Кадровое делопроизводство с нуля. 8 первых шагов

Содержание
  1. Обязательные документы кадрового делопроизводства – 2020
  2. Что такое кадровое делопроизводство?
  3. В работе Вам помогут:
  4. Книги и журналы учета
  5. Законодательная база
  6. Шаг 2. Изучите учредительные документы
  7. Виды
  8. Кадровое делопроизводство с нуля – пошаговая инструкция
  9. Обязательные внутренние документы
  10. Обязательно ли составлять инструкцию по кадровому делопроизводству
  11. Документы, которые должны быть на каждого сотрудника
  12. Этапы организации с нуля
  13. Кто должен вести учет?
  14. Автоматизация кадрового учета
  15. Нюансы у ИП и ООО
  16. Ведение кадрового делопроизводства
  17. Образец регламента по кадровому делопроизводству
  18. Дополнительные кадровые документы
  19. Унифицированные формы по учету кадров
  20. Ответственность за неправильное ведение кадрового учета
  21. Новые требования к кадровому учету
  22. Делопроизводство
  23. Штатное расписание и отпуска
  24. Кадровое делопроизводство в 2020 году
  25. ГОСТ Р 7.0.97-2016
  26. Сколько стоит ведение кадрового учета?
  27. Кто несет ответственность за нарушения в системе кадрового учета в организации
  28. С чего начать?
  29. Кто ответственен за ведение учета
  30. Нумерация приказов

Обязательные документы кадрового делопроизводства – 2020

Необходимость наличия на предприятии кадровой документации следует из положений трудового законодательства. В целом можно выделить документы по кадрам, которые рекомендованы к ведению, но необязательны, и обязательные документы, без которых не может полноценно работать кадровая служба предприятия. Обязательные кадровые документы могут быть затребованы для изучения сотрудниками Гострудинспекции, ИФНС, ПФР и других ведомств в ходе проводимых ими проверок.

В состав обязательных входят как документы, регулирующие трудовые отношения между работодателем и конкретным сотрудником (трудовые договоры, приказы о приеме/увольнении и т.д.), так и распространяющиеся на трудовой коллектив в целом (правила внутреннего распорядка, штатное расписание и др.).

Рассмотрим, какие обязательные документы кадровой службы должны присутствовать в организации, на микропредприятии и у ИП с работниками.

Что такое кадровое делопроизводство?

Это весь документооборот, связанный с персоналом организации: приемом, переводами, увольнением, оплатой труда, условиями работы, наказаниями и поощрениями и т.д.

Все эти процедуры должны быть четко регламентированы, а любое действие в отношении сотрудника – подкреплено основанием и документом. Документы нужно вовремя и по правилам оформлять, систематизировать и хранить. Это и есть кадровое делопроизводство.

В работе Вам помогут:

Книги и журналы учета

Законодательная база

В системе госслужбы отношения между госслужащим и представителем нанимающей стороны имеют законодательное и нормативное регулирование. Кадровое делопроизводство основывается на конституционных нормах, федеральных законах, законах субъектов РФ и подзаконных актах, регулирующих трудовые отношения и устанавливающих порядок работы с документацией.

Перечень основных законов для госслужащих:

  1. Конституция РФ от 12.12.1993 г.;
  2. Трудовой кодекс РФ от 30.12.2001 г. (в ред. 05.02.2018 г.);
  3. Федеральный закон от 27.05.2003 года № 58-ФЗ «О системе государственной службы РФ»;
  4. Федеральный закон от 27.07.2004 года № 79-ФЗ «О государственной гражданской службе РФ»;
  5. Федеральный закон от 27.07.2006 г. № 152-ФЗ «О персональных данных».

Шаг 2. Изучите учредительные документы

В первую очередь обратите внимание на название работодателя.

Типичная ошибка: в кадровых документах наименование работодателя указано не в соответствии с учредительными документами. Например, в уставе прописано полное и сокращенное наименование, а в кадровых документах — только полное или только сокращенное наименование работодателя.

Изучите в учредительных документах вопрос о полномочиях по принятию решения о заключении, расторжении трудовых договоров, по утверждению локальных нормативных актов. Определите, кто является уполномоченным лицом работодателя, если это юридическое лицо.

Типичная ошибка в трудовом договоре: в учредительных документах уполномоченным лицом работодателя прописан руководитель компании, в трудовых договорах в преамбуле указывается руководитель, действующий на основании устава, а в конце трудового договора подпись со стороны работодателя проставляет начальник отдела кадров или заместитель генерального директора и т.д., то есть не сам руководитель.

Правило: кто указан как уполномоченное лицо работодателя в начале трудового договора, тот его и подписывает.

Виды

Все кадровые документы делятся, в основном, на 5 видов:

  • Деловые бумаги, которые удостоверяют трудовую деятельность (такие бумаги хранятся в кадровом отделении предприятия, а туда входит: трудовая книжка рабочего, трудовой договор и другое).
  • Распорядительные деловые бумаги (сюда относятся распоряжения и приказы самого руководящего лица).
  • Переписки по службе (внутренние).
  • Журналы по учёту и по регистрации (сюда входят: журнал о регистрации всех приказов о приёме новых рабочих или их переводе, журнал, фиксирующий трудовые договоры).
  • Информативно-расчетные деловые бумаги (сюда входят: табель учёта времени работы, карточка рабочего и другие).

Помните! Учёт всей кадровой документации наблюдается отделом по кадрам в организации.

Документы, которые действительно необходимы для кадрового учёта ООО:

  • Положение о структуре предприятия.
  • Установленные стандарты в работе.
  • Цель создания ООО.
  • Инструкции для каждой должности, которые разработаны должны быть по правилам.
  • Указание о командировках.
  • Пункт о персонале организации, об отпуске, о порядке получения справок, о найме или увольнении рабочих, о коммерческой тайне, о табельном учёте времени, о льготах, которые предоставляются рабочим, о материальной ответственности, об обучении рабочих и их аттестации.
  • Положения о подборе конкретного персонала (плюс схема к этому).
  • Инструкции по работе.
  • Пункты об оплате листов по временной нетрудоспособности сотрудников и служащих в организации, а также об оплате труда, выплаты премий и др.
  • Положения о порядке прохождения по испытательному периоду, о программном обеспечении и допусках к интернету, а также по уже существующим отделениям (для бухгалтерии в том числе).

Две девушки

Кадровое делопроизводство с нуля – пошаговая инструкция

Первым делом нужно позаботиться о том, чтобы наименование организации в кадровых документах совпадало с наименованием, указанным в Уставе.

Директора оформляют на работу в соответствии с порядком, прописанным в Уставе компании.

Нужно определить, кто уполномочен подписывать трудовые договоры и другие кадровые документы. В дальнейшем нужно следить, чтобы документы подписывал именно тот, кто имеет на это право.

После того, как определен ответственный за кадровый учет и делопроизводство, и назначен ответственный за ведение трудовых книжек, нужно разработать и утвердить комплект внутренних нормативных документов компании.

Обязательные внутренние документы

Согласно Трудовому кодексу (ч. 2 ст. 22) работодатель обязан под роспись знакомить сотрудников со всеми локальными нормативными документами компании, которые имеют непосредственное отношение к его трудовой деятельности.

Документы, которые должны быть в организации:

  • штатное расписание;
  • правила внутреннего трудового распорядка;
  • положение о персональных данных;
  • график отпусков;
  • приходно-расходная книга по учету бланков трудовой книжки и вкладыша в нее;
  • книга учета движения трудовых книжек и вкладышей в них;
  • табель учета рабочего времени.

Могут быть и другие документы, если их требует специфика работы организации, или работодатель желает, чтобы они были. Это:

  • должностные инструкции;
  • Положение об оплате труда и премировании;
  • инструкция по кадровому делопроизводству;
  • Положение о коммерческой тайне;
  • Положение об аттестации;
  • коллективный договор;
  • Положение об оказании первой помощи пострадавшим на производстве;
  • Положение о командировках;
  • личные дела сотрудников и т.д.

Особые правила действуют для компаний-работодателей, которые отвечают критериям микропредприятия. Таким организациям статья 309.2 ТК РФ разрешает обойтись без некоторых локальных документов (график сменности, положение об оплате труда, о правилах внутреннего распорядка и т.д.).

Но, отказавшись от разработки локальных документов, микропредприятия должны заключать трудовые договоры по типовой форме, где прописаны соответствующие положения, которые заменяют эти локальные документы. Форма утверждена Постановлением Правительства РФ № 858 от 27.08.2016.

Важно, чтобы внутренние документы не противоречили друг другу, трудовому законодательству, трудовому договору и реальным условиям труда в организации. Иначе это даст почву для трудовых споров с сотрудниками и станет «слабым» местом при судебных разбирательствах. Поэтому не утверждайте, не изучив, первые попавшиеся образцы из интернета.

Обязательно ли составлять инструкцию по кадровому делопроизводству

Нет, не обязательно, но этот документ поможет обобщить в одном месте требования к работе с кадровыми бумагами в организации, закрепить их формы и учесть специфику бизнеса. С инструкцией персоналу будет проще и быстрее готовить документы, правильно их оформлять и контролировать исполнение.

Скачать образец Инструкции по кадровому делопроизводству

Документы, которые должны быть на каждого сотрудника

Каждого сотрудника принимают по трудовому договору, будь то постоянный сотрудник, временный или совместитель. Если в будущем в условиях труда, должности, зарплате, будут какие-то изменения, в трудовой договор нужно будет вносить изменения, а для этого оформлять дополнительные соглашения.

На основе трудового договора оформляют приказ о приеме на работу. В дальнейшем все действия по отношению к сотруднику тоже нужно будет оформлять приказами по личному составу: переводы, поощрения, наказания, премирования, увольнение, предоставление отпуска и т.д.

По каждому принятому работнику, который проработал больше пяти дней, вносят запись в трудовую книжку. Исключение – совместители. В таких случаях запись в трудовой делают только по желанию самого совместителя.

На каждого сотрудника нужно завести личную карточку по форме Т-2 или самостоятельно разработанной форме. В нее в течение всего периода работы в организации заносят информацию по всем кадровым процедурам: о приеме, переводах, отпусках, награждениях, льготах, данные воинского учета и т.д.

По закону о персональных данных от 27.07.2006 № 152-ФЗ нельзя обрабатывать данные сотрудника без его согласия, а значит это согласие нужно оформить.

По статье 91 ТК РФ работодатель обязан вести учет отработанного работником времени, а значит нужно вести табели учета рабочего времени.

Таким образом, по каждому сотруднику в организации должны быть как минимум:

  • трудовой договор и дополнительные соглашения к нему;
  • приказы по личному составу;
  • трудовая книжка (кроме совместителей);
  • личная карточка;
  • согласие на обработку персональных данных.

Обратите внимание, что у всех кадровых документов разные сроки хранения – от 1 года до 75 лет. Они прописаны в «Перечне типовых управленческих архивных документов, образующихся в процессе деятельности государственных органов, органов местного самоуправления и организаций, с указанием сроков хранения», утвержденном Приказом Минкультуры России от 25.08.2010 № 558.

О сроках хранения кадровых и бухгалтерских документов

Если кадровое делопроизводство в вашей организации уже запущено и находится в плачевном состоянии, вам поможет пошаговая инструкция по восстановлению кадрового учета от специалистов 1C-WiseAdvice. Также вы можете поручить эту задачу экспертам 1C-WiseAdvice – они приведут в порядок и систематизируют работу с кадровыми документами.

Этапы организации с нуля

При формировании кадровой деятельности:

  1. в первую очередь потребуется изучить законодательную базу, регулирующую и регламентирующую гражданскую службу;
  2. далее следует этап разработки и утверждения локально — номативных актов;
  3. следом потребуется формирование документации, обязательной для кадрового делопроизводства, в соответствии с законодательными нормами, установленными для госслужбы;
  4. завершающим этапом перед началом трудовой деятельности, связанной работой по движению персонала, будет являться подготовка документации к использованию, а именно каждый локально — нормативный акт и журнал учета, требуется пронумеровать, прошить, заверить подписью и скрепить печатью.

Кто должен вести учет?

Как уже было отмечено ранее, существует два способа определения того, кто будет заниматься ведением учета кадров на предприятии. В целом это зависит от того, сколько человек планируется трудоустроить для достижения целей (как правило, цель предприятия – организация коммерческой деятельности для получения прибыли).

Для крупных компаний рекомендуется создание службы по персоналу или полноценного отдела кадров. Для предприятий небольшого размера допустимо возложение обязанностей кадровика на бухгалтера или секретаря. Однако существует и третий вариант – передача дел по ведению учета на аутсорсинг специализированным организациям.

кадровый учет предприятия

При создании службы или отдела понадобится создать определенные регламентирующие документы, а именно положение о службе (отделе) и должностные инструкции работников. В случае возложения обязанностей на бухгалтера или секретаря понадобится прописать функции кадровика в должностную инструкцию выбранного работника. Если существует такая необходимость, рекомендуется направить бухгалтера или секретаря на курсы кадрового делопроизводства. Это поможет повысить квалификацию работников, на которых будут возложены обязанности по кадровым вопросам. А вот если было принято решение сотрудничать со сторонними организациями по вопросу передачи им обязанностей по ведению учета, то обязательным образом требуется заключение договора.

Автоматизация кадрового учета

Использование различных компьютерных программ по ведению учета значительно облегчает процесс, в данный момент их достаточно много.

Конечно, актуальная, это «1С: Предприятие», которая позволяет автоматически печать документы, и автоматизировать весь процесс, но существует и ряд других программ, которые гораздо моложе и прогрессивнее.

Кадровое делопроизводство с нуля. 8 первых шаговКадровое администрирование и кадровый учет.

Нюансы у ИП и ООО

При принятии работника на предприятие и ввода кадрового учета, каждая форма хозяйствования имеет свои особенности, к примеру, ИП при первичном приеме работника обязательно должны стать на учет в статусе работодателя:

  • В ФСС – 10 дней с момента приема первого работника;
  • В ПФР – в течение месяца с момента приема работника.

Если превысить это количество дней для оформления, предприятие ожидают штрафные санкции.

При этом руководитель обязан получать роспись от работников за ознакомление с нормативными документами, для этого целесообразно заводить журнал.

Ведение кадрового делопроизводства

Эта непростая работа осуществляется на основании Постановления Госкомстата РФ от 05.01.2004 № 1, который содержит библиотеку образцов всех документов — можно брать и пользоваться. Кстати, с 2013 года никто не имеет права потребовать документы только в том виде, в котором они представлены в постановлении: но зачем тратить время на изобретение велосипеда?

Для начала рекомендуется издать инструкцию или регламент по КДП, где прописать, как документируются все кадровые процедуры, как они проходят внутри организации и т. д. Такая инструкция станет надежной основой всего КДП на предприятии и позволит навести в нем идеальный порядок.

Образец регламента по кадровому делопроизводству

скачать

Дополнительные кадровые документы

Некоторые кадровые документы носят рекомендательный характер.

Это значит, что за их отсутствие работодателя не оштрафуют, но эффективность работы с персоналом может пострадать. Данная категория представлена коллективным договором, положениями об аттестации и профессиональной переподготовке сотрудников, правилами работы с архивом, документами индивидуального характера: анкетами, заполненными в процессе трудоустройства, заявлениями работников, распоряжениями о предоставлении материальной помощи и т.д.

Оформляйте их по мере необходимости.

Унифицированные формы по учету кадров

Основные унифицированные формы по учёту кадров:

  1. T-1 «Указ о приеме рабочего на работу».
  2. T-2 «Карточка рабочего, его собственные данные».
  3. T-3 «Штатное расписание».
  4. T-4 «Карточка по учёту научного, научно-педагогического рабочего».
  5. T-5 «Указ о переводе рабочего на иную работу».
  6. T-6 «Указ о предоставлении отпуска работнику».
  7. T-7 «График отпусков».
  8. T-8 «Указ о прекращении трудового соглашения с рабочим».
  9. T-9 «Указ о направлении работника в командировку».
  10. T-10 «Командировочное удостоверение».
  11. T-11 «Указ о поощрении работника».
  12. T-1а «Указ о приеме рабочих на работу».
  13. T-2ГС (МС) «Личная карточка государственного (муниципального) служащего».
  14. T-5а «Указ о переводе работников на другую работу».
  15. T-9а «Указ о направлении работников в командировку».
  16. T-11а «Указ о поощрении рабочих».
  17. T-10а «Служебная задача для направления в командировку и отчет о воплощении его в действие».
  18. T-6а «Указ о предоставлении отпуска работникам».
  19. T-8а «Указ о прекращении трудового соглашения с рабочими».

Ответственность за неправильное ведение кадрового учета

Мы не будем рассматривать варианты дисциплинарной ответственности и сразу перейдем к тому, как отвечает сама организация за нарушения в кадровом делопроизводстве. Существует 2 основных типа ответственности:

  • Материальная. Материальную ответственность предприятие несет в первую очередь перед нанятыми специалистами. К примеру, если после хода сотрудника трудовая книжка не была выдана в срок, с организации могут потребовать компенсацию за время, которое бывший сотрудник не мог устроиться из-за этого в другую компанию. То есть по большому счету за упущенную прибыль. 
  • Уголовная. Чаще всего речь идет о неправомерном отказе в предоставлении необходимых документов, внесении в документы заведомо ложных сведений, повреждение, хищение или укрытие документов. Причем наказание может быть весьма суровым — вплоть до лишения свободы до 4-х лет. 

Новые требования к кадровому учету

В Госдуме находится законопроект с изменениями в Трудовой кодекс, касающимися внедрения электронного кадрового документооборота. Если проект примут, работодатель с согласия работника сможет обмениваться с ним юридически значимыми сообщениями в электронном виде.

Так, в электронный формат могут перевести такие процессы, как:

  • прием на работу;
  • уведомление о начале отпуска;
  • ознакомление сотрудников с локальными нормативными актами;
  • оформление командировок;
  • формирование графика отпусков и т.д.

Делопроизводство

Делопроизводство включает в себя ведение надлежащим образом документации, связанной с приемом, движением и высвобождением кадров.

Обязательным является ведение личных дел, которые заводятся на каждого сотрудника предприятия. Оно включает в себя личную карточку кадрового учета, заявление о приеме, копию паспорта, копии документов об образовании, справку о прохождении медицинского осмотра, копию военного билета (в случае, если таковой имеется) и прочие документы, которые образуется в ходе осуществления работником трудовой деятельности. А также еще одной и очень важной задачей является заполнение трудовых книжек.

Помимо всего вышеперечисленного, могут разрабатываться и другие документы, которые связаны непосредственно со спецификой предприятия, обеспечивающие правильность работы в области учета кадров.

Штатное расписание и отпуска

Штатное расписание, включая штатную расстановку являются организационно — распорядительными документами, в которых отражена структура, штатный состав и численность, перечень профессий и должностей, с указанием тарифов (окладов), а так же возможных надбавок.

Госкомстатом России разработана и утверждена унифицированная форма документа, которая применима для всех организаций. В то же время использование данной формы носит исключительно рекомендательный характер. Для некоторых бюджетных организаций порядок согласования и утверждения штатного расписания регулируется ведомственными нормативно – правовыми актами.

Статья 46 Федерального закона № 79-ФЗ определяет порядок предоставления отпусков на гражданской службе. Установлено, что отпуск для государственных служащих состоит из ежегодного оплачиваемого отпуска, в количестве 30 календарных дней и дополнительных оплачиваемых отпусков, в том числе за выслугу лет.

Предоставление отпуска осуществляется ежегодно, в порядке, установленном графиком отпусков. Утверждение графика отпусков происходит  представителем нанимателя в срок не позднее двух недель до начала нового года. При подготовке графика может быть использована унифицированная форма №Т-7, а может быть лично разработанная.  

Кадровое делопроизводство в 2020 году

ГОСТ Р 6.30-2003, по которому ранее оформлялась документация, перестал действовать с 1 июля 2020 года. Ему на смену пришел ГОСТ Р 7.0.97-2016 «Система стандартов по информации, библиотечному и издательскому делу. Организационно-распорядительная документация. Требования к оформлению документов». Теперь разрешено для печати документов использовать двустороннюю печать (сохраним леса!). Есть и другие изменения.

ГОСТ Р 7.0.97-2016

скачать

Сколько стоит ведение кадрового учета?

Стоимость ведения кадрового учета складывается из следующих факторов:

  • конкретный перечень услуг;
  • количество сотрудников;
  • организация учета с нуля или ведение уже организованного учета.

Приглашаем обращаться за ведением кадрового учета к нам! Многолетний опыт позволяет нашим сотрудникам оперативно организовывать учет, понимать все особенности делопроизводства и наиболее эффективно выстраивать процессы. Вникнув в особенности вашей организации, мы предложим оптимальное решение!

Кто несет ответственность за нарушения в системе кадрового учета в организации

Ответственность за нарушения в системе кадрового учета в организации

Государственная инспекция по труду – это тот орган, который осуществляет контроль за правильным ведением кадрового учета в организациях. При обнаружении сотрудниками ГИТ нарушений они вправе привлечь работодателя к ответственности за несоблюдение трудового законодательства.

Исходя из норм 419 статьи Трудового кодекса РФ, можно выделить следующие виды ответственности:

  • Административная ответственность

    Штрафные санкции для должностных лиц и компаний регламентируются статьями 5.7, 5.27–5.34, 5.39 Кодекса РФ об административных правонарушениях. К этому виду ответственности, как правило, привлекаются работодатели в случае отсутствия какого-либо необходимого кадрового документа или отказа в его предоставлении по запросу работника (организации).

    Допустим, Петренко В. А. намерен взять кредит, и ему необходима копия трудовой книжки, а также справка 2-НДФЛ. Он обратился к работодателю с просьбой выдать ему копию трудовой книжки и получил отрицательный ответ. В этой ситуации Петренко В. А. имеет право обратиться в ГИТ и сообщить о неправомерных действиях работодателя. Инспекция, в соответствии со статьей 5.39 Кодекса РФ об административных правонарушениях, привлечет должностных лиц организации к ответственности и наложит штраф в размере от 1 000 до 3 000 руб.

  • Гражданско-правовая ответственность

    Определена статьями 15, 151 и 59 главой Гражданского кодекса РФ.

    Рассмотрим пример. Корпенко Ю. С. получил травму на рабочем месте. Согласно статье 1085 Гражданского кодекса РФ работодатель должен оплатить ему время пребывания на больничном, компенсировать расходы на лечение и восстановление.

  • Уголовная ответственность

    Предусмотрена статьями 143, 145,145.1,146, 147,215, 216, 217 Уголовного кодекса РФ.

    Кадровая документация может потребоваться и сотрудникам ФНС. Ее непредоставление влечет за собой наказание по 126 статье Налогового кодекса РФ.

С чего начать?

Начать сотрудничество очень просто — свяжитесь с нами любым удобным способом или заполните форму обратной связи, чтобы получить первичную консультацию. После того, как все моменты будут согласованы, мы заключаем договор на ведение кадрового учета и приступаем к работе. 

ведение кадрового учета

1 Звезда2 Звезды3 Звезды4 Звезды5 Звезд

(

1

оценок, среднее:

5,00

из 5)

loading.gif

Загрузка…

Кто ответственен за ведение учета

Как правило, гарантом качественной и своевременно выполненной работой будет служить ведение кадрового делопроизводства лицом, имеющим не только отличные навыки кадрового делопроизводства, но и знание норм трудового законодательства.

Предприятия, имеющие малую численность персонала, зачастую обходятся без отдела кадров, обязанности по кадровой работе возлагаются на сотрудника бухгалтерии либо секретаря руководителя. Когда же кадровая деятельность занимает довольно большой объем рабочего времени, на предприятии вводится должность специалиста по кадровой работе либо даже отдел по работе с персоналом.

Нумерация приказов

Действующее законодательство не устанавливает определенного порядка нумерации кадровой документации. Исходя из этого, лица ответственные за кадровый учет, вправе самостоятельно определять по каким критериям и как нумеровать приказы.

Ведение нумерации позволит:

  • систематизировать систему хранения;
  • оптимизировать процесс поиска документа;
  • оперативно и качественно подготовить документы к архивации.

Приказы по кадровой деятельности имеют необходимость раздельного хранения. К примеру, приказы по личному составу, изданные до 2003 года, требуют хранения  на протяжении 75 лет, с 2003 года – в течение 50 лет, а приказы на отпуска и командировки всего лишь 5 лет.

Нумерация ведется в хронологическом порядке, начиная с первой цифры. Каждое 1 января регистрация приказов обнуляется и начинается заново. Исключением являются образовательные учреждения, там нумерация возобновляется 1 сентября, вместе с началом учебного года. 

Рейтинг
( 1 оценка, среднее 5 из 5 )
Загрузка ...