Образец книги приказов и инструкция по заполнению

Для чего нужен журнал учета приказов по личному составу?

Рассматриваемый регистр используется кадровыми службами в целях учета документов, классифицируемых как приказы (распоряжения) по личному составу, то есть представляющих собой локальные нормативы, которые определяют служебные, должностные и трудовые функции рядовых (не относящихся к руководству) сотрудников.

Необходимость в использовании журнала регистрации приказов по личному составу обусловлена тем, что:

  • регистрация приказов нужна в случае, если срок их хранения составляет 75 лет;
  • приказы, которые служат основанием для внесения данных в основные учетные документы работников (например, трудкнижки), необходимо регистрировать.

У некоторых работодателей установлено правило, в соответствии с которым тот или иной локальный норматив вступает в действие только при условии его регистрации. В соответствии с п. 84 ГОСТ Р 7.0.8-2013 («Делопроизводство и архивное дело») под регистрацией понимается присвоение документу регистрационного номера и внесение данных о документе в регистрационно-учетную форму. Журнал учета приказов — один из возможных регистров, в которых соответствующие записи могут фиксироваться.

Таким образом, внесение сведений о приказе по личному составу в журнал, о котором идет речь, можно также рассматривать как одно из необходимых действий, наряду с подписанием приказа, осуществляемых в целях легитимизации соответствующего документа.

О том, какое место среди иных организационно-распорядительных документов занимают приказы по личному составу, читайте в материале «Приказы по основной деятельности – это какие приказы?».

Виды приказов по движению кадров

К приказам, имеющим срок хранения до семидесяти пяти лет, относятся следующие:

  • О приёме на работу по основному месту, на неполный рабочий день, совместительству, вахтовым методом и др.
  • О премировании сотрудников за хорошее исполнение обязанностей или высокие показатели в работе, по случаю профессионального праздника.
  • О перемещении работников (перевод сотрудников на работу в другую местность, в другой отдел, изменении заработной платы работников, их повышение в должности и т.д.).
  • Об увольнении сотрудников, о расторжении договора по желанию сотрудника или по соглашению сторон, или по другим основаниям.
  • О направлении сотрудников в командировку (зарубежную, длительную).
  • Об отпуске или командировках, связанных с вредными или опасными для здоровья или жизни работников условиями труда.
  • О предоставлении сотрудникам отпуска без сохранения заработной платы.
  • О предоставлении сотрудника отпуска по уходу за ребёнком до полутора, трёх лет.
  • О досрочном выходе сотрудника из отпуска по уходу за ребёнком до полутора, трёх лет.
  • Об изменении имени, фамилии, отчества сотрудника.
  • О поощрении сотрудника (награждение почётной грамотой, подарком, премирование, объявление благодарности и т.п.).

В отдельную группу также можно выделить приказы по личному составу, имеющие срок хранения до пяти лет:

  • О дисциплинарных взысканиях.
  • О краткосрочных командировках.
  • О ежегодных оплачиваемых отпусках.
  • О праздничных днях и др.
urist.png

В любой организации со временем накапливается большой объём документов, предназначенных для ежедневного пользования. К ним обращаются в случае проведения проверки, аудита или при необходимости предоставления сотруднику определённой справки.

Журнал учета алкогольной продукции в рознице: бланк и образец заполнения документа находятся в статье по ссылке.

Для систематизации документов и оптимизации работы с ними, подтверждения их наличия и быстрого поиска в организации создают различные журналы учёта документов, к ним относится и журнал регистрации приказов по личному составу.

Образец титульной страницы журнала регистрации приказов по личному составу.Образец титульной страницы журнала регистрации приказов по личному составу.

Ответственный за ведение

Мнение эксперта

Костенко Тамара Павловна

Адвокат с 10-летним стажем. Автор множества статей, преподаватель Права

Обычно обязанность по ведению журнала регистрации приказов возлагается на руководителя/специалиста кадрового отдела, юрисконсульта или даже секретаря, т.е. того работника, который отвечает за работу с документацией по личному составу предприятия.

В любом случае, это должен быть сотрудник, контролирующий кадровый документооборот, а также имеющий представление о том, как правильно вести подобного рода документы.

к содержанию ↑

Изменения в журнале

Правила внесения изменений или исправлений в журнал регистрации приказов законодательно не предусмотрены. Эти правила разрабатываются администрацией каждой организации самостоятельно. Традиционно при исправлении рекомендуют распечатать новый бланк журнала, скопировать записи до ошибочной (пропущенной). Затем надо сделать исправленную запись. Если нужно вписать пропущенный приказ, он записывается под дробным номером (например, после приказа №14, будет вписан приказ №14/1).

Формально исправления корректором, исправляющие надписи, внесенные ручкой или карандашом в записи, не могут быть причиной претензии со стороны государственной инспекции. Но, при возникновении судебного разбирательства, связанного с конкретным приказом, суд обратит внимание на коррекцию. И может возникнуть сомнение в добросовестности делопроизводства в конкретной компании. Поэтому ошибки желательно минимизировать.

Чтобы избежать ошибок заполнение журнала приказов начинают с отметок карандашом:

  1. Заполняем реквизиты приказа простым карандашом.
  2. Выводим приказ на печать.
  3. Проверяем реквизиты.
  4. Вытираем карандашные отметки и вносим запись ручкой (после визы руководства).

Карандашная отметка спасает в случае, если проект приказа будет отклонен руководителем. Если придется исправлять капитальную запись – это будет грубой ошибкой делопроизводства.

Для чего нужен журнал регистрации приказов по личному составу?

Если организация регистрирует какой-либо документ, тогда признаётся его производственная сила, его законность. Для регистрации документа ему присваивается уникальный номер.

info.png

Журнал регистрации приказов по личному составу позволяет упорядочить в компании данный вид документации, защитить деятельность организации от издания приказов задним числом, утверждения несвоевременных распоряжений или подделок приказов.

Как правильно составить заявление о подключении к электронному документообороту? Ответ содержится в статье по ссылке.

Чтобы журнал выполнял свои функции, его необходимо прошнуровать и пронумеровать. В журнале в хронологическом порядке фиксируются утверждённые документы.

Страницы журнала нельзя добавлять или изымать, уничтожать, подменять. Для этого перед заполнением журнала необходимо пронумеровать каждую его страницу, затем прошнуровать журнал.

Шнуровку необходимо закрепить специальным бланком, в нём указывается количество страниц в буквенном и числовом обозначении, подписывает и ставит печать ответственное лицо — обычно это руководитель организации.

То есть, подпись ответственного лица должна быть закреплена печатью для документов, подпись руководителя или генерального директора организации – гербовой печатью.

Образец заполнения журнала регистрации приказов.Образец заполнения журнала регистрации приказов.

Что необходимо фиксировать в документе

Для того, чтобы документ выполнял свою функцию, в него вносится ряд определенных сведений, в том числе дата выпуска каждого приказа, коротко – суть, ФИО работника и т.д. Кроме того, журнал должен иметь начальную дату его формирования и дату закрытия.

При этом организация имеет право самостоятельно решить, нужно ли вести отдельные журналы по каждому типу приказов или достаточно того, что все приказы будут вноситься в один журнал.

Образцы журналов

Журнал регистрации приказов по личному составу образец скачать Word.

Скачать бланк журнала регистрации издаваемых приказов по личному составу, Word.

Журнал регистрации приказов по основной деятельности Excel.

Кадровая документация требует от сотрудника точности и аккуратности. Провести анализ документов, зарегистрировать приказы — для всего этого необходима глубокая сосредоточенность, и следование правовой базе. Кадровая документация является основой, на которой стоит все производство.

Благодаря все изложенному выше, кадровая документация обычно является объектом частых проверок соответствующих организаций. То, насколько корректно оформлены документы по кадрам, определяет ее юридическую силу.

Каждый сотрудник компании напрямую зависит от того, насколько точно он оформлен в кадровой документации. До тех пор, пока документацию не зарегистрируют правильным образом, фактически нет ее существования

Форма журнала

Установленной законодательно формы журнала регистрации приказов по личному составу не существует. Организация может сама разработать ее с учетом особенностей деятельности или воспользоваться представленными в Интернете формами. На нашем сайте также можно найти образец журнала и бланк для скачивания и использования в работе.

Все виды приказов по личному составу могут регистрироваться в одном журнале, однако для приказов по дисциплине, как правило, заводится отдельный журнал.

Для чего необходим

Журнал регистрации приказов и распоряжений существует для достижения одной единственной цели – быстрого нахождения конкретного приказа, независимо от того сколько времени прошло (конечно, в рамках срока хранения документов). Например, при оформлении пенсии работнику, уволенному с предприятия 10 лет назад, может потребоваться копия приказа о приеме или увольнении на работу. В случае разногласий между работником и администрацией предприятия, решаемых в судебном порядке, журнал регистрации приказов позволяет убедить суд в том, что приказ был издан своевременно (не задним числом).

Кроме того, журнал регистрации приказов служит основой для создания описи документов административного отдела предприятия, при передаче документации в архив.

Разновидности приказных регистрационных журналов и их примеры

На сегодняшний день для компаний актуален следующий список регистрационных журналов:

  • о трудоустройстве, увольнении или переводе сотрудников;
  • о командировании работников;
  • журналы отпусков;
  • о дисциплинарных взысканиях либо поощрительных мероприятиях.

Порядок регуляции

Деятельность компании предполагает образование ряда документов, Перечень которых утверждает приказ Минкультуры РФ от 25.08. 2010 № 558. Базовое положение этого нормативного документа предписывает обязательное наличие сроков хранение кадровой документации.

Например, журналы регистрации различных приказов по сотрудникам предприятия должны быть сохранены двумя сроками: в 5 и 75 лет. Поскольку имеют место 2 разных срока, кадровый отдел должен вести сразу 2 таких журнала.

Распоряжения могут нумероваться в произвольном порядке, так как законодательная база не определяет этот порядок. В то же время, существует Типовая инструкция делопризводства, утвержденная Росархивом (приказ № 68 от 27.11.00), в соответствии с которой приказы следует нумеровать по порядку в пределах одного года по календарю. Также по этой инструкции специалисты обязаны отдельно нумеровать приказы по деятельности предприятия и приказы, касающиеся сотрудников.

Кадровый учет требует от специалистов, ведущих документацию, крайней аккуратности. Следует знать порядок ведения журнала различных договоров (например, трудовых). Если есть необходимость в трехсторонних договорах цессии, то их, обычно, необходимо заключать в банковских компаниях.

Как оформить журнал регистрации приказов по личному составу

Вести журнал можно как в бумажном, так и в электронном виде. Кому как удобнее, поскольку его содержание предназначено исключительно для работников отдела кадров.

Образец журнала регистрации приказов по кадрам

zhurnalregistratsii-prikazov-po-lichnomu-sostavu-blank-zapolnenny-2019-131.png

Образец журнала регистрации приказов по личному составу 2020

Скачать

Ведение и хранение документа

Журнал должен вестись с момента начала деятельности компании и до окончания в нем листов. Рекомендуется заводить для этого максимально толстую тетрадь, чтобы не возникала необходимость в его частой замене. Вестись он может следующими лицами:

  • сотрудниками кадровой службы;
  • специалистом по персоналу;
  • делопроизводителем;
  • секретарем;
  • самим руководителем.

Конкретное ответственное лицо зависит от масштабов компании и ее организационной структуры. Обязанности по его ведению устанавливаются на основании приказа руководителя.

кадровые документыПосле окончания документ сдается в архив, в котором он хранится, в соответствии с требованиями, на протяжении 75 лет. Поэтому прочности обложки и надежному скреплению листов стоит уделить особенное внимание. Если в документе регистрируются краткосрочные приказы, то он должен находиться в архиве на протяжении 5 лет.

В дальнейшем журнал регистрации приказов (даже уже оконченный и сданный в архив) может быть использован в различных целях. Например, для быстрого поиска документов или при проведении различных статистических анализов. Учитывая его важность, руководство компании обязательно должно принять необходимые меры по предотвращению к нему незаконного доступа.

Не нашли ответа на свой вопрос? Звоните на телефон горячей линии 8 (800) 350-34-85. Это бесплатно.

Юрист. Практика в сфере недвижимости, тудового права, семейного права, защите прав потребителей

Необходимые пункты

журнал регистрации кадровых приказов

Журнал регистрации кадровых приказов: заполнение

Как было изложено выше, законодательство не предусматривает специальную форму журнала регистрации приказов. Однако специалисты дают рекомендации по основным разделам журнала, которые можно использовать. Например:

  • порядковый номер,
  • дата приказа,
  • номер распоряжения,
  • основное содержание приказа,
  • сотрудник,
  • табельный номер,
  • основание распоряжения.

Примерные резервные колонки:

  1. кто подписал приказ,
  2. кто исполняет приказ,
  3. куда передали приказ,
  4. расписка о получении, дата,
  5. отметка о направлении в дело, и так далее.

Иногда требуется колонка «Примечания». Тогда следует сделать такую отметку: «запись № ……………… в столбце № ………… не действительна». После этого вносится новая запись.

Правила заполнения

Допускается прописывать имя и отчество сотрудника в сокращенном варианте в том случае, если на предприятии нет однофамильца. Тогда имя и отчество прописывается полностью.

Нумеруют записи по очереди, но чаще всего проставляется индекс и номер приказа.

Дата проставляется в привычном формате «ДД.ММ.ГГГГ»

Отдельная графа «вид приказа» предназначена для уточнений по приказу: прием в штат, увольнение сотрудника, поощрения или взыскания, ухода в отпуск. Здесь указывают основания для вынесения приказа, например, заявление на отпуск, соглашение на дополнительную работу и т.д.

Этот журнал можно вести как в обычном бумажном варианте, так и в электронном. Электронный вариант следует защитить от доступа к нему случайных людей: установить пароль. Все правила регистрации приказов относятся и к электронному варианту. В любой момент электронную версию можно отправить на печать, и оформить его в соответствии с требованиями делопроизводства.

Общие сведения о журнале учета движения путевых листов

Для контроля движения выданных путевых листов должен вестись журнал учета движения путевых листов по форме 8, утвержденной постановлением Госкомстата РФ от 28.11.1997 № 78. Однако с 01.01.2013 в связи со вступлением в силу закона «О бухгалтерском учете» от 06.12.2011 № 402-ФЗ унифицированные формы перестали быть обязательными.

Поэтому организация или ИП могут разработать собственную форму путевого листа или дополнить необходимой информацией унифицированную. Решение о принятой форме журнала учета путевых листов закрепляется приказом. Ее применение также можно прописать в учетной политике.

О том, как оформляют такой приказ, читайте здесь.

Как правило, журнал оформляется на период не более 1 года, однако при необходимости этот период можно сократить до 1 месяца. Журнал путевых листов должен храниться не менее 5 лет.

Подробнее о сроках хранения путевого листа читайте в статье «Какой срок хранения у путевых листов (нюансы)».

Срок хранения

Обычно журнал хранится в отделе кадров предприятия. Ему выделено отдельное место, обособленное от посторонних лиц.

Журнал имеет два срока хранения:

Время хранения зависит от содержащихся в журнале документов. Некоторые документы необходимо хранить 75 лет, другие документы подлежат утилизации уже через 5 лет. Поэтому многие организации заводят два журнала.

5 лет хранят журналы с приказами на отпуска, дежурства, поощрения. А вот приказы о приеме, увольнении и перемещении должны быть в журнале, который хранят 75 лет.

Использование журнала регистрации увеличивает профессионализм и эффективность кадрового документооборота компании. Ведение журнала позволяет быстро и качественно совершать анализ издаваемых приказов, осуществлять профессиональный контроль.

Несмотря на отсутствие в законодательстве строгих требований ведения журнала, он является главным и незаменимым документом на любом предприятии.

Посмотрите видео о приказах по личному составу:

Не нашли ответа на свой вопрос? Узнайте, как решить именно Вашу проблему — позвоните прямо сейчас:

Это быстро и бесплатно !

2 комментария

В статье написано, что журнал может иметь электронный вид. Насколько я понимаю, это просто файл в компьютере с соответствующим названием, который ведется постоянно? Или нужно разбивать файлы по годам?

Разбивать по годам. Нумерация приказов начинается с первого номера ежегодно, поэтому и журналы разбиваются по годам

Весь трудовой путь любого работника, начиная с момента приема для исполнения своих обязанностей до последующего увольнения, отражается документально отделом кадров с помощью составления приказов по личному составу. Они помогают работе различных подразделений, а тем более важны для бухгалтерии.

Мнение эксперта

Костенко Тамара Павловна

Адвокат с 10-летним стажем. Автор множества статей, преподаватель Права

Так, нам начисляются премии, заработная плата, устанавливается оклад и выписывается очередной отпуск. К тому же, необходимость решать спорные дела в суде, доказать принадлежность к организации и даже взять кредит тоже потребует наличия таких приказов.

к содержанию ↑

Когда заводится журнал?

zhurnal-registratsii-prikazov-D6E6A6.jpg

Журнал регистрации приказов по личному составу: образец заполнения

На законодательном уровне нашего государства не существует определенных правил и параметров начала ведения такого журнала. Подобные решения принимаются локально внутри самой организации и чаще всего остаются на усмотрение отдела кадров.

Так, начиная с первого дня работы, как самого предприятия, так и его сотрудников, необходимо составлять приказы. Именно поэтому, первым делом стоит создать журнал, утверждая его в «Положении о делопроизводстве компании».

Конечно, если сам приказ, касающийся личного состава, имеет определенный параметры для своего составления, то структуру заводимого журнала, его графы, колонки, формат, можно разрабатывать самостоятельно или отдать этот вопрос для решения специалистам предприятия. Возможно, такой способ покажется трудоемким, и потребует определенных усилий.

Есть другая возможность выхода из подобной ситуации.

Сейчас на полках книжных магазинов можно встретить уже разлинованный вариант, а его дубликат прекрасно представлен различными сайтами интернета. Кстати сказать, данное решение станет наиболее приемлемым именно, потому, что разработано кадровиками, имеющими огромный опыт в своем деле.

Учитывая все необходимые нюансы, были соблюдены нужные графы и порядок заполнения.

Приобретая уже готовый журнал, вы избавите себя от необходимости шнуровать, нумеровать и пломбировать его. Останется только заверить печатью и внести данные организации.

Иногда случается так, что бюджет предприятия не позволяет осуществить дополнительные траты и запланировать эту покупку будет не возможно, ведь начало журнала должно соответствовать старту вашей деятельности. И на этот случай имеется приемлемое решение.

Внимательно изучите сайты по делопроизводству, скачайте несколько образцов такого журнала к себе на компьютер и выберете тот, который наиболее полно соответствует направлению работы. Создайте нужные столбцы, линии, повторяя скаченный макет, а дальше приступайте к заполнению.

к содержанию ↑

Рейтинг
( 1 оценка, среднее 5 из 5 )
Загрузка ...