ИНСТРУКЦИЯПО ЗАПОЛНЕНИЮ ТРУДОВЫХ КНИЖЕК 2021 год

Нормативная регламентация

трудовая книжкаВедомство, осуществляющее в РФ исполнительную власть, управомоченное Правительством России, определяет порядок оформления, сроки хранения и нюансы по заполнению ТРКН (аб. 2 ст. 66 ТК РФ), а также единую форму документа.

Соответствующая регламентация осуществляется Постановлением № 225 от 16 апреля 2003 (далее – Постановление).

Постановление состоит из:

  • двух Приложений (форма ТРКН и бланк вкладыша в ТРКН);
  • и Правил ведения… (далее – Правила).

Правила состоят из 8 Разделов, в том числе порядок занесения поправок в ТРКН, бланк вкладыша, ответственность за несоблюдение требований законодательства и другие положения.

О том, что именно писать в те или иные графы (далее – ГР) ТРКН, говорится в другом правовом акте – Постановлении Минтруда № 69 от 10 октября 2003 года “Об утверждении инструкции…”. Данный нормативный документ содержит в себе 3 Приложения, основное из которых – Приложение № 1 (далее – Инструкция).

Порядок ведения трудовых книжек на уже имеющихся работников

В 2020 г. начался переход на ведение сведений о трудовой деятельности работников в электронной форме. В связи с этим все работодатели должны были не позднее 31 октября 2020 г. уведомить работников о праве выбора способа ведения трудовой книжки: на бумаге или в электронном виде. Об этом уведомлении мы рассказали здесь.

После этого каждый работник не позднее 31.12.2020 должен подать работодателю письменное заявление, в котором он должен отразить, хочет ли он, чтобы его трудовая книжка и дальше велась в бумажном виде или нужно перейти на электронный формат. Если работник никакое заявление не подаст, то нужно продолжать вести его трудовую книжку на бумаге (ч. 2 ст. 2 Закона от 16.12.2019 N 439-ФЗ; п. 2 Постановления Правительства от 19.06.2020 N 887).

В итоге в конце 2020 г. и в 2021 г. порядок ведения трудовых книжек такой:

  • если работник остался с бумажной трудовой книжкой, то работодатель ведет эту книжку в общем порядке и дополнительно подает в ПФР сведения о трудовой деятельности сотрудника по форме СЗВ-ТД;
  • если работник отказался от бумажной трудовой книжки, нужно выдать ее ему на руки. В ней нужно сделать запись о предоставлении работодателем сведений о трудовой деятельности в соответствии со ст. 66.1 ТК РФ, то есть в электронном виде. И далее по каждому кадровому мероприятию на работника сдается в ПФР форма СЗВ-ТД.

Напомним, что правила ведения бумажных трудовых книжек установлены:

  • ст. 66 и 84.1 Трудового кодекса;
  • Правилами ведения и хранения трудовых книжек, утв. Постановлением Правительства от 16.04.2003 N 225;
  • Инструкцией по заполнению трудовых книжек, утв. Постановлением Минтруда от 10.10.2003 N 69.

Про подачу сведений по форме СЗВ-ТД мы рассказали здесь.

Общие правила ведения трудовых книжек

Согласно статье 66 Трудового кодекса РФ, трудовая книжка установленного образца – основной документ о трудовой деятельности и трудовом стаже работника. Заполнение трудовой книжки подчиняется жестким правилам. Ошибки в оформлении трудовой книжки могут привести к признанию записей недействительными. Между тем иногда именно записи в трудовой книжке обеспечивают пенсионные права работников. Правила ведения трудовых книжек, внесения изменений в трудовую книжку, оформления записей об увольнении в трудовой книжке, а также порядок выдачи трудовой книжки при увольнении уточняет эксперт журнала «Учет в бюджетных учреждениях».

К оформлению трудовой книжки работодателю надо относиться со всей серьезностью. Ведь впоследствии это избавит учреждение от возможных судебных споров с работником. Порядок внесения записей в трудовую книжку определен:

  • Правилами ведения и хранения трудовых книжек, изготовления бланков трудовой книжки и обеспечения ими работодателей, утвержденными постановлением Правительства РФ от 16 апреля 2003 г. № 225;
  • Инструкцией по заполнению трудовых книжек, утвержденной постановлением Минтруда России от 10 октября 2003 г. № 69.

1.

rules-filling-labor-book.png

1.1. ( – , – ). , 5 2003 . : “05.09.2003”.

, , – ( ), (, ) , – . , “.” “”, “.” “”, “.” “” ..

1.2. ” ” ” ” , .

, ” ” , , 3 : ” – “.

: ” – ()” 4 () , , () , .

, , – , .

: ” – , “. : ” – , ( )”. 4 () .

, , , .

: “”. ( ) : ” ” .

Нормы

Согласно правилам ведения и хранения трудовой книжки, вносимые в данный документ записи должны вноситься в бланк шариковой, перьевой или ручкой-роллером. Цвет чернил должен быть чёрным, синим или фиолетовым. Чернила должны быть стойкими к влажности и свету.

info.png

Даты, указываемые в трудовой книжке, должны вноситься только арабскими цифрами, в следующем формате и порядке – ХХ.ХХ.ХХХХ(число, месяц, год). Для примера, дата 24 июля 2017года, будет внесена в документ, как  24.07.2017.

Все сведения, указываемые в документе, должны вноситься без сокращений на русском языке или на языке республики, официально установленном в данном регионе РФ.

2.

2.1. , ( ) , :

– , , , (, , ) , (, , , .);

– ( , , , , ) (, , ..);

– ( , , ..);

– / , ( , ) .

2.2. ( ) .

( ) , , ( ) ( ), .

2.3. , , , , , , , , .

( ) . , , . ( ) ( ).

2.4. () ( ) , , ( ) .

Сроки заполнения

Согласно ТК РФ, трудовая книжка должна быть заполнена в течение пяти после начала трудовой деятельности и после выхода приказа о приёме на работу. Это касается основного места работы и в том случае, если речь не идёт о гражданско-правовом договоре или о работе на физическое лицо внесение записи в трудовую книжку не законно.

alert.png

Все изменения в документ, касающиеся наград и повышений должны быть внесены в течение семи дней. Запись об увольнении производится в последний день работы сотрудника.

В документ не вносятся сведения о штрафных санкциях, и нарушениях. Запись в трудовой книжке о фактах нарушения может быть произведена, только в том случае, когда происходит увольнение по статье.

Заполнение трудовой книжки: титульный лист

Титульный лист является «лицом» документа и содержит сведения о сотруднике.

Строка книжки Как заполнять
ФИО Для заполнения этих данных выделяется 3 строки, отдельно для фамилии, имени и отчества работника
Дата рождения Дата рождения работника записывается арабскими цифрами, месяц допускается писать словом
Образование В данной строке указывается какое образование получил работник. Записываем среднее, среднее специальное или высшее образование
Профессия В данной строке необходимо прописать какой профессией владеет работник. Она записывается так же, как указано в дипломе
Дата открытия трудовой книжки В этой строке необходимо указать дату первого трудоустройства, то есть тот день, когда книжка заполнялась
Подпись сотрудника После заполнения сведений на титульном листе, работник проверяет их и ставит свою подпись в знак того, что все записано корректно
Подпись сотрудника, который заполнял трудовую книжку Ответственный сотрудник ставит свою подпись

Внизу листа необходимо поставить печать работодателя – организации или предпринимателя.

3.

3.1. 3 ” ” , ( ). 1 , 2 .

3 ( ), (), , , 4 () , .

(), , , , .

, , , , , .

, , , , () .

(, ..), .

, , , .

, – “” 3 . 1 ” ” , 2 , 3 : ” “” 3 “, 4 , .

, . 1 ” ” , 2 , 3 ( ), , , , 4 , , . .

3.2. , 3 ” ” : ” – – -“, 4 – () , .

3.3. , , . ” ” 1 , 2 – , 3 : ” – (, , ) – (, , ) “. 4 – () ( () ), .

3.4. 3 ” ” : ” – , , “, 4 , , .

4.

: 3 ” ” , ( ); 1 (, ); 2 ; 3 , , ; 4 , , .

5.
( )

link-labor-code.png

5.1. ( ) : 1 ; 2 ( ); 3 ( ); 4 , , – () , .

( ) , , .

, 10 2003 . . : 1 ” ” , 2 (10.10.2003), 3 : ” , 2 81 “, 4 () .

5.2. , 77 ( , ( 4 10 ), ( ) .

: ” , 1 77 ” ” , 3 77 “.

5.3. ( ) 81 , .

: ” , 1 81 ” ” , 12 81 “.

5.4. , , 83 .

: ” , 3 83 ” ” , 6 83 “.

5.5. , , ( ) .

: ” , 1 336 ” ” , , 2 (1) 25 31.07.1995 119- ” “.

5.6. , , ( ) .

: ” , 3 77 ” ” 14 , 3 77 “.

Дубликат: правила заполнения

Дубликат — это документ, имеющий такую же силу, как и утраченный оригинал. Фактически это повторно выданная трудовая книжка. Он выдается в соответствии с правилами ведения и оформления трудовых книжек. Гражданин пишет заявление об утрате документа по последнему месту работы и просит выдать дубликат. Заполняется по общим правилам.

Если гражданин уже трудился в другой организации, то в дубликате в графе третьей указываются данные о стаже до момента поступления в данную организацию. Они приводятся в общем виде, рассчитывается стаж без указания должности и предприятия, в том случае, если он подтвержден соответствующими документами. Затем стаж расшифровывается на основании письменных доказательств об осуществляемой деятельности, с указанием названия организации-работодателя, дат приема на работу, увольнения, перевода, наименований должности и отдела, квалификации и профессии, специальности, при этом в четвертой графе указываются предоставленные документы.

Если есть данные о переводе внутри организации, это также фиксируется. Затем указывается дата увольнения во второй графе, а в третьей — причина. Если в представленных работником бланках нет всех требуемых данных, вносятся только те, которые в них имеются. Обязательно специалисты отдела кадров снимают копии справок, оригиналы возвращают гражданину. Работодатель по мере возможности оказывает содействие в получении доказательства стажа.

Как заверяется трудовая книжка

Копия документа может понадобиться:

  • В банк
  • Для подтверждения трудоустройства
  • Для сверки сведений при заполнении анкеты, например, при получении документов

С 1 июля 2018 года произошли изменения в части заверения документов.

В настоящее время для того, чтобы заверить копию трудовой книжки, согласно Приказа Росстандарта №2004-ст, ГОСТ Р 9.0.97-2016, п. 5.26, необходимо:

Способ скрепления листов копии Порядок действий
Все листы копии сшиваются 1.   На последней странице пишем «Верно»

2.   Указываем должность работника, заверившего копию, ФИО, подпись

3.   Проставляем дату заверения копии

4.   Записываем, что оригинал документа находится в личном деле работника

5.   Ставим печать

Листы копии не скрепляются Если листы не скрепляются, то заверяем каждый лист копии:

1.   Пишем «Верно»

2.   Указываем должность работника, заверившего копию, ФИО, подпись

3.   Проставляем дату заверения копии

4.   Записываем, что оригинал документа находится в личном деле работника

5.   Ставим печать

ВАЖНО! Если были допущены ошибки при оформлении копии, то документ не будет иметь юридической силы.

6.
( ) () ( ) ()

6.1. ( ) ( ) 3 ” ” , : .

3 ” ” , . 3.1 , , () .

6.2. ( ) () ( ) : ” () ( ), 5 77 “.

, ( ) 3 ” ” , () , 4 , .

Ещё раз про отмену трудовых книжек

Споры по поводу применения трудовых книжек ведутся очень давно, еще с 90-х годов 20 века. Связано это с тем, что тратятся колоссальные усилия на правильное их оформление и хранение.

Начиная с 2001 года, работодатели напрямую передают данные о своих сотрудниках в ПФР.

В связи с этим уже совсем скоро будет рассмотрен законопроект по вводу электронных трудовых книжек с 2020 года. Специально для этого в Трудовом кодексе появится новая статья 66.1, будут изменены многие нормативные документы. Полный переход планируется произвести за 3 года.

В случае принятия этого закона у работников кадровых служб в разы прибавится работы, поскольку всю информацию нужно будет перевести в электронный вид. Предполагается, что на первых порах данные о сотрудниках будут передаваться в пенсионный фонд ежемесячно.

Электронная трудовая книжка – благо это или зло, пока сказать трудно, поскольку плюсы есть и минусы тоже очевидны. Самый главный вопрос – сможет ли государство создать такую систему, чтобы данные работников были сохранены в целости и сохранности. Ответы на эти вопросы даст только время, когда закон примут и начнется переход на электронные книжки.

7.

7.1. 1 – 6 .

7.2. ( ) , ” ” 3, , / ( ), .

, , , , , .

/ , , : 2 ; 3 (), , (), , , .

, ( ), .

2 ( ), 3 – () , .

, , .

4 , , . , , . , , .

Хранение

Трудовые книжки сотрудников должны храниться в специально отведённом месте не доступном неуполномоченным лицам. Обычно их хранят в сейфе или в закрывающемся на замок шкафу. Если трудовые книжки были испорчены в результате хранения, то организация может быть оштрафована.

Должна иметься специальная книга учёта трудовых книжек. Каждый сотрудник, зачисляемый в штат, или получающий на руки трудовую книжку, должен поставить в ней роспись. Книги учёта, в свою очередь являются важным документом. Они должны быть пронумерованы, прошиты и заверены в соответствии с общими правилами.

Сроки хранения и учёта трудовых книжек выглядят так:

  • Хранение невостребованных трудовых книжек – 75 лет;
  • Книга учёта движения трудовых книжек – 75 лет (содержит данные о хранении и выдаче книжек);
  • Приходно-расходная книга учёта бланков трудовых книжек – 5 лет.

Оформление вкладыша

Если все чистые страницы трудовой заполнены, последующая информация вносится на бланк вкладыша. Его вшивают в конец документа. А на титульном листе основной книжки ставится штамп о выдаче вкладыша с указанием его номера и серии. Стоимость вкладыша оплачивается работником. Правила заполнения такие же, как и для основной трудовой:

  1. Вкладыш заполняется работодателем.
  2. Проставляется дата на титульнике.
  3. Добавляются актуальные сведения, касающиеся трудящегося.
  4. Запись заверяется личной подписью заполнившего и печатью.
Рейтинг
( 1 оценка, среднее 5 из 5 )
Загрузка ...