Все, что нужно знать об изменении фамилии в трудовой книжке после замужества

Общие правила оформления

изменение фамилии в трудовой книжке после замужества Оснований для изменения личных данных может быть несколько, однако самой популярной причиной служит замужество с принятием фамилии супруга. При расторжении брака предусмотрена аналогичная процедура с возвратом прежних сведений.

Сообщать об изменении фамилии необходимо сразу, как только получен новый гражданский паспорт, поскольку предприятие подает ежемесячные и квартальные отчеты о численности сотрудников в государственные структуры и производит соответствующие налоговые и страховые отчисления. Если не произвести своевременную корректировку личной документации у работодателя, могут возникнуть проблемы с подтверждением стажа и правом на пенсионные начисления.

При смене фамилии работодатель обязан внести изменения в личное дело, трудовую книжку, оформить соответствующие внутренние кадровые приказы. Если по каким-либо причинам сотрудница не успела оповестить об изменениях, и на предприятии документы не были переоформлены, последующий работодатель вправе исправить ситуацию на основании предъявленных документов.

Перечень бумаг, задействованных в переоформлении трудовой, определяется, исходя из конкретной ситуации.

Процедура изменения регулируется пунктом 26 ПП РФ №225 от 16 апреля 2003 года.

Причины для изменения персональных данных

Обстоятельства для смены установлены законодателем. Меняют данные самостоятельно граждане РФ в возрасте от 14 лет при наличии уважительных причин (до 14 лет — родители). Особенности действий при изменении регулирует Федеральный закон от 15.11.1997 № 143-ФЗ. Поводом для изменения являются:

  1. Собственное желание. Чаще всего из-за сложного или неблагозвучного произношения или религиозных взглядов.
  2. Бракосочетание. Фамилию исправляют при наличии бумаг о бракосочетании.
  3. Расторжение брака. Замена — при предоставлении бумаг о разводе.

Помните, что замена трудовой книжки при смене фамилии не производится!

Как составить запись об изменении фамилии в трудовой книжке

Трудовая книжка — персональный документ работника, содержащий записи о его трудовой деятельности и стаже (ст. 66 ТК РФ). Гражданин представляет трудовую книжку на каждом новом основном месте работы для занесения информации о трудоустройстве. Совместители могут попросить основного работодателя сделать запись о работе по совместительству.

Обязанность фиксировать прием на работу гражданина в трудовой книжке возложена как на юрлиц, так и на предпринимателей (ст. 309 ТК РФ).

Обо всех нюансах ведения и хранения трудовых книжек читайте в статье «Инструкция по заполнению трудовых книжек».

Любые поправки вносятся в трудовую книжку только при наличии подтверждающих документов. Делать это со слов владельца трудовой книжки, руководителя или другого сотрудника запрещено (п. 2.3 постановления Минсоцразвития РФ от 10.10.2003 № 69 и п. 26 постановления Правительства РФ от 16.04.2003 № 225).

Поскольку трудовая книжка является персональным документом, в ней указывается фамилия работника. Если он сменил фамилию, данные в трудовой книжке должны быть актуализированы. Чаще фамилию меняют женщины — при заключении или расторжении брака. Кроме того, законодательство нашей страны разрешает поменять фамилию гражданину, достигшему 14 лет, с согласия обоих родителей или опекунов. Совершеннолетний может менять фамилию без необходимости запрашивать чье-то согласие (ст. 19 ГК РФ).

Для того чтобы сделать запись об изменении фамилии в трудовой книжке, у ответственного за ведение трудовых книжек должен быть на руках один из следующих документов:

  • паспорт с новой фамилией;
  • свидетельство о заключении брака;
  • свидетельство о расторжении брака;
  • свидетельство об изменении фамилии.

На их основании ответственный сотрудник обновляет сведения в трудовой книжке по установленному алгоритму.

Нормативно-правовая база

Нормативно-правовая базаТрудовые отношения сотрудника и работодателя и разные аспекты взаимодействия сторон, регулирует ряд нормативно-правовых документов. Особое внимание уделяется вопросу, как исправить фамилию в трудовой книжке в связи с замужеством.

По закону «О персональных данных», фамилия гражданина относится к личным данным конкретного лица, поэтому может изменяться из-за определенных обстоятельств.

В сфере трудовых отношений главным нормативно-правовым документом является Трудовой кодекс РФ. Он предусматривает возможность внесения изменений в трудовую книжку.

Подробное описание процесса, как правильно сделать запись в трудовой книжке о смене фамилии описывается в «Инструкции о ведении и хранении трудовых книжек».

Этот документ был принят в 2003 году. Представляет собой пособие для работодателей и сотрудников отдела кадров. Опираясь на этот документ, они вносят изменения и осуществляют свою деятельность.

В каких ситуациях меняется фамилия в трудовой книжке

Самые распространённые варианты изменения фамилии в трудовом документе:

  • работница вышла замуж, реже, но бывает, что муж берёт фамилию жены;
  • супруги развелись, и жена возвращает свою прежнюю фамилию (что тоже бывает, когда женщина даже таким образом не хочет вспоминать своего бывшего);
  • человек просто решает изменить имя или фамилию по личным соображениям.

По законодательным актам, предусматривающим идентификацию гражданина, процедура изменения Ф. И. О. в некоторых случаях должна сопровождаться полной заменой документов, содержащих персональную информацию о человеке. К примеру, подлежат замене паспорт, СНИЛС, водительские права. А есть документы, в которых допускается просто внесение корректировок, сюда как раз и относится трудовая книжка.

Следовательно, как только в персональных данных работника произошли изменения и им был получен на руки новый паспорт гражданина РФ, он обязан предупредить своего нанимателя об этом. И кадровый служащий, и работник должны понимать, что этот вопрос важен для обеих сторон:

  • при обнаружении ошибок и несостыковок во время сдачи налоговой и страховой отчётности (СЗВ-М, справки 2-НДФЛ и пр.) компании грозят штрафы и пени — минимум 500 руб. за сотрудника, и это только в ПФР;
  • для работника такая безответственность чревата потерей трудового стажа и пенсионных баллов, если трудовая книжка будет признана недействительной. По крайней мере, при выходе на пенсию ему придётся побегать по инстанциям, доказывая свою правоту.

Не всегда работники уделяют внимание кадровому документообороту и задумываются над последствиями такой небрежности. Человек может тянуть до последнего с визитом в кадры. Поэтому совет всем руководителям, ИП и кадровикам: оптимальный вариант стимулирования сотрудников — визировать при приёме на работу ознакомление с внутренним актом, предупреждающим об ответственности за несвоевременное предоставление уточнённых/изменённых личных документов. Для этого в документ (как правило, это положение о персональных данных, но может быть трудовой контракт или должностная инструкция) надо вписать пункт: «Работник должен своевременно, в срок не позднее 5 (пяти) рабочих дней с даты внесения изменений в персональные данные, будь то Ф. И. О., прописка или место проживания, известить об этом работодателя в письменном виде и представить подтверждающие документы». Наниматель имеет право установить любой срок, но лучше рационально подходить к этому вопросу, без фанатизма, но не затягивая. Сотрудник должен поставить свою подпись в листе ознакомления или на самом документе. При возникновении спорных моментов важно, чтобы ответственность была документально закреплена.

Как менять трудовую книжку при смене фамилии

Трудовая книжка – персональный документ работника, предназначенный для внесения записей о его трудовой деятельности и стаже. При устройстве на новое место работы человек предъявляет ее работодателю или специалисту кадрового отдела для занесения информации о трудоустройстве.

Трудовая книжка заводится один раз на весь период трудовой деятельности. При утере ее работнику выдается дубликат, а при окончании страниц, содержащих сведения о работе, к документу прикрепляется вкладыш с чистыми страницами. При изменении персональных данных, в том числе фамилии гражданина, замена трудовой книжки не производится.

Основание для включения поправок в трудовую книжку – приказ руководителя, однако сменой фамилии в ней и других документах, в том числе в трудовом договоре, занимается сотрудник отдела кадров. Изменять, вносить исправления и дополнять документацию самостоятельно нельзя.

На основании каких документов меняют данные в трудовой книжке

Перечень документов, которые позволяют оформить запись об изменении фамилии в трудовой книжке, установлены постановлением Минтруда № 69 от 10.10.2003. Пункт 2.3 утвержденной им инструкции определяет перечень документов-оснований:

  • паспорт;
  • свидетельство о рождении;
  • свидетельство о браке или о его расторжении;
  • документы с подтверждением изменения (с указанием номера и даты).

Наличие этих бумаг позволит специалисту по кадрам внести информацию в трудкнижку сотрудника.

Действия работника после изменений персональных данных

При смене фамилии, отчества или имени, работник должен сообщить об этом работодателю или сотрудникам отдела кадров.

После этого необходимо придерживаться такого алгоритма действий:

Действия работника после изменений персональных данных

  1. Работнику следует подготовить необходимый пакет документов.
  2. Внесение изменений в трудовую книжку обязанность сотрудника отдела кадров.
  3. Прежде, чем в трудовую будут внесены изменения, работник должен внимательно прочесть приказ, который ему выдаст работодатель.
  4. Работнику не обязательно видеть факт внесения изменений в трудовой документ, но для собственного спокойствия лучше осмотреть книжку и проверить правильность заполнения новой информации.

Процедура внесения записей в трудовую книжку осуществляется после заявления сотрудника с просьбой о внесении изменений в трудовую.

Затем на его основании создается приказ руководителя организации о произведении соответствующих исправлений в отношении сотрудника.

Форма заявления стандартная, работник обращается к руководителю фирмы с просьбой внести соответствующие изменения в трудовую книжку.

Под датой и подписью нужно обязательно указать в приложении перечень копий паспорта и свидетельства, на основании которых нужно изменить индивидуальные данные работника.

Образец заявления:

образец заявления

Список необходимых документов от работника выглядит так:

  • паспорт на новую фамилию;
  • свидетельство о браке, если данные были изменены в результате его заключения;
  • иное свидетельство, которое подтверждает изменение фамилии, имени или отчества.

Вышеперечисленные документы нужно представить в отдел кадров. Сроков выполнения данных действий законодательством не установлены.

Но специалисты настоятельно рекомендуют провести подобные изменения в трудовой книжке как можно быстрее, сразу после получения паспорта с новой информацией.

Образец заполнения записи в трудовую книжку при изменении фамилии после замужества

 Фамилия «Иванова» изменена на фамилию «Петрова» на основании свидетельства о заключении брака от 10.01.2016 серия 0000 N 00000, выданного отделом ЗАГС г. Владимира.

Начальник отдела кадров Малышева М.А. /подпись/

Печать

Герб

Российской Федерации

ТРУДОВАЯ КНИЖКА

№ 1222222

Фамилия

Имя

Отчество

Дата рождения

Образование

Профессия, специальность

Дата заполнения

Подпись владельца книжки

М.П.

Иванова Петрова

Анна

Константиновна

15.05.1991

среднее специальное

Филолог

10.02.2019

 Иванова

Подпись лица, ответственного за ведение трудовых книжек

Малышева

Пошаговое описание изменения фамилии в трудовой книжке

Действуя в следующей последовательности, кадровая служба меняет информацию о работающем человеке:

  1. Подача заявления вместе с подтверждающими бумагами.
  2. Издание внутреннего приказа.
  3. Подготовка и подписание нового допсоглашения к договору.
  4. Внесение записи в трудовую книжку.

Поскольку от грамотного оформления книжки зависит благополучное согласование стажа и права получения пенсии, при внесении исправлений важно придерживаться следующих правил:

  1. Дополняют запись в графе с фамилией на 1-ой странице. Предыдущее значение зачеркивается одной ровной линией, а рядом вписывают актуальные данные. Если места не хватает, слово вписывают над строчкой.
  2. Ссылка на документальное основание корректировки (из ЗАГСа) записывается с внутренней части обложки формуляра.
  3. После указания серии и номера свидетельства уполномоченное должностное лицо расписывается, заверяя запись печатью.

Во избежание проблем с расшифровкой информации, вписанной вручную, рекомендуется ставить печать таким образом, чтобы был виден весь текст. В то же время, необходимо учитывать, что формуляр действует на протяжении всей жизни, в течение которой фамилия может меняться неоднократно.

Следует оставлять достаточно свободного места, чтобы впоследствии не было проблем с фиксацией новых данных.

Процесс исправления личной информации не сложен, но требует внимательного отношения, поскольку подчистки и неразборчивые записи недопустимы.

Бесплатный вопрос юристу

Нуждаетесь в консультации? Задайте вопрос прямо на сайте. Все консультации бесплатны/Качество и полнота ответа юриста зависит от того, насколько полно и четко вы опишете Вашу проблему:

© 2021 zakon-dostupno.ru

Куда еще внести изменения

Помимо ТК поправки, содержащие информацию об актуальных персональных данных работника, вносятся в следующие учетные и кадровые документы:

  • личное дело;
  • лицевые счета;
  • трудовой договор;
  • все иные кадровые и бухгалтерские бланки, где это необходимо (то есть где указаны персональные данные).

В личной карточке старые данные могут быть зачеркнуты чертой и внесены актуальные, либо распечатывается бланк страницы из карточки с новыми сведениями, а на старом листе проставляется отметка о его замене. Обязательно указываются дата обновления, реквизиты документа-основания, данные о лице, вносящем поправки, проставляются его подпись и печать. Если не хватает места, информацию можно указать в свободных полях раздела «Дополнительные сведения».

По поводу обязательности внесения поправок в контракт есть разные мнения. Часть кадровых работников не видит в этом необходимости, ссылаясь на ст. 57 ТК РФ, которая устанавливает, что редактирование контракта необходимо только в случае внесения недостающих данных, а не в случае их изменения. Но во избежание неприятностей поправки лучше утвердить допсоглашением.

Повторный брак

В том случае, если работница выходит замуж во второй раз, процедура внесения изменения в информацию трудовой книжки повторяется полностью.

Сколько бы раз сотрудница ни выходила замуж, она каждый раз пишет заявление с просьбой изменить персональные данные, руководитель организации издает приказ, и ее данные изменяют.

Если на первой странице обложки нет достаточного места для записи основания изменения, записи производят на третьей странице обложки на общих основаниях.

Сотруднице, сменившей фамилию в связи с браком, рекомендуется проверять правильность написания новой фамилии, чтобы потом не пришлось доказывать принадлежность ей данной трудовой книжки в судебном порядке.

Как внести изменения в трудовую книжку

Внесение записи регулирует постановление Минтруда № 69 от 10.10.2003. Запись вносят на 1-й (титульный) лист.

Действия работодателя:

  1. Имеющуюся запись с прежней информацией перечеркивают одной чертой синей ручкой.
  2. Рядом с перечеркнутой вносится новая информация. Это делают над записью, рядом, под записью — момент нормативно не урегулирован. На внутренней стороне обложки указывают документы-основания для корректировки. Строгая формулировка, как внести изменения фамилии в трудовую книжку, не утверждена. Вариантом является «Фамилия изменена на основании…». Работодатель указывает номер свидетельства-основания и его дату.
  3. Запись заверяет работодатель или лицо, которое им уполномочено (с расшифровкой), с указанием даты.
  4. Работодатель ставит печать учреждения или печать кадровой службы (если таковые имеются). Печать не должна перекрывать внесенные записи.

Все надписи производят разборчиво, без сокращений.

Вот так выглядит заполненный образец изменения фамилии в трудовой книжке:

Все, что нужно знать об изменении фамилии в трудовой книжке после замужества

Исправление ошибок

Ошибки в важных документах встречаются довольно редко. Но если неправильная запись внесена, то исправить ее возможно, но делать это следует в соответствии с законодательством.

Многие специалисты отдела кадров даже с большим стажем работы не знают, что делать, если в трудовой книжке допущена ошибка в фамилии.

В 2003 году была разработана специальная инструкция, которая регулирует порядок заполнения трудовых книжек. Внесение любых исправлений должно соответствовать этим требованиям.

Исправление ошибокНеверно внесенные данные могут быть выявлены на разных частях трудовой книжки, в ее разделах или на вкладыше к ней.

Процедура исправлений практически одинаковая во всех случаях. Но могут присутствовать свои особенности, на которые важно обращать внимание.

Если ошибки не будут исправлены, в будущем могут возникнуть проблемы с получением пенсии. При выявлении ошибок в уже действующем документе, запись не зачеркивается и не заштриховывается, она исправляется новой записью ниже.

Это общие правила исправления ошибок. Кроме того, существуют определенные случаи, которые имеют свои особенности исправления.

Даже тогда, когда ошибка в документе была совершена руководством с предыдущего места работы, специалисты новой фирмы осуществляют исправления в трудовом документе.

Ошибки в написании фамилииОшибки в написании фамилии встречаются наиболее часто. Они появляются, если фамилия записывается на слух, при невнимательном прочтении паспорта или элементарной неграмотности.

Подобные исправления вносятся в трудовую книжку светостойкой и водостойкой пастой. Цвет допускается черный, фиолетовый или темно-синий.

Если при исправлении фамилии сотрудники отдела кадров не соблюдают установленную процедуру, густо намазывают корректором прежнюю фамилию или зачеркивают так, что она становится невозможной для чтения.

Это является грубым нарушением и в данном случае возникает вопрос о том нужно ли менять трудовую книжку. Прежнюю придется уничтожить и оформить новую с составлением акта.

Иногда случается, что сотруднику внесли измененную фамилию на титульном листе трудовой, но забыли это сделать во вкладыше.

Таким образом, если после замужества или по каким-то другим причинам изменяется фамилия, данные изменения следует обязательно отразить в трудовой книжке гражданина. При этом менять ее на новую нет необходимости.

Поскольку законодательством предусмотрено возможность ее исправления. Данная процедура должна осуществляться кадровиком или руководителем фирмы строго за правилами соответствующих нормативно-правовых актов.

Придерживаясь строгой последовательности в своих действиях, сотрудник кадрового отдела сможет легко разобраться в подобной ситуации.

О чем еще нужно знать?

Смена подписи

Кадровому инспектору необходимо не только внести изменения фамилии в документацию, а еще и получить у сотрудника новый образец подписи, об этом не стоит забывать.

Возврат фамилии при разводе

Бывает, что после расторжения брака возвращают вновь на ту фамилию, которая была до супружества. В таких случаях необходимо указать, что брачная фамилия заменена на добрачную, на основании свидетельства о расторжении брака.

Пример:

Повторное изменение фамилии.jpg

Внесение записи при повторном браке

Следующий брак также необходимо отразить в трудовой книжке, как и первый.

Если перемена фамилии произошла во время повторного брака с одним и тем же человеком, то в записи указывают, что старая изменена на новую на основании свидетельства о браке, так же как при возврате ее при расторжении брака.

( 1 оценка, среднее 4 из 5 )

Рейтинг
( 1 оценка, среднее 5 из 5 )
Загрузка ...