Какой срок хранения больничных листов в организации?

Общие правила хранения документации

Сроки хранения всех документов, которые используются в процессе деятельности организации, утверждены Приказом Министерства культуры РФ № 558 от 25.08.2010. Согласно пункту 896 Приказа, срок хранения больничных листов в организации установлен равным 5 годам.

Сроки, установленные Приказом Минкультуры, используются в том случае, если для определенной документации не установлены сроки сохранности в более высоких по рангу законодательных актах.

Иерархия законодательных актов РФ федерального уровня:

  1. Конституция.
  2. Федеральные конституционные законы.
  3. Кодексы.
  4. Федеральные законы.
  5. Акты президента РФ.
  6. Акты правительства РФ.
  7. Нормативные акты министерств и ведомств.

Законодательство в области бухгалтерского учета

Сведения о времени, в течение которого нельзя уничтожать листки нетрудоспособности, упоминаются также в Положении по ведению бухгалтерского учета и отчетности (Приказ Минфина от 29.07.1998 № 34н) и Налоговом кодексе.

В Положении о бухучете о сроках хранения упоминается в пункте 98. Он предписывает все документы, на которых основан бухгалтерский учет, хранить не менее 5 лет. К ним относят:

  • первичные документы;
  • учетные регистры;
  • бухгалтерскую отчетность.

Именно к первичным учетным документам относятся листки нетрудоспособности. Таким образом, в соответствии с правилами, установленными в области бухгалтерского учета, больничные листы следует хранить не менее пяти лет.

Зачем хранить листки нетрудоспособности

Листки нетрудоспособности подтверждают, насколько правильно были израсходованы средства Фонда социального страхования. При проведении проверок ФСС часто требует предъявить подлинники документов, на основании которых работникам выплатили деньги.

Правильное хранение листков нетрудоспособности в организации позволит исключить претензии контролирующих органов и возможное взыскание недоимки из-за недостаточного документарного подтверждения расходов. Обратите внимание, что период, сколько хранятся корешки от больничных листов в медицинском учреждении, составляет всего три года (п.

12 Инструкции о порядке обеспечения бланками листков нетрудоспособности, их учета и хранения). По истечении трех лет подтвердить правомерность выплаты при утере бланка о нетрудоспособности, запросив копию корешка в поликлинике, уже не получится.

Эксперты КонсультантПлюс разобрали, как оплачивается больничный лист (не пилотный проект) и пилотный проект. Используйте эти инструкции бесплатно.

к содержанию ↑

Какой установлен срок хранения

Срок хранения листков нетрудоспособности — 6 лет.

Вокруг того, сколько лет хранятся больничные листы в организации, возникают споры. Связано это с тем, что в Перечне типовых управленческих документов указан срок хранения листков нетрудоспособности 5 лет (статья 618 Перечня, утвержденного Приказом Росархива №236 от 20.12.2019). Но эти документы применяются при расчете и исчислении страховых взносов. Для них в пп. 6 п. 3.4 ст. 23 НК РФ установлен период сохранности 6 лет. Отсутствие документации, уничтоженной в соответствии со сроком, установленным Перечнем, приведет к риску взыскания недоимки из-за неподтверждения расходов на выплату пособий.

Исчислять период того, сколько хранятся больничные листы в бухгалтерии организации, необходимо с 1 января, следующего за годом, в котором выписан больничный лист и начислено пособие по нетрудоспособности.

Срок хранения и учета больничных листов

Листы нетрудоспособности оформляются в порядке, установленном Трудовым кодексом РФ. Разработан строгий бланк, инструкция по заполнению. Получить на руки их можно только в тех медицинских учреждениях (государственных, частных больницах), которые имеют действующую лицензию. Если документ был предоставлен за границей, по приезду его необходимо заверить в местном медпункте.

Зачем нужно хранить больничные

Сохранение листов нетрудоспособности необходимо как для организации, так и для сотрудника. Компании подвергаются различным «исследованиям». В частности, ФСС проверяет наличие, законность оформления и правильности начислений.

Выплаты по больничным являются расходами определенного плана. Отсутствие подлинников считается основаниям для отказа в зачете данных по правилам ФСС. А значит, сотруднику не будут начисляться компенсационные выплаты из бюджета службы социального страхования населения. В случае возникновения споров по стажу, выплатам, социальным пособиям и возмещениям (например, налоговым вычетам) граждане могут затребовать подтверждение в виде оригиналов бланков нетрудоспособности. Срок хранения больничных листов на предприятии позволяет обратиться в любой момент как во время работы, так и после увольнения (отказать в выдаче не могут).

Условия хранения

Фондом социального страхования и Минздравом РФ был разработан приказ № 18/29 от 29.01.04г. «Об утверждении Инструкции о порядке обеспечения бланками листков нетрудоспособности, их учета и хранения». Документ регулирует очередность заполнения и обращения с формами строгой отчетности. Сколько хранятся больничные листы и в каких обстоятельствах – указанные моменты обязательны. Фактические условия согласно инструкции (в пунктах):

  • пункт 6 – противопожарные помещения или шкафы (обитые оцинкованным железом, оснащенные замками внутренними/навесными);
  • пункт 7 – учет по количеству в строгом порядке, записи в журналах регистрации и хранения (прошитые насквозь, проклеенные с печатью);
  • пункт 8 – обязательное сведение записей и наличия листов нетрудоспособности (раз в квартал или чаще);
  • пункт 10 – назначение ответственного лица с соответствующей записью в должностных обязанностях.

Совет! Необходимо ознакомить работника с Инструкцией и правилами, как хранить больничные листы в бухгалтерии.

Сроки хранения

Существует несколько законодательных актов, которые определяют период. Отдельные моменты закреплены Приказами, также Налоговым кодексом РФ. Бланки нетрудоспособности являются документами первичного учета. Срок хранения больничных листов в организации определен нормами, касающимися бухгалтерии. Согласно архивному делу наименьший период для подобных справок – 5 лет. Отсчет начинается с начала следующего календарного (отчетного) года. Приказ Министерства Культуры РФ подтверждает указанное время.

skolko-xranit-bolnichnie-84CE.jpg

Ст. 23 Налогового кодекса РФ указывает на срок в 6 лет хранения в специальном архиве. Документы, подтверждающие временную нетрудоспособность гражданина, являются основанием для начисления и уплаты страховых взносов. Поэтому правила данной статьи (пп.6 п. 3.4) относятся и к срокам хранения больничных листов в организации. Кроме этого – нормы Кодекса считаются более значимыми в сравнении с приказами (согласно иерархии действия законодательных актов).

Обеспечение сохранности больничных листов

Больничный лист

Организация должна обеспечивать сохранность как внутренней, так и внешней документации. Для этого на предприятиях организуются собственные архивные помещения. Только документация длительного хранения передается в государственные архивы на хранение, да и то по истечении нескольких лет.

Бумаги, которые хранятся 10 и менее лет, не передаются в районные архивы, а сберегаются на местах. Для этого временные архивы могут организовываться как в рабочих кабинетах, так и в отдельной комнате, имеющей специальное оборудование.

Начисление по больничным листам производит бухгалтерия, поэтому и первичная сохранность бланков возлагается на них. Как правило, отвечает за ведение начисления и дальнейшую подшивку бланков один работник, чаще всего бухгалтер-расчетчик.

Папка документации формируется в течение календарного года, а по его окончании сшивается и передается в архив организации. Ведение архивной документации также возлагается на одного человека, который осуществляет прием документации, занося ее в соответствующие журналы приемки и присваивая ей соответствующий номер. При необходимости папка с подшивкой может выдаваться кому-то из работников под личную подпись.

Как и сколько лет хранятся больничные листы на предприятии

05.09.2017 Notice: Undefined index: HTTP_USER_AGENT in /var/www/moyaidearu/data/www/moyaidea.ru/wp-content/plugins/realbigForWP/textEditing.php on line 569 Предприятия и индивидуальные предприниматели обязательно должны определенное время хранить у себя основные документы, которые касаются работы их сотрудников. Они могут понадобиться для начисления налогов, заработной платы и прочих расчетов.

Приказ Министерства культуры №558 также указывает на срок хранения больничных листов в организации длительностью в 5 лет. При этом наблюдается прямое влияние больничных на размер страховых взносов. Это делает их документами, которые подтверждают уплату страховки.

В этом случае пункт 6 части 2статьи 28 Федерального закона №212 говорит о том, что такие документы нужно хранить в организации не менее 6 лет. При проверке ФСС листки нетрудоспособности обязательно будут изучаться сотрудниками этой инспекции, так как эти документы подтверждают уплату взносов по социальному страхованию. После камеральной проверки ФСС принимает решение о возмещении размера пособий работодателям.

Если больничные листы будут отсутствовать, то и возмещение выплат проводиться не будет. Поэтому хранить эти документы крайне важно.

Больничные листы подшиваются в отдельно заведенную для этого папку, к которой прилагается .

По окончанию срока хранения листы нетрудоспособности уничтожают. Но это не значит, что их можно просто сжечь или порезать. Должны быть произведены такие действия:

  1. Создание комиссии. Из работников предприятия нужно сформировать комиссию, которая выберет просроченные документы.
  2. Составление акта. Такой документ потребуется при будущих проверках или судебных делах. В акте обязательно должны быть указаны реквизиты всех уничтоженных больничных листов.
  3. Уничтожение документов. После соблюдения вышеупомянутой процедуры документы можно уничтожать любым удобным способом (сжечь, выбросить или передать на утилизацию).

Соблюдение такого порядка уничтожения прописано в приказе Минкультуры РФ №526.

Хранение листов нетрудоспособности является обязательной нормой, которая закреплена в законодательстве. Несоблюдение этой нормы приведет к сложностям во время проверки ФСС. Читайте также:

Хранение больничных листов

Чтобы по первому требованию проверяющих из ФСС найти интересующий их больничный лист, имеет смысл подшивать листки нетрудоспособности в отдельную папку (а не с другими документами), к которой также прикладывать журнал регистрации больничных листов.

logo_kp.png

Более полную информацию по теме вы можете найти в КонсультантПлюс .

Бесплатный доступ к системе на 2 дня.

forum_adv_icon.pngФорум для бухгалтера:

Сколько лет хранятся больничные листы в организации (2019 — 2021)?

Больничный лист подтверждает наличие у работника травм или заболеваний, в результате которых он временно не имеет возможности выполнять свою работу. В случае если продолжительность лечения травмы или заболевания не превышает 15 дней, больничный выдается лечащим врачом, при превышении этого срока — специальной комиссией, сформированной в лечебном учреждении. Документ является бланком строгой отчетности, порядок его выдачи и оформления регулируется приказом Минздрава «Об утверждении порядка выдачи листков нетрудоспособности» от 29.06.2011 № 624н.

При предъявлении больничного листа работником в организации зачастую возникает вопрос, к какому виду документов относится больничный, т. к. от этого зависят и порядок, и срок его хранения/уничтожения. Ведь больничный лист, с одной стороны, является первичным учетным документом в силу требований ст. 9 закона «О бухгалтерском учете» от 06.11.2011 № 402-ФЗ, поскольку на его основе организацией проводятся выплаты работнику, что является безусловным фактом ее хозяйственной деятельности. С другой же стороны, он служит также основанием для выплаты работнику пособия из средств соцстраха — следовательно, одновременно он является еще и страховым документом.

Так как страховые и бухгалтерские вопросы регулируются различными нормативными документами, рассмотрим требования каждого из них.

Где найти номер больничного листа

После замены старой формы больничного листа на новую, часто возникают вопросы при заполнении графы «Номер больничного листа». Где указан номер листка нетрудоспособности, и что он из себя представляет, подробно объяснено в Письме Фонда Соцстрахования России № 14-03-11/15 — 8553 от 22 сентября 2011 года.

Как следует из указанного письма, номер больничного листка (номер бланка листка нетрудоспособности) состоит из двенадцати цифр. На бланке больничного листа он находится в двух местах, на основной части бланка и на отрывном корешке. Так как отрывная часть бланка остается в медицинском учреждении, то сотруднику отдела кадров искать номер следует в основной части бланка, которую работник предоставляет своему работодателю.

Основная причина появления вопроса в отношении номера больничного литка в том, что в новых бланках листков отсутствует серия. Если ранее в документе указывалась серия и номер бланка листка нетрудоспособности, то теперь на листке присутствует только двенадцатиразрядный номер.

Обратите внимание: в новом бланке листка нетрудоспособности отсутствует серия, идентификация документа производится только по номеру. Указанный идентификационный номер бланка расположен в верхней правой части документа

Он расположен в белом поле под штриховым кодом. Номер представляет собой четыре группы чисел в каждой из которых находится три знака. При этом первые девять чисел являются порядковыми и только последние три — контрольный разряд

Указанный идентификационный номер бланка расположен в верхней правой части документа. Он расположен в белом поле под штриховым кодом. Номер представляет собой четыре группы чисел в каждой из которых находится три знака. При этом первые девять чисел являются порядковыми и только последние три — контрольный разряд.

Срок хранения больничных в 2020 году

Электронный больничный существует лишь в виде электронного документа, созданного в ЕИИС «Соцстрах» и используемого через эту систему. Поэтому у работодателя не возникает обязанности по его хранению.

По-иному обстоит дело с бумажным документом. Его работник должен принести работодателю вне зависимости от того, действует ли в регионе пилотный проект.

Если пилотный проект имеет место, то назначение пособия будет осуществлять ФСС. Больничный, соответственно, будет храниться в фонде. Работодателю же надлежит полученные от работника документы (заявление на оплату периода нетрудоспособности и больничный) снабдить данными о заработке за период, учитываемый в расчете, и (при необходимости) иными документами (акт о несчастном случае или профзаболевании) и не позднее чем через 5 календарных дней направить этот комплект в ФСС (п. 3 первого и второго Положений, утв. Постановлением Правительства РФ от 21.04.2011 № 294).

В регионах, где пилотный проект не действует, работодатели продолжают самостоятельно осуществлять расчет суммы платежа по больничному и производить выплату работнику. Им придется хранить больничный у себя и предъявлять его при проверке, проводимой ФСС.

Срок хранения листка нетрудоспособности установлен ст. 618 Приказа Росархива от 20.12.2019 № 236 как равный 5 годам.

Рейтинг
( 1 оценка, среднее 5 из 5 )
Загрузка ...