Как оформить замещение временно отсутствующего работника?

Причины для замещения

Поводом для замены кого-либо из персонала могут послужить самые разные обстоятельства. Наиболее распространенные:

  • уход одного из сотрудников на больничный;
  • уход в декретный или плановый обычный отпуск;
  • отъезд в командировку и т.п.

Следует отметить, что не всегда в таких случаях назначается временный заместитель.

Обычно это требуется, когда отсутствие длится более трех рабочих дней или тогда, когда обязанности работника настолько значимы, что без них нормальная текущая деятельность фирмы невозможна.

Варианты

Когда работнику открыт листок нетрудоспособности, а весь или часть производственного процесса из-за этого могут встать, компании целесообразно найти ему замену. Исходя из положений Трудового кодекса, оформление может пойти по двум путям:

  1. замещение (перевод на время);
  2. совмещение другим сотрудником работ.

Возложение обязанностей

Действующие лица процесса возложения обязанностей одного работника на другого:

  • непосредственные начальники отсутствующего сотрудника и заместителя (или один начальник, если замена происходит внутри одного отдела);
  • работник-заместитель;
  • генеральный директор;
  • кадровик.

За возложение обязанностей отвечает ст.

Приказ о замещении в данном случае также не оформляется. 151 Трудового кодекса РФ. Она короткая: Статья 151. Оплата труда при совмещении профессий (должностей), расширении зон обслуживания, увеличении объема работы или исполнении обязанностей временно отсутствующего работника без освобождения от работы, определенной трудовым договором. При совмещении профессий (должностей), расширении зон обслуживания, увеличении объема работы или исполнении обязанностей временно отсутствующего работника без освобождения от работы, определенной трудовым договором, работнику производится доплата. Размер доплаты устанавливается по соглашению сторон трудового договора с учетом содержания и (или) объема дополнительной работы (статья 60.2 настоящего Кодекса).

Отпуск – вещь планируемая. Всегда заранее известно, в какие дни работника не будет на месте. Поэтому непосредственному начальнику отправляющегося отдыхать сотрудника нужно заранее написать служебную записку на имя руководства с просьбой о замене. Приведем пример текста служебной записки (картинка кликабельна): На что следует обратить внимание: Служебная записка получает положительную резолюцию генерального директора и отправляется в отдел кадров, который готовит приказ.

Аналогично оформляется возложение обязанностей на время командировки. Если работник заболел, то алгоритм действий примерно такой же.

Отличие всего одно: поскольку неизвестно, сколько будет болеть наш коллега, во всех документах пишется только дата его ухода на больничный. Пример текста служебной записки (картинка кликабельна):

Ни в коем случае не забываем знакомить работников с приказами!

Кто должен расписаться под приказом

Документ вступает в силу с момента его подписания руководителем организации. Ниже расписываются все лица, ответственные за его исполнение. Претенденты на совмещение или замещение ставят подписи как удостоверение того, что они ознакомлены и согласны.

Порядок замещения

После того, как временный заместитель будет найдет, руководство издает приказ, в котором указывает необходимость замещения, а также условия, на которых оно будет происходить.

Затем с работником заключается дополнительное соглашение к действующему трудовому договору (если это кто-либо из специалистов компании) или же трудовой договор, и после этого человек может приступать к своим новым функциям.

Заявление сотрудника о согласии заменить заболевшего коллегу

Трудовым кодексом предусмотрено, что переводить сотрудников на другую работу для замещения, возможно только при соглашении сторон.

Выполнение работы коллеги одновременно со своей, не ограничено во времени.

Каким бы не было замещение, сотрудник, который получает временно новое рабочее место или дополнительную работу, пишет заявление, подтверждающее его согласие.

Что взять за основу для приказа

Все разрабатываемые приказы должны на чем-то базироваться. В частности, у каждого подобного распоряжения должно быть документальное основание и обоснование.

В качестве основания может быть указана либо статья закона, имеющего непосредственное отношение к сути приказа, либо внутренний документ компании (например, какой-то акт, Положение учетной политики, служебная или докладная записка). С обоснованием все проще – это реальная причина, в связи с которой издается распоряжение.

Как составить приказ для нового работника по совместительству (внешнее + внутреннее)

Аналогично оформляется замещение с помощью внешнего или внутреннего совместительства. Данное условие указывается в распоряжении по форме Т-1 в графе «Характер работы».

Примерный образец распоряжения о приеме по совместительству на время больничного:

Образец приказа по форме Т-1 на замещение во время больничного

Замещение на время больничного: варианты замены сотрудника

Сотрудник получает листок временной нетрудоспособности:

  • подхватив заболевание, которое может продлиться несколько дней или недель;
  • по беременности и родам;
  • из-за необходимости ухода за больным ребенком или родителями.

После закрытия больничного сотрудник имеет полное право возвратиться на свое рабочее место, которое за ним сохраняется.

Пока он отсутствует, руководитель принимает решение о том, кто будет выполнять работу заболевшего. Положения ТК предусматривают оформление на выбор:

  1. Замещение.
  2. Совмещение работы другим сотрудником.

Когда руководитель останавливается на первом варианте, это означает, что замещающий сотрудник полностью выполняет работу коллеги и получает соответствующую оплату. Читайте также статью: → “Правила оформления ежегодного основного оплачиваемого отпуска”

Замещать заболевшего работника могут:

  • другие должностные лица этого же предприятия. При этом они продолжают выполнять и свою основную работу;
  • коллеги, которых временно перевели на рабочее место заболевшего;
  • лица, дополнительно принятые на работу. С ними руководитель заключает срочное трудовое соглашение.

Важно! Коллега не обязан замещать заболевшего. Если он не согласен на выполнение подобных функций, никаких последствий это не несет. Исключение – замещение прописано в его должностной инструкции.

к содержанию ↑

Кто должен подписать приказ о замещении временно отсутствующего работника

Приказ относится к тем документам, которые всегда исходят от высшего руководства предприятия.

Поэтому данный документ должен быть подписан либо директором организации лично, либо сотрудником, который временно исполняет его обязанности. Также под приказом должны расписаться все лица, в отношении которых он издан и те, кто ответственен за его исполнение.

Таким образом все вышеупомянутые работники засвидетельствуют то, что ознакомлены с распоряжением и готовы его выполнить.

Приказ о совмещении на время больничного: образец

Приказ о совмещении может выглядеть следующим образом:

logo_kp.png

Более полную информацию по теме вы можете найти в КонсультантПлюс .

Бесплатный доступ к системе на 2 дня.

Совмещение и замещение болеющего коллеги

В форме замещения оформляется временный перевод на должность болеющего сотрудника или совмещение.

При совмещении сотрудник параллельно со своей основной работой должен осуществлять функции отсутствующего коллеги. За это ему проводится доплата. Размер ее определяется в процентах от заработка болеющего и фиксируется в отдельном соглашении.

Совмещение оформляется приказом. Сотрудник, на которого возлагаются обязанности заболевшего, должен с ним ознакомиться. Скорее всего, следует расписаться под текстом «Не возражаю против совмещения должностей».

В таблице кратко представлена сущность замещения и совмещения:

Вид кадрового решения Комментарий Оплата
Замещение Сотрудник занят работой на должности заболевшего коллеги Выплачивается зарплата отсутствующего работника или доплата в размере разницы в окладах
Совмещение Работник выполняет и свои обязанности, и функции отсутствующего по причине болезни коллеги Руководитель устанавливает размер доплаты (в % или конкретной сумме) за каждый день или месяц совмещения

И совмещение основной работы с выполнением функций заболевшего сотрудника, и замещение должно осуществляться в пределах установленной продолжительности рабочего дня.

Важно! В трудовой книжке не производится никаких записей при любом из этих двух видов кадрового решения.

Особенности оформления замещения главного бухгалтера и руководителя

Руководитель предприятия и главный бухгалтер – должности серьезные, поскольку подразумевают полную ответственность за деятельность компании и ведение финансово-учетной работы.

Руководителя замещает его заместитель. И это – его прямая обязанность, чаще всего зафиксированная в должностной инструкции.

Главного бухгалтера заменяет старший бухгалтер или иной финансовый работник предприятия.

Приказ не оформляется, если в трудовом соглашении момент замещения предусмотрен. В этом документе может присутствовать пункт, что работник замещает руководителя (главного бухгалтера), если тот отсутствует, в том числе и по причине болезни.

Величина доплаты за замещение руководителей не регламентируется в ТК. На практике, при выполнении его обязанностей или функций главного бухгалтера в приказе на замещение указывается сумма доплаты, которая соответствует разнице в окладе.

Когда на выполнение функций за этими должностями назначаются иные сотрудники, то необходимо оформить:

  • служебную записку на замещение на период больничного или заявление;
  • приказ на замещение.

Форма последнего аналогична той, о которой сказано выше.

Для замещения главбуха необходимо:

  1. Подготовить доверенность сотруднику, которая удостоверяет его полномочия действовать от имени главбуха по отношению к иным лицам и инстанциям.
  2. Оформить в банке документы, подтверждающие право подписи.

Последнее необходимо в том случае, когда визы руководителя на денежных документах недостаточно.

Важно! В приказе на временное замещение главбуха обязательно присутствует пункт о наделении замещающего сотрудника правом подписывать финансовые документы.

к содержанию ↑

Онлайн журнал для бухгалтера

prikaz-zameshenii-vremya-2BEC.jpg

На каждом предприятии случается такая неприятность, когда ответственный сотрудник заболел и требуется его замещение на время больничного.

Исходя из положений Трудового кодекса, оформление может пойти по двум путям:

  1. замещение (перевод на время);
  2. совмещение другим сотрудником работ.

В этом случае человек, который будет заменять временно отсутствующего, целиком вникает в свои обязанности на новой должности вместо болеющего коллеги.

prikaz-zameshenii-vremya-F81E14.png

Расскажем, как действовать. Когда работнику открыт листок нетрудоспособности, а весь или часть производственного процесса из-за этого могут встать, компании целесообразно найти ему замену. Так выглядит пример образца приказа о замещении на время больничного:

Обязательная форма этих двух внутренних документов законом не регламентирована, поэтому можно довериться принятой в компании деловой практике.

И зарплата ему будет выдана именно за этот временный участок работы. Заметим, что компания может сама составить стандартный для себя образец приказа о замещении на время больничного. В то же время, можно применить уже утвержденным государством бланк – Т-5 либо Т-5а. Скачать бланк приказа по форме Т-5 на нашем сайте можно здесь. Как было сказано выше, второй путь – подыскать совместителя на эту должность из числа сотрудников компании, наиболее близких по трудовой функции к отсутствующему коллеге. При совмещении человек не освобожден от своей основной работы и становится своего рода многостаночником.

За это к основному заработку ему положена добавка. Ее величину прописывают в отдельном соглашении. Оформление практически аналогично замещению: делают отдельное допсоглашение.

А на содержании трудовой книжки это никак не сказывается. Распоряжение о совмещении на время больничного может выглядеть так:

prikaz-zameshenii-vremya-BBF165.png

Как передать полномочия: приказ о возложении обязанностей и еще два обязательных документа

Как поручить сотруднику дополнительную работу в порядке совмещения Скачайте документы по теме: Прежде чем вменить в обязанности (приказ образец выше) сотруднику дополнительную работу, получите его устное или письменное согласие (ч. 1 ст. 60.2 ТК РФ). И если вы его получили, оформите допсоглашение к трудовому договору (ст.

72 ТК РФ). В соглашении укажите: Если приказ о возложении обязанностей делегирует работнику право подписи документов, кроме допсоглашения к трудовому договору оформите доверенность. Она установит срок действия полномочий сотрудника, какие действия он справе совершать от имени доверителя (ст.

Мнение эксперта

Поляков Пётр Борисович

Адвокат с 6-летним стажем. Специализация — гражданское право. Опыт более 3 лет в составлении договоров.

274 ТК РФ, ст. 185 ГК РФ). Узнайте, надо ли доплачивать заместителю за исполнение обязанностей директора. На основании приказа о возложении обязанностей начальник отдела кадров будет подписывать документы одним из двух способов.

Первый — укажет должность: «и.о.

генерального директора». Второй — укажет свою должность: «начальник отдела кадров». Узнайте подробнее, когда выбрать временное замещение, а когда совмещение, из статьи

«Сотрудник уходит в отпуск: кем заменить и сколько доплачивать»

Возложение обязанностей

Совмещение вместо замещения Как было сказано выше, второй путь – подыскать совместителя на эту должность из числа сотрудников компании, наиболее близких по трудовой функции к отсутствующему коллеге. При совмещении человек не освобожден от своей основной работы и становится своего рода многостаночником. За это к основному заработку ему положена добавка. Ее величину прописывают в отдельном соглашении.

Это важно знать: Как уйти на больничный во время беременности на ранних сроках: кто даёт и как взять

Оформление практически аналогично замещению: делают отдельное допсоглашение. А на содержании трудовой книжки это никак не сказывается. Распоряжение о совмещении на время больничного может выглядеть так: Также см. «Принимаем работника на время отпуска основного сотрудника».

Рейтинг
( 1 оценка, среднее 5 из 5 )
Загрузка ...