Инструкция: переводим сотрудников на удаленную работу через допсоглашение

Содержание
  1. Что такое дистанционная работа
  2. Кого переводят на удаленку
  3. Этапы оформления перевода на удаленную работу из-за коронавируса
  4. Какие документы нужны,
  5. Чем регулируется порядок оформления дополнительного соглашения о переводе на дистанционную работу?
  6. Кого можно перевести на удаленку
  7. Как составить приказ о переводе на дистанционную работу
  8. Образец приказа о переводе на удаленную работу одного сотрудника
  9. Образец приказа о переводе на удаленную работу группы сотрудников
  10. Формулировка приказа
  11. Какие условия включить в дополнительное соглашение о дистанционной работе?
  12. Почему допсоглашение необходимо
  13. Дополнительное соглашение о переводе на дистанционную работу
  14. Как оформить документы о переводе на удаленную работу?
  15. Как оформляется заявление работника о переводе на удаленную работу?
  16. Какие изменения необходимо внести в трудовой договор?
  17. Как оформить приказ о переводе на удаленную работу?
  18. Как вернуть сотрудника с удаленки
  19. Советы для работодателей
  20. Ответы Минтруда на вопросы по организации удаленной работы в период эпидемии
  21. Что делать с работниками, которых НЕВОЗМОЖНО перевести на удалённую работу.
  22. Новый вид занятости — временная удаленная работа
  23. Отпуска БС

Что такое дистанционная работа

Дистанционный характер работы – особый способ организации труда, который отличается следующими признаками.

· Место работы – Вне места расположения работодателя, в т. ч. в другой местности* (только на территории РФ)

· Характеристика труда – Как правило, интеллектуальный труд

· Инструменты и приспособления – Интернет и другие виды связи. Порядок и сроки обеспечения сотрудника оборудованием, программно-техническими средствами, средствами защиты информации определяет трудовой договор

· Режим работы – Постоянно в часы работы, установленные трудовым договором, через Интернет и другие виды связи. Сотрудник определяет самостоятельно или устанавливают в трудовом договоре.

· Обеспечение безопасных условий и охраны труда производится в усеченном виде, в части:

§ расследования и учета несчастных случаев и профзаболеваний;

§ выполнения предписаний государственной инспекции труда;

§ обязательного социального страхования от несчастных случаев на производстве и профзаболеваний;

§ ознакомления с требованиями охраны труда при работе с оборудованием и средствами, рекомендованными или предоставленными работодателем для работы

· Не требуется проведение СОУТ и указание ее итогов в трудовом договоре.

· Не требуется создания рабочего места, подконтрольного Работодателю

Перевод на дистанционную работу. Как оформить и что учесть?

Кого переводят на удаленку

Перевод на удаленную работу регулирует глава 49.1 ТК РФ. Но ее применяют при оформлении дистанционной работы впервые. При необходимости пересмотра действующих условий применению подлежат и иные нормы трудового законодательства. Сотрудника переводят по:

  • его инициативе;
  • инициативе работодателя.

В первом случае сотрудник направляет в адрес руководителя письменное обращение в свободном формате. В документе излагает просьбу трудиться в удаленном режиме. При наличии согласия работодателя последний формирует допсоглашение о переводе на дистанционную работу, утверждает распорядительный документ, и сотрудник исполняет обязанности вне места расположения офиса.

Сотрудника переводят на удаленный доступ лишь при наличии соглашения сторон. В документе определяют место работы дистанционного работника (в трудовом договоре является одним из основных условий). Если человек возражает, его запрещено заставлять трудиться дистанционно.

При наличии согласия руководство организации утверждает локальный акт о переводе личного состава (в полном объеме или части). На оплату труда изменение не влияет.

Решающими для заключения допсоглашения к договору о дистанционной работе факторами являются:

  • наличие согласия обеих сторон;
  • возможность перевести на дистанционный формат тех, кто уже состоит в трудовых правоотношениях с предприятием.

Второй случай связан с инициативой работодателя. ТК РФ в ст. 312.9 предоставляет работодателю функции по временному переводу сотрудника, если произошли:

  • катастрофа (природная или технологическая);
  • несчастный случай на предприятии;
  • ЧС в виде пожара, затопления, землетрясения, эпидемии;
  • любой случай исключительного характера, который угрожает жизни населения;
  • решение органа власти.

При названных событиях согласие сотрудника не требуется.

Работодатель действует так:

  • предоставляет все требующееся оборудование или компенсирует собственные затраты сотрудника на выполнение обязанностей;
  • согласовывает с профсоюзом приказ о переводе на дистанционную форму (в документе указывает причины изменений, список переведенных, период удаленной работы, алгоритм обеспечения техническими и иными средствами, алгоритм организации времени);
  • если требуется, обучает;
  • знакомит с локальным актом упомянутых в нем сотрудников.

При временном перемещении по названным основаниям изменять трудовое соглашение не требуется. Когда срок дистанционного взаимодействия заканчивается, сотруднику следует обеспечить прежние условия.

Если особенности деятельности на месте работы не позволяют выполнять функции на удаленке по инициативе работодателя или последний не имеет возможности предоставить требующиеся условия, ситуация квалифицируется как простой, который не зависит от сторон и подлежит оплате в соответствии с ч. 2 ст. 157 ТК РФ.

Этапы оформления перевода на удаленную работу из-за коронавируса

Рекомендуем следующую последовательность действий:

  1. Составьте письменно или озвучьте устно предложение работнику перейти на дистанционную работу.
  2. Если инициатива о переходе на удаленный режим работы исходит от сотрудника, получите от него заявление с просьбой перевести его на дистанционный труд (образец такого заявления смотрите здесь).
  3.  Озвучьте способы контроля выполнения работы и обговорите с работником вопросы оплаты труда (обратите внимание: снижать зарплату при переводе на дистанционную работу нельзя).
  4. Если работник на озвученные условия согласен, составьте допсоглашение к трудовому договору (при несогласии работника возможно увольнение в рамках процедуры, описанной в ст. 74 ТК РФ).
  5. Обеспечьте удаленного сотрудника всем, что ему будет необходимо для выполнения трудовых функций.

Полезная информация от Консультант+

Обязательным условием обмена электронными документами между работодателем и дистанционным работником является использование усиленной квалифицированной электронной подписи (ч. 4 ст. 312.1 ТК РФ). Как правильно ее оформить и какие существуют особенности, узнайте здесь.

А теперь перейдем к оформлению необходимых документов.

Какие документы нужны,

чтобы установить дистанционную (удаленную) работу для работника, принятого на обычных условиях.

1. Приказ руководителя о переводе сотрудников на удаленную работу, в нём распоряжение заключить с КАЖДЫМ из работников подписать соглашение к ТД.

2. В соглашении отражаются все условия работы с новым режимом.

Так как работы сейчас в кадрах много, частый вопрос – «обязательно ли нужны дополнительные сообщения, нельзя ли обойтись приказом»

Внимание! Отсутствие доп. соглашения при изменении режима работы это нарушение, за которое потенциально при проверке ГИТ можно получить штраф!

“Как-то в облегченном варианте, в связи с обстоятельствами, указами мэра и прочее” произвести не получится.

Закон на такой случай исключений не содержит.

Чем регулируется порядок оформления дополнительного соглашения о переводе на дистанционную работу?

Трудовые отношения с сотрудниками, которые работают дистанционно, регулируются нормами главы 49.1 ТК РФ (ст. ст. 312.1 – 312.5). В ст. 312.1 рассмотрены общие положения. В частности, здесь прописано, что именно является дистанционной работой и кого можно считать дистанционными работниками. Все основные моменты, которые нужно учитывать при изменении условий трудового договора, рассмотрены в ст. 312.2 и 74 ТК РФ.

Читайте также: Организация удаленного рабочего места

Кого можно перевести на удаленку

По ТК, на дистанционный процесс переводится тот специалист, трудовая функция которого напрямую не связана с пребыванием на территории работодателя. Например, работать удаленно смогут кадровики, юристы, секретари — те сотрудники, чьи функции связаны с обработкой документации. Не получится перевести на дистанционный труд уборщиков, вахтеров, рабочих и др.

Инструкция: переводим сотрудников на удаленную работу через допсоглашение
Инструкция: переводим сотрудников на удаленную работу через допсоглашение
Инструкция: переводим сотрудников на удаленную работу через допсоглашение

Как работать удаленно во время карантина

Как составить приказ о переводе на дистанционную работу

Приказом руководство вправе перевести на удаленку одного работника либо нескольких сразу. В документ включаются:

  • основание перевода и его срок;
  • ФИО работника, должность, структурное подразделение, объем работы, размер оплаты в период удаленной работы.

Образец приказа о переводе на удаленную работу одного сотрудника

Приведем пример документа, составленного на основании заявления работника:

Инструкция: переводим сотрудников на удаленную работу через допсоглашение

Образец приказа о переводе на удаленную работу сотрудника в связи с коронавирусомСкачать

Образец приказа о переводе на удаленную работу группы сотрудников

Приказ о массовом переводе на дистанционную работу выглядит так:

Приказ на дистанционную работу нескольких сотрудников

Образец приказа о переводе на удаленную работу сотрудников в связи с коронавирусомСкачать

Формулировка приказа

будет выглядеть примерно следующим образом:

С ДД.ММ.ГГГГ перевести на дистанционный режим работы следующих сотрудников (список)

(ФИО ответственного) подготовить и предоставить на подпись Генеральному директору дополнительные соглашения к трудовым договорам сотрудников с условиями о дистанционной работе. Срок – ДД.ММ.ГГГГ

Какие условия включить в дополнительное соглашение о дистанционной работе?

1. Согласно статье 312.4 ТК РФ, «Особенности режима рабочего времени и времени отдыха дистанционного работника», «если иное не предусмотрено трудовым договором о дистанционной работе, режим рабочего времени и времени отдыха дистанционного работника устанавливается им по своему усмотрению».

Поэтому, для избегания проблем и недопониманий, советую в дополнительном соглашении еще раз продублировать ранее установленный для работника режим работы (если он не меняется)

2. Полезно указать в Доп. Соглашении формулировку об обязанности Работника использовать рабочее время только для исполнения трудовых обязанностей.

3. Закрепите способы взаимодействия между работником и работодателем: адреса электронной почты, которые применяются. Номера телефонов. Также обязанность Работника уведомлять о смене контактных данных или об их недоступности в случае непредвиденных ситуаций.

4. Установите способы контроля. Периодичность отчетности, в какой форме её нужно подавать. Кому из ответственных сотрудников Работодателя.

5. Закрепите обязанность работника сообщать Работодателю, если он не планирует работать в какой-то конкретный период. Установите форму, в которой он об этом сообщает, получает подтверждение. В этот период нужно будет издавать либо приказ о ежегодном отпуске, либо об отпуске без сохранения заработной платы

6. Укажите периодичность проверки почты Работником, периодичность совершения звонков, если они предусмотрены его трудовыми обязанностями.

Все это нужно для подтверждения прогула, если он случится. Одна из основных проблем увольнения дистанционных сотрудников, даже если они откровенно перестали работать – невозможность доказать это, либо доказать прогул. Именно эти пункты помогут при возникновении проблем.

7. Укажите на обязанность работника бережно относиться к вверенному имуществу, своевременно сообщать о его порче

Почему допсоглашение необходимо

Дистанционные трудовые отношения несут определенные риски как для работника, так и для работодателя, и минимизировать их позволит как раз допсоглашение на удаленную работу, как официальный документ, регулирующий трудовые отношения на определенное время.

Если в документе четко прописать график труда сотрудника, способы контроля выполнения им трудовых обязанностей, подробности обмена информацией, у руководителя останутся рычаги управления подчиненным. Одновременно это дает работникам гарантии, что за труд они получат оговоренное вознаграждение, их трудовой стаж подтвердят документально, при необходимости они получат социальные выплаты и пособия.

Дополнительное соглашение о переводе на дистанционную работу

Дополнительное соглашение к трудовому договору о переводе сотрудника на удаленную работу

Скачать образец доп. соглашения о переводе на дистанционную работу

Остались вопросы?

Заполните форму, и наш эксперт свяжется с вами!

Как оформить документы о переводе на удаленную работу?

В документообороте, связанном с удаленной работой, есть свои нюансы. Их нужно учитывать при оформлении перевода.

Как оформляется заявление работника о переводе на удаленную работу?

Заявление пишется собственноручно на имя руководителя организации. Ниже приводим образец формулировки, который можно использовать:

«Прошу разрешить мне выполнение моих трудовых обязанностей (трудовой договор №18 от 14 сентября 2009 года) дистанционно вне места нахождения ООО «Парус» с осуществлением взаимодействия посредством информационно-коммуникационных сетей общего пользования с 21 мая 2020 года».

Далее указывается – постоянно или на ограниченный промежуток времени.

Какие изменения необходимо внести в трудовой договор?

К действующему трудовому договору заключается дополнительное соглашение.

Местом заключения документа будет адрес компании, но указывается, что далее трудовые функции будут выполняться без присутствия на территории работодателя. Где будет работать сотрудник – не указывается. Не нужно писать, например, домашний адрес сотрудника в качестве места осуществления трудовых функций. Важно уточнить – полностью снимается обязанность присутствовать на стационарном рабочем месте на территории работодателя или частично (допустим, явка 2 раза в месяц по пятницам).

График работы можно оставить, как был. Если «удаленщики» с работодателем живут в разных часовых поясах, то уточняется – по какому времени указаны начало и конец рабочего дня.

В допсоглашении отмечается, что ответственность по охране труда удаленного сотрудника работодатель теперь несет только в части абзацев 17, 20 и 21 ч.2 ст. 212 ТК РФ.

Самое главное – подробно прописать способы взаимодействия:

  • Виды связи (с номерами и адресами).
  • Способ выдачи задания и получения результатов работы.
  • Время нахождения на связи.
  • Сроки реагирования.
  • Формы участия в командной работе (например, конференция в Скайпе или чат в мессенджере).

Важно! Если работодатель настаивает на использовании какой-либо платной программы для связи или работы, то он ее и оплачивает. Есть судебные прецеденты решения в пользу работников. В остальном п.3 статьи 312 ТК РФ относит вопросы обеспечения материально-техническими средствами к сфере добровольных договоренностей работника и работодателя.

В допсоглашении о переходе на удаленную работу нужно указать, каким образом будет осуществляться обмен документами об организации работы (заявления, приказы, больничные, уведомления). Закон позволяет делать это как в электронном виде, так и Почтой России в бумажном варианте. В том числе с 2020 года в электронном виде можно вести и трудовую книжку.

Как оформить приказ о переводе на удаленную работу?

Единой формы приказа не существует. Но так как Роструд в своих разъяснениях ссылается именно на допсоглашение к ТД, то можно как образец порекомендовать такую формулировку:

«… на основании личного заявления и достигнутого согласия (дополнительное соглашение №1 от 12 марта 2020 года к трудовому договору №158 от 16 сентября 2017 года) перевести на дистанционную работу с 12 марта 2020 года постоянно» (либо указать срок).

Как вернуть сотрудника с удаленки

В допсоглашение впишите пункт об окончании дистанционного периода, если планируете его временный характер, или возможность пролонгирования срока действия. Если вы точно знаете, на какое время переводите сотрудников работать удаленно, укажите в приказе даты начала и окончания удаленного режима. В соответствии с изменениями ТК РФ с 01.01.2021 допускается совмещение дистанционной и офисной работы (комбинированный режим), когда чередуются периоды трудовой деятельности в офисе и вне его.

Советы для работодателей

  • Прежде чем «удалять» сотрудников, побеседуйте и уточните их жизненные обстоятельства. Случай из практики: женщина написала заявление о переходе на удаленную работу на время эпидемии, обязуясь работать на домашнем компьютере. Затем выяснилось, что на «дистанционку» вывели ее мужа и детей.
  • По возможности делайте переход поэтапным либо давайте несколько часов – день на обустройство рабочего места, наладку ПО и т.д.
  • «Напрягите» службу техподдержки (если есть): далеко не все сотрудники разбираются в том, что «потянет» их компьютер, какие на нем программы. Через программу TeamViewer можно удаленно помочь им наладить ПО.
  • Выдайте при необходимости нужное оборудование. Для этого достаточно оформить акт или простую расписку о получении.
  • В абсолютном большинстве случаев для командной работы, электронного документооборота и эффективного взаимодействия достаточно простых и бесплатных средств: общая папка в облаке, документы на ГуглДиске, Skype, WhatsApp и тому подобные программы. Также можно использовать полезные программы для совместной работы и CRM-системы.
  • Определите рациональный способ быстрой связи: часто удобнее не сразу набирать телефон сотрудника, а сбросить ему в мессенджере условный знак, подразумевающий, что ждете звонка от него в течение 10 минут.
  • Контролируйте результаты (промежуточные и итоговые), а не процессы и условия их получения.
  • Помните – поддержку корпоративной культуры, командного духа, нематериальную мотивацию труда никто не отменял! Общение, поощрение, вдохновение, «фирменный» юмор, обратная связь уместны (и очень нужны!) на удаленке!

В этой статье мы разобрались, как можно перевести сотрудника на удаленную работу, какие документы при этом необходимо оформить. Как видите, в законодательстве есть нюансы, которые важно учитывать. Данная статья поможет правильно подготовить все документы и адаптировать процессы в компании.

Автор:

Kadrof.ru (KadrofID: 79032)

Добавлено: 27.03.2020 в 15:31

Рекомендуем

Что такое финансовая грамотность и как ее повысить?

Финансовая грамотность – это уровень знаний в области финансов, личных сбережений и способов управления ими. В этой статье мы расскажем про основы …

Договор ГПХ: что это такое, как оформляется, риски и налоги

Все чаще работодатели предлагают оформление по договору ГПХ. Многие люди думают, что это вид трудового соглашения, но на самом деле нет. Мы …

Ответы Минтруда на вопросы по организации удаленной работы в период эпидемии

Специалисты Минтруда на своем сайте разместили информацию, в которой ответили на самые наболевшие вопросы по организации дистанционки и оформлению больничных листов в период борьбы с пандемией COVID-19.  Предлагаем с ней ознакомиться:

Ответы Минтруда коронавирус

Что делать с работниками, которых НЕВОЗМОЖНО перевести на удалённую работу.

Согласно статье 157 ТК РФ, время простоя по причинам, не зависящим от работодателя и работника, оплачивается в размере не менее двух третей тарифной ставки, оклада (должностного оклада), рассчитанных пропорционально времени простоя

В ситуации с коронавирусом нет ничьей вины, и для таких работников предусмотрена эта гарантия

Хотелось бы обратить внимание на то, что таких сотрудников по договоренности Вы можете отправить в ежегодные отпуска (не забывая об оплате отпускных не менее, чем за три дня до начала отпуска).

Новый вид занятости — временная удаленная работа

Пока ТК РФ позволяет выбрать лишь один формат рабочего взаимодействия сторон трудовых отношений: либо присутствие на рабочем месте, либо удаленная работа.

В сложившихся условиях многие сотрудники вынуждены идти навстречу руководству, по устной договоренности чередуя работу в офисе и на дому. Риск в том, что в трудовом договоре такие условия прописать проблематично, а отсутствие на рабочем месте — это прогул. А судебная практика по временной удаленной работе не сформирована.

Поэтому Минтруд решил разработать поправки, которые позволят совмещать эти варианты, и скорее всего, в ТК РФ возникнет режим неполной дистанционной занятости: планируется пополнить его статьей «Временная удаленная работа»:

Инструкция: переводим сотрудников на удаленную работу через допсоглашение

Отпуска БС

Многие работники сейчас жалуются, что их вынуждают взять отпуска без сохранения заработной платы. Будьте осторожны. Работник может пожаловаться в ГИТ, и ко всем неприятностям добавится еще и внеплановая проверка. Отпуск без сохранения заработной платы по инициативе работодателя не предусмотрен!

Если у Вас еще остались вопросы, задавайте их в комментариях, обязательно отвечу.

Если Вы попали на мою страничку в поисках ответа на свои вопросы – обращайтесь за консультацией и оформлением документов.

Звоните и пишите! Первоначальное понимание ситуации и совет юриста бесплатно! Контактыпо ссылке

Консультация в удобное время онлайн!

Рейтинг
( 1 оценка, среднее 5 из 5 )
Загрузка ...