Составление табеля учёта рабочего времени по формам Т-12 и Т-13

Содержание
  1. Узнай, как получить 70 шаблонов для настройки отдела продаж ценность 1 500 000 руб.
  2. Что такое рабочее время по ТК РФ
  3. Что представляет собой документ?
  4. Командировка: как учитывать командировочные часы рабочего
  5. Режим работы
  6. Заполняем фрагмент табеля (ф. 0504421) с регистрацией фактических затрат рабочего времени.
  7. Организация табельного учета рабочего времени
  8. Где найти «Табель учета рабочего времени» в 1С: Бухгалтерия 8.3?
  9. Что содержит в себе документ?
  10. Обозначения и коды в таблице
  11. Правильное заполнение табель-учёта: 3 формы, образцы и обозначения
  12. Ключевые требования к заполнению табеля в 2018 году
  13. Таблица: коды Госкомстата для внесения в табель в 2018
  14. Инструкция по заполнению табеля рабочего времени по форме Т-12
  15. Титульный лист
  16. Табличная часть
  17. Выходные и праздничные дни в табеле
  18. Сколько должен храниться табель
  19. Какие проблемы могут возникнуть в организации из-за неправильного заполнения табеля
  20. Особенности ведения табеля бюджетниками
  21. Где можно найти коды для заполнения формы Т-13?
  22. Сроки хранения
  23. Какие программы используют для ведения табеля
  24. Учет и налоги
  25. Как корректировать табель, как вносить исправления: инструкция

Узнай, как получить 70 шаблонов для настройки отдела продаж ценность 1 500 000 руб.

Оставляйте заявку

Что такое рабочее время по ТК РФ

Время, которое работник тратит на выполнение своих обязанностей согласно должностной инструкции, называется рабочим. Оплата труда рассчитывается с учетом отработанных часов.

Это понятие исчерпывающе определено в статье 91 Трудового Кодекса Российской Федерации. Составлять внутренние документы компании о рабочем времени сотрудников необходимо в соответствии с её содержанием.

Учет рабочего времени — это методика подсчета часов, которые сотрудник фактически посвятил своим рабочим обязанностям. Сведения вносятся в табель, который законодательство обязывает вести каждое предприятие независимо от его размера.

Законом также устанавливается две обязательных формы для табелей. Это Т12, если документ будет заполняться вручную. В автоматических программах ведётся форма Т13.

Табель формы Т-13

Форма Т-13

Особый интерес представляет расшифровка к форме Т12. В ней можно найти все возможные условные обозначения для ведения табелей в соответствии с действующим законодательством.

В учете времени также важно опираться на Производственный календарь, который публикуется на год вперёд до его наступления. Если день отмечен как праздничный, а сотрудник при нормированном графике присутствует на работе, время потребуется оплатить по повышенной ставке.

Для работодателя налаженный механизм учета важен и с другой стороны. Если просто оплачивать пребывание сотрудника на рабочем месте, то так и разориться недолго. Эффективный контроль часов, которые фактически посвящены работе, позволяет существенно повысить продуктивность сотрудников. Причем, к ним даже необязательно применять санкции. Работоспособный способ учета — надежная прививка от желания зависать в социальных сетях в рабочее время.

Что представляет собой документ?

Речь идет об обязательном документе, который организации в обязательном порядке составляют каждый месяц. На его основе сотруднику начисляется зарплата и отпускные, а также положенные командировочные. Сам бухгалтер обычно табель не заполняет. Он получает сведения от подразделений, а затем формирует расчетную ведомость и начисляет зарплату.

Наглядно документ выглядит как таблица, в которой отражаются все выходы и неявки за месяц, а также часы, которые сотрудник отработал за определенный день. Указываются и причины отсутствия работника.

До того, как форма табеля стала доступна в программах 1С 8.3, этот документ приходилось заполнять в Excel. Конечно, на это уходило много времени, что вызывало неудобство.

Сейчас табель легко формируется в 1С. Расскажем, где его отыскать в программе и как корректно настроить заполнение.

Командировка: как учитывать командировочные часы рабочего

Если сотрудник уехал по работе в другой город, то проконтролировать его деятельность невозможно. Работник сам должен утверждать количество командировочных часов. Если длительность рабочей поездки превышает 1 сутки, дополнительно потребуется оформить командировочное удостоверение.

Сотруднику положена доплата за ведение табеля учёта. Это дополнительная обязанность, которая оплачивается в установленном порядке.

Режим работы

Понятие режима рабочего времени включает в себя порядок распределения нормы рабочего времени сотрудника в конкретной организации в течение определенного периода (сутки, неделя, месяц). И здесь можно выделить несколько вариантов:

  • ненормированный рабочий день;
  • режим гибкого рабочего времени;
  • сменная работа;
  • разделение рабочего дня на части и др.

Общие для предприятия положения указывают в коллективном договоре или в Правилах внутреннего трудового распорядка, режим конкретного сотрудника — в его трудовом договоре.

В документе, который регламентирует режим работы сотрудника, должно быть прописано несколько важных моментов. Во-первых, продолжительность рабочей недели. Это может быть стандартная 5-дневная рабочая неделя, плавающие выходные, работа 2 через 2 и пр.

Как бы ни была организована трудовая неделя, вы должны обеспечить сотрудникам обязательные дни отдыха — не менее 42 часов подряд (ст. 110 ТК РФ). Исключение — вахтовый метод: допускается только 1 выходной в неделю.

Второй важный вопрос — продолжительность ежедневной работы (смены). В большинстве случаев это 8-часовой рабочий день, но существуют и другие варианты, например, сокращенный день для определенных категорий сотрудников (несовершеннолетние, инвалиды, сотрудники на вредных и опасных производствах и пр.).

Обратите внимание на такое понятие, как «ненормированный рабочий день». Оно не подразумевает работу в выходные, праздники или по ночам. Речь идет только о превышении нормальной продолжительности рабочего дня. Такой формат занятости оплачивается в обычном размере, но работнику полагается дополнительный оплачиваемый отпуск сроком не менее 3 дней.

Врезка: Ненормированный рабочий день не фиксируется в табеле учета рабочего времени. В табеле проставляются часы стандартного рабочего дня, а указание на особый режим работы и продолжительность дополнительного отпуска содержится в трудовом договоре.

В документах может быть отражено разделение рабочего дня на части, гибкое рабочее время и иные варианты, допустимые законодательством.

В трудовом договоре или в Правилах внутреннего распорядка обязательно указывается время начала и окончания рабочего дня, время и продолжительность перерывов на отдых и обед (не менее 30 минут и не более 2 часов).

Заполняем фрагмент табеля (ф. 0504421) с регистрацией фактических затрат рабочего времени.

Предположим, что учетной политикой учреждения установлено: в табеле (ф. 0504421) отражаются фактические затраты рабочего времени сотрудников учреждения. Воспользовавшись условиями, приведенными в предыдущем примере, рассмотрим, как будет выглядеть фрагмент табеля (ф. 0504421).

Заведующий отделом (установлен 8-часовой рабочий день) в период с 19.06.2017 по 30.06.2017 находился в ежегодном оплачиваемом отпуске. Бухгалтер (установлен 8-часовой рабочий день) в период с 13.06.2017 по 16.06.2017 находился в командировке, остальные дни отработал полностью. Воспитателю (работает по графику 2/2 по 12 ч в дневную смену) в период с 05.06.2017 по 06.06.2017 был предоставлен отпуск по семейным обстоятельствам без сохранения заработной платы, остальное время отработано им полностью.

Фрагмент табеля учета использования рабочего времени за июнь 2017 года заполняется следующим образом:

Должность

Числа месяца

1

2

3

4

5

6

7

8

9

10

11

12

13

14

15

Итого дней (часов) явок (неявок) с 1-го по 15-е число

16

17

18

19

20

21

22

23

24

25

26

27

28

29

30

Всего дней (часов) явок (неявок)

Заведующий отделом

8

8

8

8

8

8

8

8

8

8

80 ч

Ф

Ф

В

В

Ф

Ф

Ф

Ф

Ф

В

В

В

Ф

Ф

Ф

11 дн.

8

88 ч

Ф

В

В

О

О

О

О

О

В

В

О

О

О

О

О

11 дн.

Бухгалтер

8

8

8

8

8

8

8

56 ч

Ф

Ф

В

В

Ф

Ф

Ф

Ф

Ф

В

В

В

К

К

К

7 дн.

8

8

8

8

8

8

8

8

8

8

126 ч

К

В

В

Ф

Ф

Ф

Ф

Ф

В

В

Ф

Ф

Ф

Ф

Ф

17 дн.

Воспитатель

12

12

12

12

12

12

72 ч

Ф

Ф

В

В

А

А

В

В

Ф

Ф

В

В

Ф

Ф

В

6 дн.

12

12

12

12

12

12

12

12

168 ч

В

В

Ф

В

В

Ф

Ф

В

В

Ф

Ф

В

В

Ф

Ф

14 дн.

Обращаем ваше внимание на то, что при использовании этого способа заполнения табеля (ф. 0504421) в нем отражается только фактически отработанное время. Дни неявок обозначаются соответствующим кодом.

Организация табельного учета рабочего времени

Как организовать учет рабочего времени?

Для правильного и объективного заполнения этой бумаги необходимо располагать первичной информацией о явке сотрудников на работу, о причинах и продолжительности пропуска, периодах нахождения на больничном и т.д.

Если на предприятии работает несколько десятков, сотен или тысяч сотрудников, специалисты кадровых служб не в состоянии отследить соблюдение нормы рабочего времени для каждого служащего.

Чтобы получить достоверную информацию о соблюдении трудовой дисциплины, необходима организация табельного учета. Она может осуществляться по следующим направлениям:

  • исходные сведения о явке или отсутствии сотрудников представляют начальники структурных подразделений;
  • на предприятии вводится система электронного учета времени прихода и ухода с работы, а регистрационные данные через определенные промежутки поступают в кадровую службу;
  • кадровые специалисты получают исходные данные из внутреннего документооборота — заявления работников, приказы начальства или руководителей структурных подразделений, объяснительные, листы нетрудоспособности и т.д.

Обратите внимание!

Как правило, принципы учета рабочего времени фиксируются в локальных трудовых актах, что позволяет избежать возникновения спорных ситуаций.

Для своевременного получения сведений о рабочем времени каждого сотрудника в кадровую службу передаются все приказы по штату — о приеме на работу или расторжении трудовых договоров, о предоставлении ежегодных отпусков, о направлении в командировки, о предоставлении отгулов или неоплачиваемых периодов отдыха и т.д.

При выходе на рабочее место за пределами утвержденного графика каждый сотрудник пишет заявление, так как на основании табеля ему может начисляться повышенный размер заработной платы (например, за работу в выходные или праздничные дни). Если на предприятии предусмотрен сменный график работы, применяется специальный порядок отражения отработанных дней.

В настоящее время форма Т-12 (учет рабочего времени в ручном режиме) применяется редко, обычно компании используют форму Т-13.

Если в организации работают несколько человек, для учета отработанного времени достаточно заполнить один лист табеля в письменной форме. Однако ввиду удобства электронных учетных форм в большинстве случаев применяется электронный бланк Т-13.

Где найти «Табель учета рабочего времени» в 1С: Бухгалтерия 8.3?

Почему-то некоторые пользователи затрудняются с поиском Табеля в программе. Однако в типовых конфигурациях все просто. Откройте раздел Зарплата и кадры, далее Кадровый учет — Отчеты по кадрам — Табель учета рабочего времени.

5ed7b8360da90d9e6fdcb49863a7d78e.png

ad935016a90e8b628ec2941b780a7ab5.png

Таким образом, «Табель учета рабочего времени» больше напоминает отчет, нежели рабочий документ.

c735c149c833f2090f5f693bcd32349a.png

Что содержит в себе документ?

Сами условные обозначения искать нигде не нужно. Форма табеля содержит необходимые справочники буквенных и цифровых кодов. Кроме них, на первой странице содержатся обязательные для любого первичного учётного документа реквизиты:Бухгалтерия

  • название организации;
  • номер;
  • дата;
  • отчётный период (месяц).

В разделе учёта рабочего времени приводятся данные по дням для каждого работающего, включенного в табель. Для идентификации работника указываются его фамилия, инициалы, должность, табельный номер.

Под шифрами обозначения дней работы или отдыха проставляют время в часах, фактически затраченное на ежедневное исполнение служебных обязанностей.

Итоговая часть суммирует аналитические данные за две половины месяца и за весь месяц в целом. Отображается количество явок и неявок по каждой из причин в часах.

Заверяется табель подписями ответственных лиц; приводятся расшифровки подписей, даты подписания и должности заполняющих и проверяющих табель. Если на предприятии ведение табеля возложено на определённое лицо (в составе кадровой службы, например), то ежедневная обязанность следить за занятостью работников, выяснять продолжительность работы и характер отклонений — прерогатива этого работника. Правильность заполнения контролирует руководитель подразделения, сверяясь, при необходимости, с данными электронных турникетов или других систем слежения за присутствием работников. Но, зачастую, сами руководители подразделений ведут учёт явок и отсутствия своих подчинённых по графику, сверяя со специалистами кадровой службы наличие приказов об отпусках, командировках, переводах, отстранениях и прогулах.

Составление табеля учёта рабочего времени по формам Т-12 и Т-13

В любом случае, обязанность ведения табеля по подразделению закрепляется приказом руководителя организации.

Последующие разделы табеля заполняются бухгалтерией при начислении зарплаты.

Обозначения и коды в таблице

При заполнении табеля по форме № Т-12 или № Т-13 используются 36 сокращений, которые отражают самые различные ситуации – от обычной работы до ее приостановки из-за невыплаты сотрудникам заработной платы. От указанных в таблице кодов зависит размер суммы, которую персонал получит по итогам учетного периода, поэтому к ее заполнению нужно отнестись со всей ответственностью.

Все стандартные сокращения, которые могут быть использованы в табеле, представлены в следующей таблице:

Код Расшифровка
буквенный цифровой
01 Я Длительность рабочей смены в дневное время
02 Н Длительность рабочей смены в ночное время
03 РВ Длительность работы в выходные / нерабочие / праздничные дни
04 С Длительность сверхурочной работы
05 ВМ Длительность работы вахтовым методом
06 К Время служебной командировки
07 ПК Период повышения квалификации с отрывом от труда
08 ПМ Период повышения квалификация с отрывом от работы в другой местности
09 ОТ Оплачиваемый отпуск, который ежегодно предоставляется сотруднику
10 ОД Дополнительный оплачиваемый отпуск, который может ежегодно предоставляться сотруднику
11 У Дополнительный отпуск, который дается сотруднику в связи с обучением, причем предполагает сохранение среднего заработка, поскольку работник совмещает работу и учебу
12 УВ Сокращенная продолжительность рабочей смены для обучающихся без отрыва от производства с частичным урезанием зарплаты
13 УД Дополнительный отпуск по обучению без сохранения зарплаты
14 Р Отпуск в связи с беременностью / родами / усыновлением грудного ребенка
15 ОЖ Отпуск для ухода за ребенком до достижения им 3-летнего возраста
16 ДО Отпуск без сохранения зарплаты, который предоставляется работнику с одобрения начальника
17 ОЗ Отпуск без сохранения зарплаты в случаях, которые предусмотрены законодательством
18 ДБ Дополнительный отпуск, который предоставляется работнику без сохранения зарплаты
19 Б Временная нетрудоспособность (больничный) с выплатой пособия
20 Т Временная нетрудоспособность без пособия в случаях, которые предусмотрены законодательством
21 ЛЧ Сокращенная длительность рабочего дня в случаях, которые предусмотрены законодательством
22 ПВ Период вынужденного прогула из-за увольнения / перевода на другую работу/ отстранения с восстановлением на прежнем месте работы
23 Г Отгулы из-за исполнения государственных / общественных обязанностей согласно законодательству
24 ПР Прогулы – отсутствие на работе без уважительной причины
25 НС Неполный рабочий день по инициативе работодателя в случаях, которые предусмотрены законодательством
26 В Выходные дни (еженедельный отпуск) и нерабочие дни из-за праздников
27 ОВ Дополнительные выходные дни с сохранением зарплаты (оплачиваемые)
28 НВ Дополнительные выходные дни без сохранения зарплаты (неоплачиваемые)
29 ЗБ Забастовка, которая проводится в порядке, установленном законом
30 НН Неявки на работу по неизвестным причинам (до выяснения обстоятельств)
31 РП Период простоя из-за работодателя
32 НП Период простоя по причинам, которые не зависят ни от работодателя, ни от работников
33 ВП Период простоя из-за работника
34 НО Отстранение от работы (недопущение к работе) с оплатой (пособием) согласно законодательству
35 НБ Отстранение от работы по причинам, предусмотренным законом, без сохранения зарплаты
36 НЗ Приостановка работы из-за задержек выплаты зарплаты

Следует отметить, что во втором разделе формы № Т-12 приводятся графы для данных об оплате труда. В них могут быть внесены некоторые коды.

Заполнение формы отчетности

К ним относятся:

  • 2000 – трудовые выплаты (зарплаты, вознаграждения);
  • 2010 – выплаты по гражданско-правовым договорам;
  • 2012 – отпускные;
  • 2300 – больничное пособие;
  • 2530 – оплаты в натуральной форме;
  • 2760 – материальная помощь при увольнении / выходе на пенсию;
  • 3020 – проценты по вкладам.

Правильное заполнение табель-учёта: 3 формы, образцы и обозначения

Нужно знать, что с начала 2013 года обязательные для заполнения формы первичного учёта были отменены. Это говорит о том, что законодательство не запрещает организациям и ИП адаптировать существующие шаблоны или даже разрабатывать свои. Но при этом не стоит забывать, что требования, указанные в ФЗ № 40, никто не отменял. Поэтому реквизиты, которые обязательны для табеля учёта, должны присутствовать в отчётности.

Для табеля учёта рабочего времени существуют 3 унифицированные формы, которые рекомендуется использовать:

  1. Форма Т-12 — здесь может быть учтено отработанное время, прогулы, время отдыха и пр., а также начислена заработная плата (информация проставляется на основании «ручного» контроля). Скачать этот шаблон учётного табеля можно по ссылке.
    Форма Т-12 табеля (образец)

    Для заполнения табеля подойдёт стандартная форма Т-12

  2. Более распространённый и применяемый сегодня вариант — форма Т-13. Для скачивания документ доступен по гиперссылке. Этот шаблон не применяется для расчёта зарплаты, он работает только на учёт. Удобна эта форма тем, что успешно применяется и при автоматизированном учёте. Причём заметьте, что это не отменяет её распечатку по окончании месяца и визирование всеми участникам процесса согласования документа.
    Форма Т-13 табеля (образец)

    Форма Т-13 табеля — более полный отчёт по отработанному времени

  3. Форма по ОКУД 0504421. Применяется этот отчётный документ, как правило, в бюджетных организациях и учебных учреждениях. Но законодательство не запрещает использовать её и для коммерческой деятельности (особенно для частных образовательных учреждений). Удобно здесь то, что в форме есть дополнительное кодирование учебных отпусков, замещение по группам продлённого дня.
    Форма по ОКУД 0504421 (образец)

    Табель для бюджетников может использоваться любым предприятием

Есть и ещё один вариант ведения табельного учёта — упрощённый, сформированный в экселе, где просто в табличном виде проставляются Ф. И. О., должность, табельный номер сотрудника и 30/31 календарный день с итоговой суммой, фиксирующей сколько дней и часов отработал человек в отчётном месяце.

Форма табеля в экселе (образец)

Табель, а также диаграммы и аналитику по использованию рабочего времени можно вести в стандартном экселе

Но всё-таки самыми удобными для ведения остаются формы Т-12 и Т-13. Основной аргумент здесь — к ним не придираются регуляторы при проведении проверок. Нормы трудового права не регламентируют применение определённой формы табеля, однако есть ещё и рекомендации Минфина РФ, ссылаясь на которые инспектор может оштрафовать предприятие. Конечно, если посчитает, что учёт ведётся некорректно или с ошибками.

Ключевые требования к заполнению табеля в 2018 году

Для любой из форм табельного учёта, принятой на предприятии, есть основополагающие принципы оформления, которые нужно соблюдать:

  1. В шапке учётного документа должна быть указана следующая информация:
    • название предприятия — именно так, как оно указано в учредительных документах или в ЕГРИП (если это ИП). К примеру, если частный бизнес ИП работает под названием «Добрый магазин», то в табеле всё равно должно стоять наименование при регистрации — ИП Иванов И. И.;
    • если на предприятии есть несколько структурных подразделений — отдел, по которому ведётся конкретный табель. Соответственно, табелей в компании будет столько, сколько служб;
    • код по ОКПО (по классификатору);
    • порядковый номер документа;
    • первичный или корректировочный документ;
    • даты начала и окончания учёта;
    • дата составления документа.
  2. В сводной таблице отчёта вписываются все Ф. И. О. сотрудников. Указывается их должность по штатному расписанию, номер личного дела, табельный номер.
  3. В табличной форме по строке каждого работника указываются 2 показателя:
    • отметка по каждому дню месяца (работал человек в это время, отдыхал, находился на больничном и пр.);
    • количество часов, которые он находится на рабочем месте.
  4. Верхняя часть строки по работнику оформляется с помощью кодов, которые установлены Госкомстатом. Компания самостоятельно выбирает с помощью каких обозначений будет вестись документ — буквенных или цифровых. Причём обратите внимание: в своём Письме под номером 02–06–10/32007 от 02.06.2016 Минфин РФ подтвердил 2 возможных варианта внесения данных в табель:
    • сплошной способ — когда вносятся все данные по каждому дню;
    • способ фиксации отклонений от графика — здесь указываются только данные, которые не относятся к стандартному производственному процессу (отсутствие на рабочем месте, командировка, отпуск, переработки и другие данные).
  5. В итоговых столбцах по каждому сотруднику суммируется количество дней и часов в месяце, когда человек был на работе. Проставляется результат по фактически отработанному времени и отклонениям от графика.

Заполненная форма визируется всеми ответственными лицами, после визы идёт расшифровка подписи и дата, когда был подписан документ.

Особенно внимательными при заполнении табеля нужно быть в ситуации, когда в производственном календаре выставлены праздничные дни. Когда на эти дни у работника выпадает отпуск, отметка в табеле по нему совпадает со всеми остальными тружениками — ставится стандартное «В» («выходной»). Но, заметьте, речь идёт только о праздниках, стандартные выходные отдыхающему работнику относят к коду «ОТ» (отпуск).

Таблица: коды Госкомстата для внесения в табель в 2018

Цифровой шифр Буквенный шифр Значение Примечание
01 Я Явка в дневное время Используется для обозначения фактического присутствия работника
02 Н Явка в ночное время Выполнение должностных функций в период с 22.00 вечера до 6,00 утра
03 РВ Явка в праздничный день Выполнение обязанностей в дни, которые согласно утверждённому графику являются праздничными
04 С Сверхурочные часы При пятидневном недельном графике рабочая неделя составляет 40 часов. Превышение этого показателя считается сверхурочным периодом.
06 К Период командировки Фиксируется время нахождения работника в поездке по делам организации
09 ОТ Период отпуска Указывается время нахождения сотрудника в отпуске
10 ОД Период дополнительного отпуска Некоторые категории граждан (например, женщины, имеющие детей до 14 лет) имеют право на получение дополнительного отпуска. Он оплачивается в соответствии с законодательством.
14 Р Время пребывания в отпуске по беременности и родам Ставится при наличии больничного листа, который предоставляется женщине на дородовой и послеродовой период
15 ОЖ Время декретного отпуска Проставляется женщинам, изъявившим желание уйти в отпуск по уходу за ребёнком до трёх лет
18 ДБ Период отпуска за свой счёт Обозначение применяется в случаях пребывания работника в дополнительном отпуске без сохранения заработной платы
19 Б Период болезни Оплачиваемый больничный. Сначала проставляется на основании заявления сотрудника. Окончательное фиксирование возможно только после предоставления больничного листа.
20 Т Время нетрудоспособности без оплаты Факт болезни подтверждён справкой из медицинского учреждения. Отсутствие на работе связано с необходимостью ухода за больным родственником, без предоставления больничного.
26 В Дни выходных или праздников Отмечаются дни, когда в соответствии с графиком предприятие или отдельный сотрудник не работает
30 НН Неявка на рабочее место без объяснения причины Обычно временное обозначение, когда непонятна причина неявки сотрудника. После объяснения причины буквенное обозначение может измениться.

Инструкция по заполнению табеля рабочего времени по форме Т-12

При фиксировании прибытия персонала на работу в табель вносятся закодированные символы, с фиксированием лишь того персонала, который официально трудоустроен, в том числе – по внутреннему совмещению.

Не учитывается трудовая деятельность по следующему составу:

  1. Работающим неофициально.
  2. Устроенным по внешнему совместительству.
  3. Оформленных по гражданскому соглашению.

Ведение табеля поручается либо кадровику, либо руководителю отдела, либо другому лицу, назначаемому распоряжением работодателя. На основе зафиксированных в табеле кодов, персоналу фирмы начисляется зарплата и прочие выплаты.

В зависимости от принятого на фирме способа контроля распорядка дня, табель может составляться, либо одним общим (для всего предприятия) бланком, либо отдельным бланком по каждому отделу.

Табель относится к регулярному бланку, сдаваемому ежемесячно в установленную на фирме дату. Правила оформления бланка предполагают корректное заполнение титульной страницы и табличного раздела бланка.

Титульный лист

В данном разделе бланка отображаются следующие данные:

  1. Наименование фирмы.
  2. Коды ОКПО и ОКУД.
  3. Номер бланка, который присваивается фирмой самостоятельно.
  4. Отчетный срок – т.е. месяц в течение которого фиксируются данные.
  5. Дата составления бланка, который является, обычно, завершающей датой отчетного месяца.

В адресном разделе бланка отображается полное наименование учреждения, а впоследствии, в скобках — его краткое наименование.

В строке «Почтовый адрес» отображается название субъекта РФ, юридический и фактический адрес, с отображением почтового индекса.

Код фирмы (ОКПО) отображается исходя из Общероссийского классификатора, зарегистрированного в структурах Росстата.

Таким же образом отображается идентификационный номер фирмы.Составление табеля учёта рабочего времени по формам Т-12 и Т-13

Табличная часть

В этом разделе требуется заполнить все поля:

  1. В первом столбике присваивается номер каждому сотруднику.
  2. Во втором и третьем столбце отображаются личные данные о работающем (Ф.И.О., вакансия и табельный номер).
  3. В столбцах 4-й и 6-й графы, содержащих даты месяца, фиксируются символы, обозначающие прибытие/отсутствие персонала на работе, в которых в числителе записывается код, а в знаменателе – число рабочих часов.
  4. В 5-м и 7-м столбце заносятся итоги, отображающие число проработанных смен и часов, за соответствующую часть месяца.Составление табеля учёта рабочего времени по формам Т-12 и Т-13Составление табеля учёта рабочего времени по формам Т-12 и Т-13
  5. С 8-го по 13-й столбец заполняются итоговые показатели трудовой деятельность за месяц, с отображением проработанных смен и часов на фирме.
  6. В 14-й колонке фиксируются пропущенные смены, с отображением причин пропусков в 15-й и 16-й колонках.
  7. И, наконец, в 17-й колонке отмечается число выходных и праздничных дней.Составление табеля учёта рабочего времени по формам Т-12 и Т-13

На этом работа с табелем завершается, и ответственный работник должен подписать заполненный бланк, заполнив дату и подпись.Образец заполнения формы № Т-12

Выходные и праздничные дни в табеле

Они отражаются в соответствии с производственным календарем, где учитываются все установленные праздничные дни и их переносы в соответствии с Постановлениями Правительства. Выходные дни для разных категорий сотрудников варьируются в зависимости от установленного для них рабочего графика. Коды учета выходных дней в документе используют разные. Это зависит от того, как организация оплачивает эти дни, и на каком основании они предоставляются.

Выходной день в соответствии с графиком сотрудника обозначается буквенным (В) или цифровым (26) кодом. Он не влияет на установленную оплату труда.

Если по инициативе компании сотрудники получают дополнительный выходной, а компания уменьшает на них норму работы в месяц, то работники получают полный оклад, а эти дни не оплачиваются компанией. Для таких дней в табеле предусмотрен буквенный (В) или цифровой (26) код.

Другой случай установления компанией дополнительного выходного — сотрудники уходят на выходной, а компания оплачивает эти дни по среднему. Выходит, что за отработанные дни работники получают зарплату, а за дополнительно оплачиваемые выходные — средний оклад. Для такого случая предусмотрен буквенный (ОВ) или цифровой (27) код.

Сколько должен храниться табель

  1. Как документ, который содержит сведения о деятельности компании, табель хранится не менее 12 месяцев.
  2. Как основание для начисления налогов — в течение 4 лет.
  3. Как первичный документ для начисления оплаты за труд — минимум 5 лет.

Для предприятий с опасными/вредными условиями существует другое условие: хранение документации на притяжении 75 лет.

Ведение табеля учёта рабочего времени — это прямая обязанность работодателя, которая закреплена законодательно. Существует несколько общепринятых форм ведения подобного документа для коммерческих и бюджетных организаций. При заполнении документа необходимо придерживаться определённого алгоритма.

Какие проблемы могут возникнуть в организации из-за неправильного заполнения табеля

В табеле не указана сверхурочная работаЕсли в организации будет отсутствовать табель, это повлечет наложение штрафа при проверке организации соответствующей инспекцией. Обратить внимание на заполнение документов с учетом рабочего времени могут и в ходе налоговой проверки. Такие ситуации возникают, если заработная плата занимает существенный % от общего количества расходов организации, и есть подозрения в завышении этих выплат.

Типичные ошибки при заполнении:

  • Не были указаны данные о работе сверх нормы, т.е. переработки и сверхурочные часы.
  • Неверно указаны соответствующие коды.
  • Данные о зарплате, указанные в табеле, не соответствуют выплаченным фактически.

Ошибки в заполнении могут повлечь наложение штрафа в размере 5 000 рублей. Если же табель отсутствует на рабочем месте во время проверки инспекцией, то штраф для руководителя предприятия может достигать до 50 тысяч рублей.

Если заполнить табель учета рабочего времени по правилам и своевременно, то никаких проблем возникнуть не должно.

Особенности ведения табеля бюджетниками

В бюджетных организациях для учета времени сотрудников используется обязательная форма № 0504421, которая утверждена приказом Минфина РФ от 30.03.2015 № 52н.

51 Kb

образец типового бланка документа в архив в формате .xls (Microsoft Excel)

Такой табель нужно всегда вести в единственном экземпляре, открывая за 2-3 дня до начала расчетного периода. Вносить изменения в установленную форму запрещается.

Держит документ в руках

Согласно письму Минфина РФ от 2.06.2016 N 02-06-10/32007, этот документ также может быть заполнен двумя способами:

  • сплошным – отмечаются все явки и неявки работников;
  • по отклонениям – записываются только отклонения от обычного рабочего графика (отпускные, выходные и т. п.).

Оба метода являются равнозначными, но в бюджетных организациях чаще используется второй. Порядок заполнения документа такой же, как и в случае заполнения форм № Т-12 или № Т-13.

Табель по форме № 0504421 является обязательным для бюджетных учреждений, но может быть использован также коммерческими организациями, что особенно актуально в случае частных детсадов или школ.

Где можно найти коды для заполнения формы Т-13?

При оформлении формы Т-13 используются именно буквенные значения. Так как указывать все словами, просто нереально. Чаще всего используются уже разработанные дополнения, в виде кодов, которые предоставлены в приложении 1 к официальному приказу ФНС России от 10.09.2015 № ММВ-7-11/387@. Впрочем, руководитель может разработать собственные значения кодов. В данном случае, составляется специальное дополнение к инструкции по оформлению табеля, в виде достаточно простой таблицы.

Сроки хранения

Поскольку табель предназначается как объект информации для разных пользователей, исходя из максимальных требований к хранению, его нужно хранить (полных лет, после завершения отчётного года):неоьходимость прошивки документов

  • 5 лет, если работники трудились в нормальных условиях;
  • 50 лет, если в нём содержались данные о занятых на вредных и опасных работах.

Хранится табель в бухгалтерии, вместе с расчётной ведомостью.

В составлении табеля нет ничего сложного — документ организован таким образом, чтобы в сжатом виде содержать максимум полезной информации. Однако, не стоит пренебрегать тщательностью заполнения; ошибки исполнителя могут повлиять на доходы работников и дополнительные расходы предприятия.

Не нашли ответа на свой вопрос? Звоните на телефон горячей линии 8 (800) 350-34-85. Это бесплатно.

Юрист. Практика в сфере недвижимости, тудового права, семейного права, защите прав потребителей

Какие программы используют для ведения табеля

Чтобы заполнять табель в автоматическом режиме, необходимо либо купить программу (но вносить в нее сведения все равно придется руками), либо установить комплекс программного и технического обеспечения, которое обеспечит в автоматическом режиме сбор, хранение и обработку сведений о наличии работников на местах, часах их прихода и ухода, периода работы и отдыха сотрудников и т. д.

Подобные системы имеют функции анализа полученной ими информации, в связи с чем очень удобны, экономят массу времени для кадровиков и бухгалтеров. Работодатели тоже в восторге, поскольку в любой момент могут посмотреть, где работник Петров, что делает, когда вчера ушел и т. д. Однако, помимо сплошных достоинств, эти системы имеют один, но существенный недостаток — стоит внедрение таких программ очень дорого.

Учет и налоги

Исходя из указанных в таблице данных, бухгалтерия рассчитывает заработную плату и различные пособия. Также эти данные влияют и на уплату налогов. Обратим внимание на основные риски.

При прохождении налоговых проверок, в том числе по налогу на прибыль, компания должна предоставить достоверные данные о количестве отработанных дней и часов каждого сотрудника, чтобы подтвердилась правильность начислений. Если обнаружат нарушения, то сумму налога на прибыль, указанную в отчетах, признают неверной, что повлечет за собой наложение штрафных санкций.

Удерживая НДФЛ с заработка работника, организация, как налоговый агент, должна выяснить, является ли этот человек налоговым резидентом РФ, чтобы использовать при расчете верную налоговую ставку. Табель сможет подтвердить фактическое нахождение сотрудника на территории страны. Особенно должны учитывать эту особенность те работодатели, которые отправляют сотрудников в командировки в Белоруссию или Казахстан, потому что при пересечении этих границ в паспорте гражданина не делают никаких отметок. При возникновении спорной ситуации компания сможет доказать, что применила верную ставку, удержала и начислила НДФЛ в полном размере.

Правильное заполнение табеля гарантирует компании возможность ФСС засчитать расходы по больничному листку, потому что нельзя официально подтвердить количество отработанных дней, которые крайне важны при расчете этих сумм.

Как корректировать табель, как вносить исправления: инструкция

Корректирующий табель — это дополнительный документ, который содержит сведения по конкретному сотруднику. К нему прилагают служебные записки ответственного должностного лица.

Например, сотрудник не явился на работу, в табеле отмечен прогул. Рабочему грозит увольнение. Но потом сотрудник принёс больничный лист. В этой ситуации необходим корректирующий табель.

Как произвести корректировку сведений в табеле:

  1. Установить, действительно ли нужны исправления. Например, корректировка данных требуется из-за позднего предоставления документов.
  2. Обязать работника, ответственного за ведение табеля, написать объяснительную записку. Это необходимо при каждой корректировке.
  3. Составить корректирующий отчёт. Такой документ имеет тот же вид, что и основной табель. Но в графе «Вид» указывают «Корректирующий». Каждый табель с исправлениями нумеруется. Основной документ в нумерации не учитывается.
Рейтинг
( 1 оценка, среднее 5 из 5 )
Загрузка ...