основной деятельности и АХД работников под роспись не ознакамливают.

Прием в работу задания автоматически означает ознакомление с ним.

Что касается оформления и структуры текста, то здесь наблюдаются различия, обусловленные видом создаваемого приказа.

Не по личному составу

Теперь понятно, какие документы относятся к долговременным. Только дело в том, что приказ о приеме работника на работу – это бумага, которая относится к личному составу. Но есть небольшое исключение из правил. О нем следует помнить.сроки хранения кадровых документов

О чем речь? Далеко не все приказы о трудоустройстве вместе с трудовым договором являются приказами по личному составу. Аналогичные бумаги имеют исключение. Есть так называемые приказы по основной деятельности. К ним из вышеперечисленных можно отнести:

  • Трудовой договор с соответствующим приказом.
  • Изменения трудового соглашения (о переводе на другую должность, например).
  • Документы об увольнении кадра.

Следует отметить, что по основной деятельности эти бумаги будут считаться только в отношении отдельных лиц. Обычно это руководители компании, а также бухгалтеры, начальники, заместители. Данные кадры часто прописываются в уставе компании. Это правило следует помнить, если работодатель хочет узнать, каковы сроки хранения приказов по личному составу. Далеко не все документы относятся к подобной категории.

Условия для хранения

Работодатель обязан обеспечить следующие условия:

Сроки хранения приказов по личному составу. Правила учета и хранения кадровых документов

Все многостраничные документы должны быть

подшиты

соответствующим образом (с использованием нитей) и заверены уполномоченным лицом.

Документация размещается в отдельном помещении, оборудованном шкафами или сейфами для хранения. Каждый из сейфов или шкафов запирается на ключ.

Трудовые книги всегда хранятся отдельно. Обычно в личном сейфе начальника кадрового отдела или самого руководителя предприятия. Здесь же хранятся ключи от всего архива (комнаты, отдельных шкафов и сейфов).

оплачивается ли больничный во время отпуска

Узнайте о интересном факте 

может ли муж получать декретные

?

Заболели в отпуске и намерены оформить себе больничный? Читайте 

здесь

 о правильном оформлении.

Грамотные советы и нужную вам информацию по расчету декретных вы узнаете в 

нашей статье

.

Налоговые документы

Основные сроки хранения налоговых документов можно найти в Налоговом кодексе.

Документы, необходимые для исчисления и уплаты налогов и взносов, в том числе документы, подтверждающие доходы и расходы, уплату (удержание) налогов, нужно хранить в течение четырех лет после окончания налогового периода, в котором документ был использован.

Документы, подтверждающие объем понесенного убытка, нужно хранить в течение всего срока, когда он уменьшает налоговую базу.

В приказе Росархива № 236 для организаций и ИП, применяющих УСН, установлен срок для хранения КУДиР – 5 лет.

Сроки хранения учетных документов по НДС установлены постановлением Правительства от 26 декабря 2011 г. № 1137. Так, 4 года нужно хранить книгу покупок и книгу продаж, включая дополнительные листы к ним. Срок отсчитывается с даты последней записи в книге.

А приказ Росархива № 236 установил срок хранения счетов-фактур – 5 лет.

Также 5 лет хранения  установлено для налоговых деклараций и расчетов по всем видам налогов. Кроме расчета по страховым взносам. Его нужно хранить 50 (75) лет. Карточки индивидуального учета сумм начисленных выплат и сумм начисленных страховых взносов, на основании которых начисляются страховые взносы, нужно хранить 6 лет, а при отсутствии лицевых счетов или ведомостей начисления зарплаты – 50 (75) лет.

Что делать, если срок не истек, но документ поврежден или испорчен

Кадровые акты, утраченные или испорченные, подлежат восстановлению:

  • это отвечает нормам законодательства;
  • защищает интересы работников;
  • отводит руководителей от ответственности по КоАП.

Утраченные подлинники восстанавливаются в несколько этапов:

  • составляется акт об утрате с указанием причин (халатность, чрезвычайное происшествие, массовая утрата или порча);
  • создание или заказ дубликата;
  • восстановление содержания;
  • сбор подписей сотрудников.

Например, срок хранения приказов по кадрам — 75 лет. Утраченные или испорченные приказы подлежат обязательному восстановлению. Дубликаты передаются в архив с указанием реквизитов акта ЭПЦ.

Как перейти на новую номенклатуру: пошаговая инструкция

Чтобы организовать текущий процесс делопроизводства и последующую передачу документов на хранение, нужна номенклатура дел. Это систематизированный перечень заголовков дел, заводимых в делопроизводстве в течение года, с указанием сроков их хранения. Такой перечень необходим для правильного формирования документов, организации их учета и сохранности, а также быстрого поиска.

Надо стремиться к тому, чтобы номенклатура дел отражала все функции и направления работы организации или ИП. Иначе в процессе делопроизводства неминуемо будут появляться документы, не включенные в номенклатуру, что может привести к нарушению порядка хранения и даже утрате документов.

Исходя из утвержденной приказом Минкультуры от 31.03.15 № 526 формы номенклатуры дел, можно рекомендовать следующую процедуру перехода на новую номенклатуру. Во-первых, необходимо ввести нумерацию структурных подразделений организации. Эти номера потребуются для формирования индекса дел, так как он включает в себя порядковый номер дела, а также номер структурного подразделения.

Сроки хранения приказов по личному составу. Правила учета и хранения кадровых документов

СПРАВКА

При многоуровневой внутренней структуре организации можно вводить сложные индексы, состоящие из групп цифр, отделяемых друг от друга дефисом. К примеру, отдельные номера могут присваиваться департаментам, отделам внутри департаментов и рабочим группам внутри отдела.

Вторым этапом при переходе на новую номенклатуру следует разработать правила формирования заголовков дел. При этом нужно исходить из того, что заголовок в четкой, но обобщенной форме должен отражать основное содержание и состав документации дела. Поэтому нельзя указывать просто «документы» или «переписка». Необходимо конкретизировать «документы по приему на работу» или «переписка с ИФНС».

Сроки хранения приказов по личному составу. Правила учета и хранения кадровых документов

ВНИМАНИЕ

В заголовке дела нельзя использовать неконкретные формулировки: «Разное», «Общая переписка», «Входящие документы» и т.п.

Третий этап предполагает распределение всех дел по срокам хранения, и введение соответствующего порядка делопроизводства, при котором документы сразу формируются по делам, исходя из срока хранения. Если при создании документации точное распределение по срокам хранения затруднительно, то вводится двоичная система: изначально все документы относятся к делам либо постоянного, либо временного хранения. А разделение дел временного хранения по конкретным срокам осуществляется уже на следующем этапе специалистами, отвечающими за ведение дел в организации.

Сроки хранения приказов по личному составу. Правила учета и хранения кадровых документов

ВАЖНО

Нужно ли включать в номенклатуру электронные документы? Пункт 96 ГОСТ Р 7.0.8-2013 «СИБИД. Делопроизводство и архивное дело. Термины и определения» определяет электронное дело как электронный документ или совокупность электронных документов и метаданных к ним, сформированных в соответствии с номенклатурой дел. Поэтому электронные дела включаются в общую с делами на бумажном носителе номенклатуру. При добавлении электронных документов в общую номенклатуру нужно руководствоваться теми же правилами, которые применяются в отношении «бумажной» документации.

Диадок Подключиться к системе «Диадок» для электронного документооборота с контрагентами

Что делать с документами после ликвидации бизнеса

Срок «жизни» бизнеса может быть намного меньше срока хранения документов. Если юридическое лицо или ИП ликвидируется, то документы, подлежащие хранению, необходимо сдать в архив.

Можно воспользоваться услугами любого архива – как муниципального, так и частного. При большой загруженности учреждение может отказаться принимать документы небольшого срока хранения (например, налоговую документацию).

В этом случае учредители должны самостоятельно обеспечить сохранность бумаг до окончания установленного срока. Но документацию длительного срока хранения (более 10 лет), а к ней, в основном, относятся кадровые документы, архив точно примет.

В некоторых субъектах РФ налоговики не выдают лист записи об исключении компании из ЕГРЮЛ без справки о сдаче документов в архив.

Кроме того, ликвидационная комиссия обязана закончить все дела организации, в том числе и позаботиться о документации. Если этого не сделать, то ликвидаторы могут быть привлечены к административной ответственности по ст. 13.25 КоАП РФ. Штраф для должностного лица в данном случае составит от 2,5 до 5 тыс. руб.

Примечание

Срок хранения 50/75 лет означает, что документы, законченные делопроизводством до 1 января 2003 года, хранятся 75 лет; законченные делопроизводством после 1 января 2003 года, хранятся 50 лет.

Документы, образовавшиеся в процессе деятельности источников комплектования государственных и муниципальных архивов архивными документами, подлежат экспертизе ценности по истечении установленных сроков хранения.

Документы по личному составу, образовавшиеся в связи с прохождением гражданами государственной службы, не являющейся государственной гражданской службой, хранятся в государственных органах, в которых граждане проходили государственную службу, не являющуюся государственной гражданской службой, в течение 75 лет после прекращения государственной службы с проведением экспертизы ценности документов после истечения указанного срока хранения (статья 22.1 федерального закона № 125-ФЗ от 22 октября 2004 г. “Об архивном деле в Российской Федерации”).

Сроки хранения кадровых документов

Сроки хранения таких документов с 18.02.2020 регламентируются пунктом 8 раздела II приказа Росархива. Для определенных документов срок хранения зависит от даты их оформления. Срок хранения документов, оформленных до 2003 года — 75 календарных лет, начиная с года, следующего за годом их создания. Кадровые документы, созданные после 2003 года, нужно хранить не менее 50 лет. В перечень кадровой документации входят трудовые и гражданско-правовые договоры, договоры авторского заказа, личные карточки сотрудников, а также невостребованные оригиналы их трудовых книжек, дипломов, военных билетов, удостоверений, свидетельств.

Для некоторых документов установили специальный срок хранения, которого раньше не было:

  • документы о дисциплинарных взысканиях – 3 года;
  • заявления о выдаче документов, связанных с работой, и их копии – 1 год;
  • документы учета инструктажа по охране труда (вводного и на рабочем месте) – 45 лет.

Сроки хранения

В государственных и муниципальных организациях документацию комплектуют в установленном порядке для передачи в архив. А вот в коммерческих — все не так просто. Ответить на вопрос, как определяются сроки хранения персональных данных и других сведений и документов, помогут ЛНА организации. Они составляются на основе существующих НПА и сложившейся практики делопроизводства.

Пример:

Необходимо учесть особую роль экспертной комиссии при установлении периода, в течение которого необходимо хранить дела в кадровой службе. В схеме 1 увидим задачи, решаемые вышеуказанным органом.

Сроки хранения приказов по личному составу. Правила учета и хранения кадровых документов

Положение о работе такой комиссии, как правило, разрабатывается на основе Приказа Росархива №2 от 19.01.1995 «Об утверждении примерного положения о постоянно действующей экспертной комиссии учреждения, организации, предприятия».

При установлении времени иногда используются пометки такого вида:

  • по данным протокола (ЭК), если таковой не имеется, используется приказ о сроках хранения документов в организации, которым закрепляется решение о необходимости хранить документы или уничтожить их;
  • «до минования надобности» или «до замены новыми», т.е. время устанавливается организацией самостоятельно (не менее 1 года).

Срок хранения документов по номенклатуре дел начинается с 1 января следующего календарного года. Дела с истекшими сроками хранения готовятся к уничтожению.

Уменьшать сроки хранения, заявленные в перечнях или нормативных актах, недопустимо. Если два нормативных акта устанавливают разный срок хранения для одного и того же типа информации, выбор делают в пользу большего.

Для наглядности приведем примерные перечни документов со сроками хранения:

Таблица сроков хранения кадровых документов в организации в 2020 году

Постоянное

Положение о защите персональных данных

П. 8 ч. 1 ст. 86 ТК РФ

Положение об оплате труда (премировании и материальном стимулировании)

ст. 21 ТК РФ

Положение об аттестации

Положение о системе обучения

ст. 196 ТК РФ, ст. 197 ТК РФ

Приказы по основной деятельности

Длительное

Приказы о приеме, переводе, увольнении, об отпусках без сохранения содержания

Ст. 68, 72.1, 77, ч. 1 ст. 80, п. 6 ч. 1 ст. 81 ТК РФ

75

Личные карточки работников (Т-2)

Постановление Госкомстата №1 от 05.01.2004

75

Журналы, книги регистрации приказов о приеме, переводе, увольнении

75

Табели учета рабочего времени

Ч. 3 ст. 91 ТК РФ

  • 5;
  • при вредных и опасных условиях труда — 75

Трудовые договоры, соглашения к ним

Ст. 16, ст. 56, ст. 57, ст. 67 ТК РФ

75

Ограниченное

Протоколы заседаний, постановления аттестационных и квалификационных комиссий

10

Приказы о предоставлении очередных и учебных отпусков

Ст. 114, 115, 116, 117, 118, 119, 173 ТК РФ

5

Расчеты, анализы, справки о пересмотре и применении норм выработки, расценок, тарифных сеток и ставок, совершенствовании различных форм оплаты труда

Ст. 135, 144, 147 ТК РФ

5

Заявки, сведения, переписка о потребности в работниках, сокращении (высвобождении) работников

5

Переписка об установлении и выплате персональных ставок, окладов, надбавок

5

Приказы по личному составу (повышение квалификации, премирование и поощрение работников, отпуск по уходу за ребенком или без сохранения заработной платы и др.)

Ст. 6 перечня Росархива от 06.10.2000

75

Приказы о командировании, о дежурствах

5

Приказы о дисциплинарных взысканиях

3

Книги, журналы, карточки учета отпусков, выдачи справок о заработной плате, стаже, месте работы

5

Журналы учета рабочего времени

1

Графики предоставления отпусков

ст. 123 ТК РФ

3

Правила внутреннего трудового распорядка

Ч. 4 ст. 189 ТК РФ

1

Перечень профессий с вредными условиями труда

ст. 221 ТК РФ

ДЗН (до замены новыми)

Срок хранения входящей и исходящей корреспонденции

5

Таблица сроков хранения договоров в организации в 2020 году
Наименование Статья перечня Срок хранения
Договоры гражданско-правового характера о выполнении работ, оказании услуг физическими лицами, акты сдачи-приемки выполненных работ, оказанных услуг 301 50/75 лет
Документы (расчеты, заключения, справки, переписка) к договорам, соглашениям, контрактам 12 5 лет
Учредительные договоры общества, хозяйственного товарищества 29 Постоянно
Государственные, муниципальные контракты на закупку товаров, работ, услуг для обеспечения государственных и муниципальных нужд 224 5 лет ЭПК после истечения срока действия контракта, прекращения обязательств по контракту
Договоры, соглашения, контракты, не указанные в отдельных статьях Перечня, документы (акты, протоколы разногласий) к ним 11 5 лет ЭПК после истечения срока действия договора, после прекращения обязательств по договору
Таблица сроков хранения бухгалтерских документов в организации в 2020 году
Наименование Статья перечня Срок хранения
Годовые отчеты 269 Постоянно
Квартальные отчеты 269

5 лет.

При отсутствии годовых отчетов — хранятся постоянно

Месячные отчеты 269

1 год

при условии, что в компании формируется квартальная и годовая отчетность. Если нет, то хранить постоянно

Акты аудиторских проверок 287

5 лет

  • кроме актов по годовой отчетности;
  • акты по годовой хранятся постоянно
Документы учетной политики 268

5 лет.

Отсчет срока начинают с первого дня действия новых

Любая первичка, в частности:

  • переписка с контрагентами по поводу контрактов;
  • чеки и квитанции;
  • банковская и кассовая;
  • акты на списание имущества, ТМЦ;
  • кассовые ордера;
  • накладные и т.д.
278

5 лет.

Отсчет срока начинается с момента окончания отчетного года

Регистры бухучета, в том числе:

  • журналы операций;
  • учетные карточки и книги учета;
  • главная книга
277

5 лет,

если проводилась ревизия

Сведения о дебиторской и кредиторской задолженности 267

5 лет

с момента погашения долга

Информация о недостачах, растратах, кражах 277

10 лет

  • с момента погашения долга, если он закрыт;
  • если идет суд, то до вынесения решения
Ведомости на выдачу зарплаты, пособий, материальной помощи и иных выплат 295

Не менее 6 лет.

При отсутствии лицевых счетов:

  • 50 лет, если документы окончены делопроизводством после 01.01.2003;
  • 75 лет, если документы окончены делопроизводством до 01.01.2003

Срок хранения не истек, а документ испорчен — что делать?

Из представленной в предыдущем разделе таблицы видно, что частично испорчены табели учета рабочего времени, срок хранения которых по Перечню составляет 5 лет. Поскольку оформлялись эти данные самим работодателем и информация об отработанном сотрудниками ООО «Премьера» времени сохранилась в компьютере бухгалтерии, вопрос о восстановлении испорченных экземпляров трудности не представляет.

Просто выбросить пришедшие в негодность табели (без их замены на аналогичные) нельзя — тогда произойдет самовольное уменьшение нормативно установленных сроков хранения данного вида кадровых документов. А это грозит наказанием для руководства фирмы (ст. 27 закона «Об архивном деле в РФ» № 125-ФЗ).

А вот от части графиков предоставления отпусков можно избавиться — их необходимо сохранять всего 3 года, и к моменту сортировки кадровой документации он уже истек (кроме графиков за 2017-2019 годы). Восстанавливать выцветшие экземпляры за 2009–2016 годы не придется.

Трудночитаемые списки премированных работников за 2010–2013 годы можно уничтожить в полном объеме — их 5-летний срок хранения тоже закончился.

А вот отлично сохранившиеся анкеты соискателей на рабочие места в ООО «Престиж» за 2015–2019 годы, а также списки работников фирмы, ушедших на пенсию в 2009–2019 годах, необходимо отсортировать, отложив на хранение те, по которым срок хранения продолжается.

Отсутствующие личные дела сотрудников подлежат оформлению (или восстановлению), остальные — доукомплектованию с последующей организацией их хранения в течение установленных Перечнем 50/75 лет.

Необходимо отметить, что просто выкинуть документы с истекшим сроком хранения нельзя. В этом случае предусмотрена специальная процедура, предусматривающая экспертизу документов с оформлением специального акта. Только затем бумаги утилизируются подходящим для компании способом.

Ознакомиться с процедурой уничтожения документации можно в статье «Уничтожение документов с истекшими сроками хранения (акт)».

ОСОБЕННОСТИ ОФОРМЛЕНИЯ ТЕКСТОВ ПРИКАЗОВ

  • Текст приказа состоит из двух частей. Текст приказа, если только документ не составляется по утвержденной Госкомстатом форме, всегда имеет четкую структуру. Он делится на две части: констатирующую и распорядительную. Друг от друга части отделяются словом «ПРИКАЗЫВАЮ» (см. Примеры 2 и 3).

Сроки хранения приказов по личному составу. Правила учета и хранения кадровых документов

  • Управленческие решения в приказе нумеруются. Если решения оформить как маркированный список, то сослаться на какой-то из пунктов распорядительного документа в этом случае будет невозможно. Пунктов просто нет. Есть точки, галочки или другие знаки, в зависимости от того, что нравится секретарю. А сослаться на точку довольно затруднительно. Для сравнения приведем два варианта оформления распорядительной части текста приказа:

Сроки хранения приказов по личному составу. Правила учета и хранения кадровых документов

  • Текст приказа излагается от первого лица. Часто секретарей смущает необходимость формулировать управленческое решение руководителя от первого лица и употреблять такие фразы, как: «ПРИКАЗЫВАЮ», «подготовить проект и представить мне на утверждение», «контроль оставляю за собой» и т.д. Однако именно так и должен оформляться распорядительный документ, издаваемый в условиях единоначалия. Несмотря на то что автором текста приказа почти всегда является рядовой сотрудник организации, документ издается от имени руководителя, отсюда и грамматическая форма первого лица единственного числа.

Архивы

Независимо от того, о каких именно приказах по личному составу идет речь, в каждой компании предусмотрено архивное хранение документов. Это наиболее распространенная форма учета бумаг. Причем всех. Не обязательно по личному составу. В архивы все данные отправляются после того, как в них отпадает надобность. Либо те, что уже исполнены. Например, личные дела сотрудников. Как только подписан приказ об увольнении, а также дело закрывается, оно должно быть отправлено в архив для хранения на установленный срок. Существует несколько типов сортировки данных, но о них немного позже.

Для начала следует отметить, что архивы могут быть представлены в виде бумажной формы (обязательно), а также электронной. Независимо от этого компания выбирает принципы систематизации хранящейся информации. Архивные данные имеют опись. В ней представлен краткий список всей хранящейся документации. Архивное хранение документов – самая удобная форма учета данных. Она используется и в бумажном, и в электронном виде. Следует отметить, что временные документы не заносятся в архив. Они прилагаются к основным бумагам, а затем уничтожаются. Рекомендуется все приказы временного хранения отправлять в отдельное место и не совмещать их с долговременными или кратковременными.

приказ о приеме работника на работу

Рейтинг
( 1 оценка, среднее 5 из 5 )
Загрузка ...