Как вносить исправления в трудовой книжке: образец и виды ошибок

Что говорит закон об отмене записи в трудовой книжке

Решению вопроса о неверных записях в трудовых книжках посвящены:

  • раздел третий Правил ведения и хранения трудовых книжек, изготовления бланков трудовой книжки и обеспечения ими работодателей, утвержденных Постановлением Правительства РФ от 16.04.2003 N 225;
  • раздел первый Инструкции по заполнению трудовых книжек, утв. Постановлением Минтруда РФ от 10.10.2003 N 69.

Прежде всего необходимо уяснить, что просто зачеркнуть или аннулировать запись в трудовой книжке о работе, переводе, награждении или увольнении невозможно. Законный способ ее отмены лишь один – признание недействительной путем внесения об этом соответствующей записи.

Остаться без пенсии реально!

Хотя правительство и обещает перевести все трудкнижки в электронный вид, пока именно привычный бумажный вариант остается главным документом, по которому сотрудник пенсионного фонда сверяет данные, хранящиеся на лицевом счете каждого будущего пенсионера.

На заметку! Трудкнижка является главным документом для подтверждения трудстажа и расчета страховой части пособия по старости.

Выходящие на заслуженный отдых в 2018 году знают, что для получения страховой доплаты им нужно иметь не меньше 9 отработанных лет и 13,8 балла (к 2025 году эти цифры возрастут до 15 и 30 соответственно). Но может оказаться так, что в электронном формате отражены одни данные, а в книжке ошибочно другие.

Если в трудовой книжке допущена ошибка и записи в ней не совпадают с данными на лицевом счете, то этот факт не только вызовет сложности с расчетом страховой части, но и может вовсе ее лишить.

Проблема еще и в том, что только с нулевых годов пенсионный фонд оформил для каждого потенциального пенсионера электронный счет и начал отображать на нем стаж. Чтобы учесть занятость в предыдущие периоды, то есть до 2000 года, необходимо предоставить трудовую.

В 2017 году более 8 тысячам пенсионеров в начислении страховой части отказали. Многим из них пришлось довольствоваться только соцпенсией по причине грубых ошибок в трудовой книжке, которые устранить уже не было возможности – фирма ликвидирована или нет подтверждающих документов.

Общие данные

Трудовая книжка – документ официального характера. Если при заполнении были допущены ошибки, то они могут привести к тому, что работник потеряет часть стажа.

Поэтому заполнять трудовую следует, соблюдая ряд правил и рекомендаций:

  1. Все записи должны быть внесены одним цветом. Гелевыми ручками заполнять нельзя.
  2. Допустим только полный формат записей, сокращать нельзя.
  3. На титульнике должна быть печать организации.
  4. Информация о денежном премировании в трудовую не заносится.
  5. Записи в трудовой должны проверяться на присутствие в них ошибок.

Порядок действий и правила корректировки

Прежде чем предпринимать какие-то действия при обнаружении вызывающих сомнения пометок в ТК, необходимо четко понимать используемую терминологию при работе с ТК. Это относится к терминам «исправление», «изменение», «дополнение».

Термин «исправление» используется в случаях, предполагающих замену в рассматриваемом документе некорректной пометки. Термины «изменение» и «дополнение» предполагают изменение или дополнение сведений, соответственно.

ПримерПример изменения

Если работником установлена некорректная пометка в ТК, то ему рекомендуется обратиться в отдел по работе с персоналом, так как вопросы корректного оформления ТК отнесены к компетенции сотрудников этого отдела. Однако не каждое предприятие содержит в своей структуре такой отдел.

В этой ситуации законодательством РФ разрешается оформление ТК лично работодателю, либо другому специалисту организации, назначенному приказом.

Физическому лицу, предоставившему гражданину работу, законом запрещено делать корректировки в ТК.

При выявлении некорректной информации в рассматриваемом документе, работнику следует:

  • поставить в известность работодателя о выявленных некорректных данных в ТК и необходимости их корректировки;
  • предоставить уполномоченному лицу документы о правомерности сведений; подлежащих внесению взамен ошибочных.

Для коррекции сведений приемлемы следующие общие правила:

ПравилаПравила корректировки ошибок в трудовой книжке

Когда сделавшая ошибку в ТК организация реорганизована или прекратила существование на момент обнаружения некорректной записи, исправление делается правопреемником предприятия или вышестоящей правомочной инстанцией. Если указанные варианты отсутствуют, эта проблема решается в архиве предприятия.

Коррективы делаются шариковой или перьевой ручкой, содержащей водостойкую и светостойкую пасту фиолетового, темно-синего или черного цвета. Сокращения не допускаются.

Можно ли исправлять?

Ошибки не всегда связаны с невнимательностью или незнанием специалиста,трудовая книга заполняющего трудовые книги. Иногда необходимость изменения и корректировки данных требуется по другим причинам. Например, сотрудница изменила фамилию после вступления в брак или, наоборот, вернула девичью после развода. Такие изменения необходимо отразить во всех документах, включая касающиеся трудовой деятельности.

Если же исправления обусловлены неточной информацией по имеющемуся образованию и специализации, а также содержат неактуальные анкетные данные, книгу необходимо полностью заменить через оформление дубликата.

Как вносить исправления в трудовой книжке: образец и виды ошибок

Следует отметить, что дубликат выдаётся каждый раз, если исправления касаются титульного листа документа.

Единственное исключение — это изменение фамилии, подтверждённое документально (например, было представлено свидетельство о браке или разводе).

На что обратить внимание?

Пресс-служба ПФР настоятельно рекомендует быть предельно внимательными не только специалистам кадровых служб, но и самим работникам. К счастью, исправление ошибок в трудовой книжке разрешается, но прежде чем приниматься за корректировки, стоит изучить наиболее типичные примеры оплошностей:

  • нет даты/номера/реквизитов приказа о найме/увольнении;
  • нет записи о смене наименования компании или ФИО работника (если менялись) или о реорганизации фирмы;
  • исправление ошибок в трудовой книжке сделано неправильно, в том числе не заверено подписью и печатью;
  • оттиск печати неразличим, частично размыт, смазан.

На волне участившихся случаев предъявления трудкнижек с ошибками и во избежание неприятных разбирательств рекомендуется регулярно проверять, какие отметки проставляет кадровая служба, и совпадают ли они с данными, отображаемыми на лицевом счете.

На заметку! Каждый гражданин имеет возможность получить доступ к лицевому счету через личный кабинет на сайте ПФР для проверки актуальности данных. Пошаговая инструкция размещена на официальном сайте пенсионного фонда по ссылке – http://www.pfrf.ru/branches/tuva/news~2016/11/07/123339

Если допущена ошибка в данных владельца книжки

Сложнее обстоит дело с исправлением ошибок, допущенных в написании персональных сведениях о работнике. Двоякое написание некоторых имен или неправильное воспроизведение отчества – довольно распространенные просчеты при заполнении титульного раздела трудовой книжки.

В нормативных документах не содержатся никаких рекомендаций по поводу исправления ошибок в фамилиях или именах владельцев трудовых книжек.

Практика кадрового делопроизводства предлагает следующий алгоритм действий:

  1. Если ошибка обнаружилась тем работодателем, который заводил трудовую книжку и вносил первоначальные данные, то рекомендуется выдать сотруднику новый бланк документа, куда записать сведения в точном соответствии с паспортными данными. Старая трудовая книжка при этом списывается, как испорченный бланк, с составлением соответствующего акта.
  2. При обнаружении неправильного написания персональных сведений о работнике вторым и последующими работодателями допускается выписка дубликата трудовой книжки. Сведения о предыдущем рабочем стаже заносятся в дубликат на основании официальных справок, выданных по прежним местам работы.

Важно! Дубликат трудовой книжки не является копией той, в которой обнаружены неточности в написании фамилии/имени работника. Сведения о стаже должны вноситься не по «старой» трудовой книжке, а по правильно оформленным документам с предыдущих мест работы.

В практической работе кадровых служб встречается тот же подход, который предусмотрен для изменения сведений о работнике по официальным документам – перечеркивание неверной записи и внесение правильных данных.

Такие действия являются неправомерными и впоследствии могут стать причиной проблем у работника с Пенсионным фондом.

Исправление дат

Неверные даты — такие же ошибки, как и остальные. Для них не предусмотрен специальный способ уточнения данных. Поэтому запись, где допущена неточность, признается недействительной, а затем записывают корректные сведения с правильными датами.

Изменения в процессе работы

В трудовую книжку необходимо вносить записи об изменениях, которые происходят в процессе трудовой деятельности работника:

  • награждения и поощрения;
  • перевод на другую работу или в другое структурное подразделение;
  • переименование должности;
  • изменение трудовой функции, структурного подразделения;
  • совмещение профессий, исполнение обязанностей временно отсутствующего работника;
  • изменение разряда и квалификации.

Информация об этих изменениях указывается как очередная запись в разделе трудовой книжки «Сведения о работе».  Ей присваивается очередной порядковый номер, указывается дата внесения записи и документ-основание.  Подробнее о порядке внесения этих записей будет рассказано в других статьях нашего сайта, посвященных каждому из этих изменений.

Не нужно вносить в трудовую книжку записи об изменениях размера заработной платы и режима рабочего времени, а также о дисциплинарных взысканиях.

Исправление реквизитов

Нередко кадровики пишут неверно реквизиты документов или название компании. Исправляют такие описки по тем же правилам: запись признают недействительной, а потом переписывают данные без ошибок.

Процедура внесения изменений и исправлений

В соответствии с законом вносить изменения и исправления в трудовую книжку обязан работодатель.  Он обязан сделать это по собственной инициативе, если была обнаружена ошибка или наступило какое-либо из оснований для внесения изменений (например, издан приказ о переводе работника на другую работу).

В то же время инициатива по внесению исправлений может исходить и от работника.  Если работник обнаружил ошибку в записях трудовой книжки, он должен обратиться к своему работодателю.  Чтобы зафиксировать факт обращения, соответствующее заявление должно быть составлено в письменной форме.  Заявление вручается работодателю под подпись, либо направляется почтой заказным письмом с уведомлением о вручении.

К заявлению о том, чтобы изменить трудовую книжку, должны быть приложены копии документов, подтверждающих допущенную ошибку.  Оригиналы документов необходимо предъявить работодателю, который может снять с них заверенные копии.

Мнение эксперта

Юрист по трудовому праву Ольга Смирнова

Необходимые исправления нельзя подтвердить со слов свидетеля.  Все основания должны быть зафиксированы документально.  Если документов нет, работнику, возможно, придется обратиться в суд за установлением нужных фактов.  Исключением являются те случаи, когда свидетельские показания прямо допускаются законом, как доказательство при внесении записей в трудовую книжку – например, если произошла массовая утрата трудовых книжек в результате стихийного бедствия, или если они подтверждены решением суда.

Исправления и изменения вносятся в трудовую книжку аккуратно и без каких-либо сокращений.  Все записи делаются черной, синей или фиолетовой ручкой, и при необходимости заверяются печатью.

Несколько ошибок сразу

Если допущено несколько неточностей, исправить надо каждую. Если они содержатся в датах, названии должности, информации о приказах, то кадровик вносит записи о признании каждой из неправильных формулировок недействительными. Затем указывает верные данные. Допускается также одной записью исправлять несколько некорректных.

Образец исправления записи в трудовой книжке 2020, если надо аннулировать две последние отметки

Как вносить исправления в трудовой книжке: образец и виды ошибок

Если сбилась нумерация

Случается, что ошибка в трудовой книжке допущена не в сведениях о работе и не на титульном листе, и даже не в наименовании награды, которую получил работник, а всего-навсего в нумерации.

Однако это не означает, что такой огрех не имеет большого значения. Он тоже является ошибкой и исправлять его зачёркиванием нельзя.

Например, у двух идущих подряд записей был проставлен один и тот же номер в первой графе: «№ 16. Принят на должность ведущего специалиста отдела кадров», далее «№ 16. Переведён на должность главного специалиста отдела кадров».

Чтобы исправить цифру 16, записанную по случайности дважды, следует всю последнюю запись признать недействительной. В данном случае ставится правильный порядковый номер – 17, после чего уточнить: «Запись за номером 16 недействительна. Переведён на должность главного специалиста отдела кадров».

Проведение корректировок по решению принятому судом

Если суд решил, что работник был незаконно уволен и его следует восстановить в должности, кадровик должен внести в трудовую соответствующую запись.

А значит, нужно:

  • Сначала указать, что предыдущая запись об увольнении недействительна;
  • Затем указываем, что работник восстановлен на месте работы;
  • Проставляем ссылку на приказ о восстановлении сотрудника.

Исправление ошибочной записи в трудовой книжке: образец 2019-2020

Основываясь на приведенных выше правилах, кадровики любой компании смогут без труда исправить допущенные ошибки как на титульном листе, так и в содержательной части трудовой.

Скачать образец исправления записи в трудовой книжке вы можете на нашем сайте.

Как вносить исправления в трудовой книжке: образец и виды ошибок

Скачать образец исправления записи в трудовой книжке

Некоторые нюансы

  1. Право на исправление ошибок такого важного документа имеется только у сотрудников кадрового отдела или лиц, уполномоченных на ведение этих документов. Самостоятельно вносить правки запрещено!
  2. Любые самовольные пометки будут считаться недействительными, так как под ними нет печати работодателя и подписи уполномоченного сотрудника.
  3. Исправления вносятся специальными водостойкими и светостойкими чернилами, имеющими чёрный или тёмно-синий цвет.

Не нашли ответа на свой вопрос? Звоните на телефон горячей линии 8 (800) 350-34-85. Это бесплатно.

Юрист. Практика в сфере недвижимости, тудового права, семейного права, защите прав потребителей

Исправления во вкладыш в трудовую книжку

Ошибки, допущенные во вкладыше к трудовой книжке, исправляются по общим правилам. В таком порядке можно исправить запись о номере вкладыша в трудовой книжке, или иные содержащиеся в нем данные.

Обычно при заполнении вкладыша ошибки происходят в данных о работнике.  При первичном заполнении такой вкладыш подлежит замене.  Стоимость нового бланка оплачивает работодатель, допустивший ошибку;

Если номер испорченного вкладыша уже был внесен в трудовую книжку, запись о нем исправляется в следующем порядке (п. 42 Правил ведения и хранения трудовых книжек, утвержденного Постановлением Правительства РФ от 16 апреля 2003 года № 225):

  • после штампа «выдан вкладыш» (ставится на внутренней стороне первой обложки трудовой книжки) должна быть сделана отметка: «Запись о выдаче вкладыша № 0000 недействительна». Указывается текущая дата, запись заверяется подписью сотрудника, заполняющего трудовую книжку, вписывается расшифровка подписи и ставится печать ;
  • ниже должна быть сделана запись о выдаче нового вкладыша;
  • далее заполняющий трудовую книжку сотрудник ставит подпись, расшифровку, печать и дату внесения новой правильной записи.

Ошибки в сведениях о награждении

У большинства работников этот раздел пустует, поскольку в этом месте указывают сведения о врученных дипломах, грамотах, званиях, иных наградах. Поэтому часто на страницы со сведениями о награждениях попадает ненужная информация. В этом случае ответственное лицо признает записи недействительными, расписывается, ставит печать (при ее наличии) — в общем, действует по общим правилам.

Как вносить исправления в трудовой книжке: образец и виды ошибок

Аналогичным образом надо действовать, если неточность в датах, реквизитах документа-основания, наименовании компании, иных данных.

Ответственность за нарушение правил

Поскольку обязанность по ведению трудовых книжек возложена на работодателя, ответственность за несоблюдение установленного порядка несет также он.  Ответственность за нарушения при внесении записей в трудовую книжку предусмотрена статьей 5.27 Кодекса РФ об административных правонарушениях.  Организация может быть оштрафована на сумму от 30 до 50 тысяч рублей, должностные лица и индивидуальные предприниматели – на сумму от 1 до 5 тысяч рублей.  Повторное нарушение обойдется дороже – до 70 тысяч рублей с юридического лица, и до 20 тысяч рублей с ИП и ответственных сотрудников работодателя.  Они также могут быть лишены права занимать определенные должности (дисквалифицированы) на срок от года до трех лет.

Мы надеемся, что эта статья оказалась полезной для вас.  Рекомендуем для решения конкретной юридической проблемы обратится к юристу.  Приведенные в статье общие положения законодательства могут не учитывать специфику каждого возможного случая.

Когда трудовая книжка может быть признана недействительной

Существует несколько ситуаций, когда ТК можно признать недействительной:

  • при первичном заполнении были допущены ошибки;
  • из документа вырваны страницы или они склеены между собой;
  • замазан или нечетко виден номер документа;
  • в документ занесены сведения (слова), не относящиеся к трудовой деятельности работника;
  • уточнения в разделах «Сведения о работе» и «Сведения о награждении» делаются путем зачеркиваний, замазывания корректором, иным способом, не предусмотренным законом.

В этих случаях работнику можно оформить дубликат документа. В него переносятся все корректные сведения, сведения о неправильных записях не дублируют.

Рейтинг
( 1 оценка, среднее 5 из 5 )
Загрузка ...